Cómo pueden las agencias trasladar las páginas web de sus clientes sin tener que hacerlo todo de una vez
Las migraciones de carteras suelen fallar más por motivos relacionados con las relaciones que por razones técnicas. Esta guía aborda las decisiones que debe tomar una agencia antes de iniciar cualquier transferencia: qué sitio web de cliente debe trasladarse primero, quién debe ser el titular de la cuenta de alojamiento y cuándo merece la pena arriesgarse a la consolidación por el bien de una relación profesional.
Una migración de alojamiento parece sencilla vista desde fuera. Copiar los archivos, trasladar la base de datos, actualizar el DNS y comprobar que la web se carga. Para una agencia, eso supone más o menos la mitad del trabajo.
Lo más complicado es cuidar la relación con el cliente mientras cambias algo que quizá no entienda, pero que notará enseguida si deja de funcionar. Tienes que gestionar el acceso, las expectativas, la facturación, la responsabilidad del soporte técnico, las franjas horarias de mantenimiento y la reputación que tu agencia se ha ganado por ser el equipo que mantiene la web en funcionamiento.
Así que la migración de cartera más segura empieza con un sitio bien elegido, un modelo operativo claro y un resultado que puedas evaluar antes de repetirlo.
Lo que los clientes valoran de verdad durante una migración
Casi ningún cliente valora una migración por lo elegante que sea el método de transferencia. Lo que valoran son cinco cosas:
- La página siguió estando disponible.
- Los formularios siguen funcionando.
- El correo electrónico sigue funcionando.
- Las partes interesadas sabían lo que estaba pasando.
- Alguien se hizo cargo cuando surgió una duda.
Las agencias asumen dos tipos de riesgo en relación con esa lista.
- El riesgo técnico es la posibilidad de que un archivo, una base de datos, un certificado, una integración o un cambio en el enrutamiento se comporte de forma diferente en el nuevo entorno.
- Riesgo relacional es la posibilidad de que una estructura de propiedad poco clara convierta un problema manejable en algo que parezca un fallo de la agencia.
Lo segundo causa más daño, porque cambia la percepción que tiene el cliente de tu equipo. Una transición técnicamente impecable puede parecer caótica si nadie sabe quién supervisa el cambio, qué equipo se encarga del correo electrónico o dónde debe el cliente informar de un problema.
Antes de elegir las herramientas o reservar una franja horaria, responde por escrito a estas cuatro preguntas:
- ¿Por qué vamos a cambiar de proveedor ahora?
- ¿Qué aspecto debería mejorar tras la mudanza?
- ¿Quién se encarga de cada parte de la experiencia del cliente durante y después de la migración?
- ¿Qué indicios nos dirán que esta relación debería ampliarse a otro sitio?
Si esas respuestas son vagas, la migración aún no está lista, aunque el archivo de copia de seguridad sí lo esté.
Elige una primera web que puedas controlar al 100 %
El cliente más importante o más complicado parece la opción más obvia para poner a prueba a un nuevo socio de alojamiento web. Pero suele ser el peor momento para aprender un nuevo flujo de trabajo.
Una primera migración útil es lo suficientemente representativa como para que aprendas algo y lo suficientemente limitada como para que tu equipo pueda investigar cualquier imprevisto sin que se produzca una crisis. Busca un sitio web estable que tu equipo conozca bien, con una responsabilidad clara, acceso administrativo que funcione, una copia de seguridad actualizada y un cliente que pueda aprobar un plazo de cambio definido.
¿Qué hace que un primer candidato sea sólido?
- Funciona con un CMS habitual o con una pila de aplicaciones que ya conoces.
- Tiene un número limitado de escrituras en tiempo real, transacciones o actividad de los miembros durante el periodo propuesto.
- Cuenta con documentación que acredita la titularidad del DNS, el dominio, el correo electrónico, las herramientas de análisis y los servicios de terceros.
- Representa una carga de trabajo que esperas volver a encontrar en otra parte de la cartera.
