7 conseils pour les courriels professionnels

Dans ce guide, nous allons te montrer 7 astuces de messagerie professionnelle que tu dois connaître lorsque tu utilises l'espace de travail Google. L'application des dernières fonctionnalités standard de l'industrie pour les courriels contribue grandement à te donner une allure professionnelle. Alors suis le guide et vois si tu tires le meilleur parti des outils dont tu disposes.

• Crée des adresses électroniques personnalisées pour tes équipes
• Partage l'accès à tes comptes de courriel professionnels
• Configurer les enregistrements DKIM et SPF pour vérifier l'intégrité des courriels
• Utilise DMARC pour garantir la livraison des courriels
• Ajouter une marque aux courriels avec BIMI
• Ajoute des signatures d'email personnalisées pour une touche professionnelle
• Suivi de l'envoi des courriels via les journaux de courriels
• Les meilleures façons d'utiliser les courriels professionnels

1. Crée des adresses électroniques personnalisées pour tes équipes

Les adresses électroniques personnalisées sont un bon moyen d'ajouter une touche professionnelle à tes interactions par courriel. Elle permet de t'identifier en tant que représentant de ton entreprise et paraît plus légitime aux yeux des personnes avec lesquelles tu interagis.

Dans Google Workspace, tu as la possibilité de créer des comptes de messagerie personnalisés qui contiennent ton nom de domaine. Par exemple, tu peux créer des adresses électroniques comme celle-ci :

• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]

Remarque que tu peux créer une adresse pour une personne ou un service. Cela est également utile si plusieurs personnes partagent le même compte de messagerie pour correspondre avec les clients. Par exemple, les membres d'un groupe qui répondent aux demandes de courrier électronique de [email protected].

2. Partage l'accès à tes comptes de messagerie professionnelle

Avec Google Workspace, tu as la possibilité de créer une "boîte de réception collaborative" qui peut être partagée avec un groupe. Cela permet au groupe d'accéder aux mêmes courriels et de reprendre là où les autres se sont arrêtés.

Il s'agit d'une configuration idéale lorsqu'un service ou un groupe de personnes utilise une messagerie partagée à l'aide de Gmail et souhaite poursuivre les interactions sous la même adresse. Pour plus d'informations, consulte le guide Google Workspace suivant sur la façon de faire d'un groupe une boîte de réception collaborative.

Si tu utilises un client de messagerie tel que Outlook, Mac Mail ou Thunderbird, assure-toi de le configurer pour qu'il utilise l'option IMAP.

Lorsque tu utilises le protocole Internet Mail Access Protocol (IMAP) au lieu du Post Office Protocol (POP3) pour accéder aux courriels, il les stocke par défaut sur le serveur. Vérifie la différence entre POP3 et IMAP pour plus d'informations.

3. Configurer les enregistrements DKIM et SPF pour vérifier l'intégrité des courriels

Pour garantir une livraison réussie, il est recommandé d'utiliser les enregistrements DKIM et SPF pour lutter contre l'usurpation d'identité. Pour ce faire, tu dois ajouter des entrées TXT à ton enregistrement DNS. Ces enregistrements publics sont un moyen de rassurer les serveurs destinataires qu'un courriel provient d'un expéditeur valide.

Domain Keys Identified Mail (DKIM) est un moyen d'authentifier les courriels et de vérifier qu'ils n'ont pas été modifiés. 

Sender Policy Framework (SPF) est une méthode permettant de vérifier qu'un courriel est envoyé depuis un serveur autorisé à transmettre des courriels pour ton domaine.

Consulte notre guide sur les enregistrements SPF et DKIM pour en savoir plus, notamment sur la façon de les configurer. Garde à l'esprit qu'une fois que tu as ajouté ces enregistrements, il peut s'écouler jusqu'à 24 heures avant qu'ils ne soient mis à jour globalement ou qu'ils ne se propagent. 

4. Utiliser DMARC pour garantir l'acheminement des courriels

Un enregistrement DMARC indique aux serveurs destinataires comment traiter les courriels provenant de ton domaine qui n'ont pas d'enregistrements DKIM et SPF valides. Par exemple, si quelqu'un tente de t'usurper en envoyant du spam à partir de l'une de tes adresses et que le serveur d'envoi n'a pas configuré d'enregistrements SPF et DKIM valides, il vérifiera avec tes enregistrements DMARC ce qu'il doit faire de l'e-mail. 

