7 Tipps für professionelle E-Mails

In diesem Leitfaden zeigen wir dir 7 professionelle E-Mail-Tipps, die du kennen solltest, wenn du Google Workspace nutzt. Die Anwendung der neuesten branchenüblichen E-Mail-Funktionen trägt wesentlich dazu bei, dass du professionell wirkst. Also folge uns und finde heraus, ob du das Beste aus den verfügbaren Tools herausholst.

• Benutzerdefinierte E-Mail-Adressen für deine Teams erstellen
• Zugang zu deinen geschäftlichen E-Mail-Konten freigeben
• DKIM- und SPF-Einträge einrichten, um die Integrität von E-Mails zu überprüfen
• DMARC hilft, die Zustellung von E-Mails sicherzustellen
• Mit BIMI E-Mails mit Branding versehen
• Füge individuelle E-Mail-Signaturen für einen professionellen Touch hinzu
• Verfolge die E-Mail-Zustellung über E-Mail-Protokolle
• Die besten Wege, um professionelle E-Mails zu nutzen

1. Benutzerdefinierte E-Mail-Adressen für deine Teams erstellen

Benutzerdefinierte E-Mail-Adressen sind eine gute Möglichkeit, deinem E-Mail-Verkehr einen professionellen Touch zu geben. Sie helfen dabei, dich als Vertreter deines Unternehmens zu identifizieren und wirken auf die Menschen, mit denen du interagierst, seriöser.

In Google Workspace hast du die Möglichkeit, benutzerdefinierte E-Mail-Konten zu erstellen, die deinen Domainnamen enthalten. Du kannst zum Beispiel E-Mail-Adressen wie die folgende erstellen:

• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]

Beachte, dass du eine Adresse für eine Person oder eine Abteilung erstellen kannst. Das ist auch nützlich, wenn mehrere Personen das gleiche E-Mail-Konto nutzen, um mit Kunden zu korrespondieren. Zum Beispiel die Mitglieder einer Gruppe, die auf E-Mail-Anfragen von [email protected] antworten.

2. Gib den Zugang zu deinen geschäftlichen E-Mail-Konten frei

Mit Google Workspace kannst du einen "Gemeinsamen Posteingang" einrichten, den du mit einer Gruppe teilen kannst. So hat die Gruppe Zugang zu denselben E-Mails und kann dort weitermachen, wo andere aufgehört haben.

Dies ist ideal, wenn eine Abteilung oder eine Gruppe von Personen eine gemeinsame E-Mail mit Google Mail nutzt und die Interaktionen unter derselben Adresse fortführen möchte. Weitere Informationen findest du in der folgenden Google Workspace-Anleitung, in der beschrieben wird, wie du eine Gruppe zu einem gemeinsamen Posteingang machst.

Wenn du einen E-Mail-Client wie Outlook, Mac Mail oder Thunderbird verwendest, stelle sicher, dass du ihn für die IMAP-Option eingerichtet hast.

Wenn du Internet Mail Access Protocol (IMAP) anstelle von Post Office Protocol (POP3) verwendest, um auf E-Mails zuzugreifen, werden diese standardmäßig auf dem Server gespeichert. Weitere Informationen findest du im Unterschied zwischen POP3 und IMAP.

3. DKIM- und SPF-Einträge einrichten, um die Integrität von E-Mails zu überprüfen

Um eine erfolgreiche Zustellung zu gewährleisten, wird empfohlen, DKIM- und SPF-Einträge zu verwenden, um Spoofing zu bekämpfen. Dazu fügst du TXT-Einträge zu deinem DNS-Eintrag hinzu. Mit diesen öffentlichen Einträgen kannst du den Empfängerservern versichern, dass eine E-Mail von einem gültigen Absender stammt.

Domain Keys Identified Mail (DKIM) ist eine Methode, um E-Mails zu authentifizieren und zu überprüfen, dass sie nicht verändert wurden. 

Sender Policy Framework (SPF) ist eine Methode, um zu überprüfen, ob eine E-Mail von einem Server gesendet wird, der berechtigt ist, E-Mails für deine Domain zu senden.

In unserem Leitfaden zu SPF- und DKIM-Einträgen erfährst du mehr darüber und wie du sie einrichtest. Denk daran, dass es bis zu 24 Stunden dauern kann, bis diese Datensätze global aktualisiert oder weitergegeben werden. 

4. DMARC verwenden, um die Zustellung von E-Mails zu gewährleisten

Ein DMARC-Eintrag teilt den Empfängerservern mit, wie sie E-Mails von deiner Domain behandeln sollen, die keine gültigen DKIM- und SPF-Einträge haben. Wenn zum Beispiel jemand versucht, dich zu fälschen, indem er Spam von einer deiner Adressen sendet, und der sendende Server keine gültigen SPF- und DKIM-Einträge eingerichtet hat, würde er anhand deiner DMARC-Einträge überprüfen, was er mit der E-Mail tun soll. 