- Tiene una relación con el cliente lo suficientemente sólida como para permitir que se realicen pruebas con total transparencia y se aprueben los resultados.
¿Qué hace que un primer candidato sea débil?
- Tu cliente que más ingresos te aporta o la aplicación más importante para tu negocio.
- Una página web con código personalizado sin documentar, plugins abandonados o dependencias del servidor desconocidas.
- Una web de comercio electrónico o de membresía con actualizaciones constantes y sin un plan de mantenimiento definido.
- Un proyecto en el que el dominio, el DNS, el correo electrónico o la cuenta de alojamiento están con un proveedor anterior.
- Estamos haciendo una web a toda prisa porque la cuenta de alojamiento actual caduca mañana.
Esto último merece un énfasis especial. La urgencia por la caducidad de la cuenta es la causa más habitual de migraciones fallidas en las agencias, porque te impide hacer pruebas, ejecutar entornos en paralelo y revertir los cambios. Si la cuenta de un cliente caduca en 72 horas, lo mejor suele ser renovarla por un periodo más y hacer la migración según un calendario que tú mismo controles.
Una mejor planificación: empieza por un proyecto de riesgo bajo o moderado que se parezca a lo que vas a hacer más adelante. Aprende el proceso con ese proyecto y, luego, pasa a cargas de trabajo de mayor valor o más complejas, con la experiencia adquirida como base.
Decide el modelo de relación antes de elegir el plan de alojamiento
Las agencias suelen pasar directamente a la selección del producto: compartido, WordPress, revendedor, VPS o dedicado. Pero la decisión más importante viene primero: ¿quién es el titular de la cuenta, quién se encarga de la facturación, del acceso, de la relación con el servicio de asistencia y de la experiencia diaria del cliente?
Esa respuesta determina qué puede estandarizar tu agencia, de dónde viene el margen y cómo percibe el cliente el servicio de atención. Pueden coexistir varios modelos dentro de una misma cartera.
Puede que a un cliente pequeño le convenga más tener un plan sencillo y darle acceso a tu equipo. Otro quizá espere que el alojamiento esté incluido en la cuota mensual. Una aplicación que requiera muchos recursos puede necesitar un entorno que tu agencia configure directamente. No intentes meter a los tres en una misma estructura de cuenta solo porque la consolidación parezca más eficiente.
Una vez definido el modelo de relación, compara las opciones de alojamiento con la propia carga de trabajo: compatibilidad de las aplicaciones, CPU y memoria, nivel de gestión, requisitos de seguridad, crecimiento previsto y las responsabilidades que tu agencia está dispuesta a asumir. La página «Soluciones de alojamiento para agencias» relaciona esos modelos con planes específicos, y la matriz de decisión de alojamiento de la «Guía completa de alojamiento estratégico para agencias de marketing digital» realiza la misma comparación según el perfil del cliente, el presupuesto y el tamaño de la agencia.
Pon en marcha «First Move» como proyecto piloto
Un proyecto piloto marca un punto de inflexión. Una promesa genera presión para seguir adelante, incluso cuando los datos indican que hay que cambiar de estrategia.
Haz que el primer paso sea lo suficientemente pequeño como para que la agencia, el cliente y el equipo de alojamiento puedan ponerse de acuerdo sobre el alcance. Los detalles técnicos varían según la carga de trabajo. La estructura de decisión no determina el sitio ni el destino; primero hay que realizar la migración y las pruebas, y luego llevar a cabo la transición con responsables designados; a continuación, valida la experiencia del cliente y anota lo que hayas aprendido antes de elegir el siguiente sitio.
Es en ese tercer paso donde la mayoría de las agencias pierden el beneficio acumulativo. Una migración que nadie ha revisado no te enseña nada que puedas transmitir a un compañero más novato del equipo.
Cómo ayuda la Garantía de Migración a las agencias que migran sus propios sitios web
Muchas agencias prefieren gestionar las migraciones internamente. Conoces la pila tecnológica, controlas los plazos, llevas las riendas de la comunicación con el cliente y, en muchas empresas, la migración es un trabajo facturable. Delegar eso a un proveedor puede parecer como renunciar a la parte del proceso en la que eres mejor.
