7 consejos profesionales para el correo electrónico

En esta guía, te mostraremos 7 consejos profesionales sobre el correo electrónico que debes conocer cuando utilices Google Workspace. Aplicar las últimas funciones estándar del sector para el correo electrónico te ayudará mucho a parecer profesional. Así que síguenos y comprueba si estás sacando el máximo partido a sus herramientas disponibles.

• Crea direcciones de correo electrónico personalizadas para tus equipos
• Comparte el acceso a las cuentas de correo de tu empresa
• Configura los registros DKIM y SPF para verificar la integridad del correo electrónico
• Utiliza DMARC para garantizar la entrega del correo electrónico
• Añade marca a los correos electrónicos con BIMI
• Añade firmas de correo electrónico personalizadas para dar un toque profesional
• Seguimiento de la entrega de correos electrónicos mediante registros de correo electrónico
• Las mejores formas de utilizar los correos electrónicos profesionales

1. Crea direcciones de correo electrónico personalizadas para tus equipos

Las direcciones de correo electrónico personalizadas son una buena forma de añadir un toque profesional a tus interacciones por correo electrónico. Ayuda a identificarte como representante de tu empresa y parece más legítimo para las personas con las que interactúas.

En Google Workspace, tienes la posibilidad de crear cuentas de correo electrónico personalizadas que contengan tu nombre de dominio. Por ejemplo, puedes crear direcciones de correo electrónico como las siguientes:

• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]

Observa que puedes crear una dirección para una persona o para un departamento. Esto también es útil si varias personas comparten la misma cuenta de correo electrónico para mantener correspondencia con los clientes. Por ejemplo, los miembros de un grupo que responden a solicitudes de correo electrónico de [email protected].

2. Comparte el acceso a las cuentas de correo electrónico de tu empresa

Con Google Workspace tienes la posibilidad de configurar una "Bandeja de entrada colaborativa" que se puede compartir con un grupo. Esto da al grupo acceso a los mismos correos electrónicos, donde pueden continuar donde otros lo han dejado.

Ésta es una configuración ideal cuando un departamento o un grupo de personas utilizan un correo electrónico compartido mediante Gmail y desean continuar las interacciones bajo la misma dirección. Para más información, consulta la siguiente guía de Google Workspace sobre cómo convertir un grupo en una Bandeja de entrada colaborativa.

Si utilizas un cliente de correo electrónico como Outlook, Mac Mail o Thunderbird, asegúrate de configurarlo para que utilice la opción IMAP.

Cuando utilizas el Protocolo de Acceso al Correo de Internet (IMAP) en lugar del Protocolo de Oficina de Correos (POP3) para acceder a los correos electrónicos, éste los almacena por defecto en el servidor. Consulta la diferencia entre POP3 e IMAP para obtener más información.

3. Establecer registros DKIM y SPF para verificar la integridad del correo electrónico

Para garantizar una entrega correcta, se recomienda utilizar registros DKIM y SPF para luchar contra la suplantación de identidad. Esto se hace añadiendo entradas TXT a tu registro DNS. Estos registros públicos son una forma de asegurar a los servidores destinatarios que un correo electrónico procede de un remitente válido.

El Correo Identificado con Claves de Dominio (DKIM) es una forma de autentificar los correos electrónicos y verificar que no han sido modificados. 

Sender Policy Framework (SPF) es un método para verificar que un correo electrónico se envía desde un servidor que está autorizado a transmitir correo electrónico para tu dominio.

Consulta nuestra guía sobre Registros SPF y DKIM para obtener más información, incluido cómo configurarlos. Ten en cuenta que una vez que añadas estos registros pueden tardar hasta 24 horas en actualizarse globalmente o propagarse. 

4. Utiliza DMARC para garantizar la entrega del correo electrónico

Un registro DMARC indica a los servidores destinatarios cómo tratar los correos electrónicos de tu dominio que no tienen registros DKIM y SPF válidos. Por ejemplo, si alguien intenta suplantarte enviando spam desde una de tus direcciones y el servidor remitente no tiene configurados registros SPF y DKIM válidos, verificaría con tus registros DMARC qué hacer con el correo electrónico. 