Ton enregistrement DMARC peut demander aux serveurs de rejeter, de mettre en quarantaine ou de délivrer le message en fonction des paramètres que tu as choisis. Tu peux même le configurer pour qu'il envoie un rapport lorsque l'un de ces événements est déclenché, ce qui te permet de savoir si quelqu'un utilise ton courrier électronique sans ta permission.

L'utilisation de DMARC peut être essentielle pour permettre des livraisons réussies car certains fournisseurs (tels que Gmail, Yahoo !, AOL, Hotmail, Outlook) n'acceptent pas les courriels provenant de domaines qui n'ont pas d'enregistrement DMARC. Le guide suivant explique comment configurer les enregistrements DMARC dans cPanel.

5. Ajouter une marque aux courriels avec BIMI

Les indicateurs de marque pour l'identification des messages (BIMI) te permettent d'ajouter une image de logo aux courriels envoyés depuis ton domaine. Plus qu'une simple photo de profil ou un gravatar, cela permet en fait aux destinataires de vérifier rapidement que le courriel que tu as envoyé est valide. En effet, il confirme que le serveur d'envoi dispose d'une entrée DMARC TXT valide dans son DNS.

C'est un excellent moyen d'attirer l'attention sur tes courriels, d'ajouter une image de marque et de montrer que tes enregistrements DMARC ont été vérifiés. L'installation est un processus en plusieurs étapes au cours duquel tu dois ajouter un enregistrement DNS TXT pour BIMI et télécharger un logo d'entreprise avec une extension .svg sur ton serveur.

Consulte notre guide sur la façon d'ajouter un enregistrement BIMI dans cPanel.

6. Ajoute des signatures d'e-mail personnalisées pour une touche professionnelle

Les signatures de courriels sont généralement la dernière ligne de texte de tes courriels et peuvent être utilisées pour fournir des informations d'identification telles que qui tu es, ton titre de poste, l'URL de ton site Web, les liens vers les médias sociaux, ou pour ajouter une citation amusante parmi d'autres détails.

Une fois configuré, il inclura automatiquement le même message de clôture dans tous les courriels que tu envoies. Cela ajoute une touche professionnelle à tes interactions et donne une certaine uniformité à tes messages.

Avec Google Workspace, tu as la possibilité de définir des signatures d'e-mails à l'échelle de l'entreprise ou même par affectation à un groupe.Pour obtenir plus d'informations à ce sujet, consulte la documentation de Google.

Une autre option consiste à permettre aux personnes d'ajouter leur propre signature individuellement dans Gmail. Voici leur guide sur la façon de créer une signature Gmail.

7. Suivi de l'acheminement des courriels via les journaux de courriels

Il te manque un e-mail ou quelqu'un te dit qu'il n'a jamais reçu un e-mail que tu sais avoir été envoyé ? Le journal des courriels peut t'aider à vérifier si l'envoi a échoué et à quel endroit. Avec l'espace de travail Google, tu as la possibilité d'accéder à l'outil de recherche de journaux d'e-mails, également connu sous le nom d'ELS.

Avec la recherche dans le journal des courriels, tu peux facilement effectuer une recherche par date, adresse de l'expéditeur, adresse IP, adresse du destinataire, IP du destinataire, objet ou IP de l'objet. Une fois que tu as trouvé l'e-mail que tu cherches, il comprendra des détails concernant la transmission, y compris les erreurs qui ont affecté l'envoi. En savoir plus sur la recherche dans le journal des courriels de Google.

Les meilleures façons d'utiliser les courriels professionnels

Avec Google Workspace, tu peux facilement gérer la plupart des éléments ci-dessus à partir du panneau d'administration de Google Workspace.

Si tu n'utilises pas encore Google Workspace, tu peux l'acheter directement depuis ton panneau de gestion de compte (AMP). Suis notre guide sur la façon d'acheter Google Workspace dans AMP.

Après avoir activé ton abonnement à Google Workspace et vérifié ton domaine, n'oublie pas d'activer Gmail pour pouvoir commencer à utiliser ton compte de messagerie professionnel dès aujourd'hui !

Pour en savoir plus sur les serveurs de messagerie, consulte notre ebook sur la sécurité des VPS.