Por eso, es mejor entender la ventaja de migración gratuita del Programa de Socios de la Agencia como una cobertura más que como un traspaso. Las migraciones gratuitas de sitios web están incluidas en todos los niveles de socios, así que la opción sigue estando disponible tanto si la usas en el primer sitio, en el quincuagésimo o solo en aquel que se cuelga a las 23:00 h de un jueves.
Tres formas en las que las agencias que migran sus propios sitios web aprovechan esa cobertura:
- Deshazte de las tareas repetitivas. Las páginas de folletos, los pequeños proyectos de WordPress y las cuentas sencillas de cPanel se gestionan perfectamente sin que los desarrolladores sénior tengan que dedicarles horas. Envíalas al equipo de transferencia y deja que tus ingenieros se centren en el trabajo facturable para los clientes.
- Ten un plan B durante la migración. Las transferencias de un panel a otro, las bases de datos demasiado grandes y los entornos PHP heredados son los puntos en los que las migraciones internas suelen atascarse. La cobertura significa que la escalación es una decisión sobre el alcance del proyecto, no una cuestión de presupuesto que se trate con el cliente.
- Repartid el trabajo. Tu equipo se encarga de la aplicación, el tema y la validación de la compilación. El equipo de migración se encarga del traslado del lado del servidor. Tú controlas los plazos del DNS, lo que permite que la transición se ajuste a tu calendario y al de tu cliente.
Los archivos del sitio web, las bases de datos y las aplicaciones son el núcleo de una transferencia estándar. El correo electrónico, el DNS, el SSL y la configuración personalizada del servidor son aspectos que hay que confirmar por separado para cada sitio, en lugar de darlos por sentados. Las nuevas instalaciones complejas también pueden recurrir a Launch Assist, que incluye dos horas de asistencia gestionada para la migración por parte del equipo de InMotion Solutions en todos los planes.
Preguntas que conviene hacerle primero a tu proveedor de alojamiento web
Una conversación útil sobre la migración sustituye las promesas generales por un alcance bien definido. Antes de presentar un plan al cliente, pide al proveedor que confirme:
- ¿Qué es lo que no está incluido? El entorno de origen, el plan de destino, el acceso y la complejidad son factores que determinan el camino real. Un proveedor que no quiera especificar las exclusiones está hablando de marketing en lugar de del alcance.
- ¿El correo electrónico entra en esto? Los datos de los buzones suelen quedar fuera de la transferencia de la página web. Si das por hecho lo contrario, ahí es cuando se va al traste el correo de los clientes el día del cambio.
- ¿Quién se encarga de validarlo y en qué consiste la reversión? Si nadie te puede decir cuándo se da el visto bueno o cuánto tiempo seguirá disponible el entorno anterior, es que no tienes un plan.
La guía abarca las ocho preguntas sobre el alcance, incluidas las relativas a los requisitos de acceso, las variables temporales y el momento en que los costes pasan de los servicios incluidos a los servicios prioritarios.
La comunicación con el cliente forma parte del proceso de migración
Tu agencia debería ser la encargada de gestionar la comunicación con el cliente, incluso cuando sea otro equipo el que se encargue de la mayor parte de la transferencia técnica. Los clientes quieren tener la seguridad de que alguien entiende el plan. No quieren un aluvión de mensajes de estado sin mucho contenido.
Antes de que se produzca el cambio, explica por qué se lleva a cabo, qué debería mejorar, qué se mantiene igual y cómo informar de un problema. Evita prometer que el cliente no notará nada. Promete que tu agencia tiene un plan, responsables designados, criterios de prueba y un procedimiento de escalado. La primera promesa puede romperse por culpa de un resolutor DNS que no controlas. La segunda está totalmente en tus manos cumplirla.
En el momento de la transición, envía una actualización redactada en términos empresariales indicando cuándo se realizará la próxima actualización. Tras la validación, cierra el ciclo indicando qué se ha comprobado, qué queda pendiente, adónde se dirigen las solicitudes de asistencia y cuándo se retirará el entorno antiguo.