Tu registro DMARC puede ordenar a los servidores que rechacen, pongan en cuarentena o entreguen el mensaje, según la configuración que elijas. Incluso puedes configurarlo para que envíe un informe cuando se active uno de estos eventos, lo que te permite saber cuándo alguien está utilizando tu correo electrónico sin tu permiso.

El uso de DMARC puede ser fundamental para permitir entregas con éxito, ya que algunos proveedores (como Gmail, Yahoo!, AOL, Hotmail, Outlook) no aceptan correos electrónicos de dominios que no tengan configurado un registro DMARC. La siguiente guía explica más sobre cómo configurar registros DMARC en cPanel.

5. Añade marca a los correos electrónicos con BIMI

Los Indicadores de Marca para la Identificación de Mensajes (BIMI) te permiten añadir una imagen de logotipo a los correos electrónicos enviados desde tu dominio. Más que una simple imagen de perfil o gravatar, en realidad permite a los destinatarios verificar rápidamente que el correo electrónico que has enviado es válido. Debido a que confirma que el servidor remitente tiene una entrada DMARC TXT válida configurada en su DNS.

Es una forma estupenda de atraer la atención hacia tus correos electrónicos, añadir marca y mostrar que tus registros DMARC han sido verificados. La configuración es un proceso de varios pasos en el que debes añadir un registro DNS TXT para BIMI y subir a tu servidor un logotipo de empresa con extensión .svg.

Revisa nuestra guía sobre cómo Añadir un Registro BIMI en cPanel.

6. Añade firmas de correo electrónico personalizadas para dar un toque profesional

Las firmas de correo electrónico suelen ser la última línea de texto de tus correos electrónicos y pueden utilizarse para proporcionar información identificativa, como quién eres, tu cargo, la URL de tu sitio web, enlaces a redes sociales o para añadir una cita divertida, entre otros detalles.

Una vez configurado, incluirá automáticamente el mismo mensaje de cierre en cada correo electrónico que envíes. Esto añade un toque profesional a tus interacciones y proporciona cierta uniformidad a tus mensajes.

Con Google Workspace tienes la posibilidad de establecer firmas de correo electrónico para toda la empresa o incluso por asignación de grupo.Para obtener más información al respecto, consulta la Documentación de Google.

Otra opción es permitir que las personas añadan sus propias firmas individualmente dentro de Gmail. Aquí tienes su guía sobre cómo crear una firma de Gmail.

7. Seguimiento de la entrega de correos electrónicos mediante registros de correo electrónico

¿Te falta un correo electrónico o alguien dice que nunca recibió un correo que sabes que se envió? Tus registros de correo electrónico pueden ayudarte a verificar si falló y dónde. Con el espacio de trabajo de Google, tienes la posibilidad de acceder a la herramienta de Búsqueda de Registros de Correo Electrónico, también conocida como ELS.

Con la Búsqueda en el registro de correos electrónicos puedes buscar fácilmente por fecha, dirección del remitente, dirección IP, dirección del destinatario, IP del destinatario, asunto o IP del asunto. Una vez que encuentres el correo electrónico que buscas, incluirá detalles sobre la transmisión, incluido cualquier error que haya afectado a la entrega. Más información sobre la Búsqueda en el registro de correo electrónico de Google.

Las mejores formas de utilizar los correos electrónicos profesionales

Con Google Workspace, puedes gestionar fácilmente gran parte de lo anterior directamente desde el panel de administración de Google Workspace.

Si aún no utilizas Google Workspace, puedes adquirirlo directamente desde tu Panel de Gestión de Cuenta (AMP). Sigue nuestra guía sobre cómo comprar Google Workspace en AMP.

Después de activar tu suscripción a Google Workspace y verificar tu dominio, asegúrate de activar Gmail para que puedas empezar a utilizar tu cuenta de correo electrónico profesional ¡¡¡hoy mismo!!!

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