Dein DMARC-Eintrag kann Server anweisen, die Nachricht abzulehnen, in Quarantäne zu stellen oder zuzustellen, je nachdem, welche Einstellung du gewählt hast. Du kannst ihn sogar so einstellen, dass er einen Bericht sendet, wenn eines dieser Ereignisse ausgelöst wird, so dass du weißt, wenn jemand deine E-Mail ohne deine Erlaubnis benutzt.

Die Verwendung von DMARC kann für eine erfolgreiche Zustellung entscheidend sein, da einige Anbieter (wie Gmail, Yahoo!, AOL, Hotmail, Outlook) keine E-Mails von Domains akzeptieren, die keinen DMARC-Eintrag haben. In der folgenden Anleitung erfährst du mehr darüber, wie du DMARC-Einträge im cPanel einrichtest.

5. Mit BIMI E-Mails mit Branding versehen

Mit Brand Indicators for Message Identification (BIMI) kannst du E-Mails, die von deiner Domain aus verschickt werden, ein Logo hinzufügen. Es ist mehr als nur ein Profilbild oder ein Gravatar, denn es ermöglicht den Empfängern, schnell zu überprüfen, ob die von dir gesendete E-Mail gültig ist. Denn es bestätigt, dass der sendende Server einen gültigen DMARC-TXT-Eintrag in seinem DNS eingerichtet hat.

Dies ist eine großartige Möglichkeit, um die Aufmerksamkeit auf deine E-Mails zu lenken, ein Branding hinzuzufügen und zu zeigen, dass deine DMARC-Einträge überprüft wurden. Die Einrichtung ist ein mehrstufiger Prozess, bei dem du einen TXT DNS-Eintrag für BIMI hinzufügen und ein Firmenlogo mit der Erweiterung .svg auf deinen Server hochladen musst.

Lies unsere Anleitung zum Hinzufügen eines BIMI-Datensatzes im cPanel.

6. Füge eigene E-Mail-Signaturen für einen professionellen Touch hinzu

E-Mail-Signaturen sind in der Regel die letzte Textzeile in deinen E-Mails und können verwendet werden, um dich zu identifizieren, z. B. deine Berufsbezeichnung, die URL deiner Website, Links zu sozialen Medien oder ein lustiges Zitat.

Einmal eingerichtet, wird in jeder E-Mail, die du versendest, automatisch dieselbe Schlussbotschaft enthalten sein. Das verleiht deinen Interaktionen einen professionellen Touch und sorgt für eine gewisse Einheitlichkeit in deinen Nachrichten.

Mit Google Workspace hast du die Möglichkeit, E-Mail-Signaturen unternehmensweit oder sogar gruppenspezifisch zu erstellen.

Eine andere Möglichkeit ist es, den einzelnen Personen zu erlauben, ihre eigenen Signaturen in Gmail hinzuzufügen. Hier ist eine Anleitung, wie du eine Gmail-Signatur erstellst.

7. E-Mail-Zustellung über E-Mail-Logs verfolgen

Vermisst du eine E-Mail oder behauptet jemand, dass er eine E-Mail, von der du weißt, dass sie gesendet wurde, nie erhalten hat? Deine E-Mail-Protokolle können dir dabei helfen, herauszufinden, ob und wo die E-Mail fehlgeschlagen ist. Mit Google Workspace hast du die Möglichkeit, die E-Mail-Protokollsuche, auch ELS genannt, zu nutzen.

Mit der E-Mail-Protokollsuche kannst du ganz einfach nach Datum, Absenderadresse, IP-Adresse, Empfängeradresse, Empfänger-IP, Betreff oder Betreff-IP suchen. Sobald du die gesuchte E-Mail gefunden hast, enthält sie Details zur Übertragung, einschließlich aller Fehler, die die Zustellung beeinträchtigt haben. Erfahre mehr über die E-Mail-Protokollsuche von Google.

Die besten Wege, um professionelle E-Mails zu nutzen

Mit Google Workspace kannst du vieles davon direkt über das Google Workspace Admin Panel erledigen .

Wenn du Google Workspace noch nicht nutzt, kannst du es direkt in deinem Account Management Panel (AMP) erwerben. Folge unserer Anleitung, wie du Google Workspace im AMP kaufst.

Nachdem du dein Google Workspace-Abonnement aktiviert und deine Domain verifiziert hast, musst du auch Gmail aktivieren, damit du dein professionelles E-Mail-Konto noch heute nutzen kannst!!!

Erfahre mehr über E-Mail-Server in unserem VPS-Sicherheits-Ebook.