Las conversaciones más difíciles son aquellas para las que la mayoría de las agencias no tienen un guion preparado: informar de un incidente antes de que el cliente se dé cuenta y recomendar que se posponga una migración. La guía incluye cinco plantillas listas para enviar que cubren ambas situaciones.
Argumentos a favor de una consolidación bien planificada
Las agencias casi nunca pierden margen porque una factura de alojamiento supere los cinco dólares. Lo pierden por accesos dispersos, fechas de renovación inconsistentes, falta de claridad sobre quién se encarga del soporte técnico, entornos puntuales y porque el personal sénior tiene que pasar horas reconstruyendo cómo se creó la web de un cliente.
Una cartera de servicios de alojamiento bien diseñada reduce esa carga. Cuantos menos patrones de gestión haya, más fácil será enseñar a un miembro junior del equipo cómo funciona la incorporación, el acceso, la documentación, la asistencia técnica y la planificación de renovaciones. Un modelo de servicio más claro de cara al cliente también le da a tu agencia una base más sólida para convertir el alojamiento, el mantenimiento y el trabajo de optimización del rendimiento en ingresos recurrentes. Fijar los precios de esa línea de servicios es todo un reto, y los capítulos sobre paquetes y sobre la diferencia entre revendedores y venta al por menor de la «Guía completa de alojamiento estratégico para agencias de marketing digital» tratan las estructuras que las agencias utilizan realmente.
La consolidación aún tiene que ganarse su lugar. Si un sitio es estable, rentable, está bien documentado y cuenta con un buen soporte técnico, trasladarlo solo para aumentar el número de sitios supone un riesgo sin aportar ningún beneficio al cliente. Da prioridad a los sitios en los que una nueva relación resuelva un problema real: soporte técnico deficiente, dispersión operativa, acceso limitado, escaso margen de rendimiento, desajuste en la titularidad o un modelo de alojamiento que ya no se adapta a la carga de trabajo.
Tres preguntas que debes hacerte antes de concertar cualquier cita
Si no sabes la respuesta a alguna pregunta, lo siguiente es averiguar la respuesta, en lugar de fijar una cita.
- ¿Puedes explicar cuál es la razón empresarial para trasladar esta web ahora, en términos que un cliente pueda entender?
- ¿Sabes quién tiene el control de la cuenta de alojamiento, el dominio, el DNS y el acceso al correo electrónico? ¿Y puedes ponerte en contacto con los cuatro hoy mismo?
- ¿Has restaurado con éxito la copia de seguridad de esta web al menos una vez?
Esa tercera opción detecta más problemas que las otras dos juntas. Una copia de seguridad que nadie ha restaurado es solo una hipótesis.
Si quieres una respuesta cuantificada en lugar de basarte en tu intuición, la guía incluye una tabla de puntuación ponderada basada en siete factores con tres niveles de decisión, de modo que para cada sitio de un cliente concreto se determina si se debe seguir adelante, empezar por el análisis o posponerlo.
Preguntas frecuentes sobre las migraciones de clientes de agencias
¿Quién debería ser el titular de la cuenta de alojamiento, la agencia o el cliente?
Depende de cómo quieras gestionar la facturación y la asistencia técnica. Las cuentas a nombre del cliente hacen que las renovaciones y la asistencia técnica sigan a cargo del cliente y se transfieran sin problemas si la relación se da por terminada. Las cuentas a nombre de la agencia te dan control sobre los precios y una fuente de ingresos recurrentes, y te convierten en la primera línea de asistencia por defecto. Decídete antes de la migración, no después.
¿Cuándo debería una agencia decidir no migrar la web de un cliente?
Cuando el sitio esté estable, documentado, sea rentable y cuente con un buen soporte técnico tal y como está. Trasladarlo solo aumentaría tu número de sitios sin resolver ningún problema del cliente. También es mejor posponerlo cuando el acceso sea incompleto, cuando la cuenta actual caduque en unos días o cuando nadie pueda confirmar de qué depende el sitio.
¿Significa que, si las migraciones son gratuitas, mi agencia no puede cobrar por el trabajo de migración?
No. Una migración cubierta incluye el traslado de archivos y bases de datos. No cubre la identificación de datos, el mapeo de dependencias, la validación en el entorno de prueba, la comunicación con el cliente, el control de calidad tras la migración ni la coordinación del DNS. Ese trabajo te corresponde a ti y es facturable. Las agencias suelen cobrarlo como un proyecto con tarifa fija según el nivel de complejidad o lo incluyen en la tarifa de incorporación de nuevos clientes.
¿Cómo sé si la web de un cliente está lista para la migración?
«Listo» significa que se cumplen cuatro condiciones: tienes acceso administrativo y al DNS completo, una copia de seguridad que ya has restaurado, una lista documentada de integraciones y tareas programadas, y un cliente que ha aprobado una franja horaria. Si falta cualquiera de estos elementos, la decisión de programar la tarea se convierte en una tarea de investigación.
Cómo ayuda « InMotion Hosting » en las migraciones de agencias
Incluye a InMotion en la conversación antes de decidirte por un método de migración o una fecha para el cliente. El equipo puede comparar las opciones de alojamiento con la carga de trabajo, revisar la ruta de migración disponible y decirte qué información se necesita para el primer sitio que cumpla los requisitos.
Los socios disfrutan de migraciones de sitios web gratuitas en todos los niveles, de WebPro para gestionar las cuentas de los clientes con un solo inicio de sesión y de acceso a horas de consultoría de InMotion Solutions para entornos personalizados de los clientes en los niveles superiores. La asistencia la gestionan equipos internos que completan más de 280 horas de formación antes de atender las incidencias de Nivel 1, con una antigüedad media en el servicio superior a cinco años. La infraestructura subyacente es propiedad de InMotion, que la gestiona a través de sus propios centros de datos; por eso, las consultas sobre capacidad y configuración reciben una respuesta directa, en lugar de que se derive el ticket a un proveedor de nube externo.
Todos los planes cuentan con una garantía de devolución del dinero de 90 días, lo que permite que la primera migración de un cliente tenga un periodo de prueba definido, en lugar de un compromiso indefinido.
Empieza por una web que conozcas bien
La migración de una cartera no debería ser un salto al vacío. Debería ser una secuencia de decisiones bien fundamentadas, cada una respaldada por los resultados de la etapa anterior. Elige un sitio representativo, aclara quién es el responsable de qué, confirma el destino y el alcance, comunica el plan y valida el resultado. Después, decide si se pasa al siguiente sitio.
Esto le da a tu agencia algo más duradero que una simple transferencia puntual: una relación de alojamiento y un modelo operativo que puedes ampliar de forma planificada.
Solicita migraciones gratuitas y precios para socios: únete al Programa de socios para agencias
Descarga gratuita: La guía práctica para la migración de agencias
La guía paso a paso que acompaña a este manual. Incluye el manual de migración de nueve fases, desde el inventario previo a la migración hasta la retirada del servicio, una ficha de puntuación ponderada para la calificación de los sitios, un árbol de decisión de una página para la reversión, cinco plantillas de comunicación con los clientes y tres casos prácticos de migración.
Guías y herramientas adicionales
Blog
Mantente al día de las últimas noticias, consejos y tendencias sobre alojamiento web. Explora nuestros artículos de expertos para mejorar tu presencia en Internet y mantener tu sitio web al máximo rendimiento.
Centro de Apoyo
Obtén asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana, de nuestro equipo de soporte especializado. Accede a una gran cantidad de recursos, tutoriales y guías para resolver cualquier problema de alojamiento de forma rápida y eficaz.
Hosting Gestionado
Experimenta soluciones de alojamiento gestionado de alto rendimiento, seguras y fiables. Deja que nuestros expertos se ocupen de los detalles técnicos mientras tú te centras en hacer crecer tu negocio.