Utilizar Evernote como sistema de archivos para los negocios y la productividad

A menudo no se aprecia el poder de un sistema de archivos de referencia. Como te dirá cualquier trabajador del conocimiento que se precie, no puedes retener en tu cabeza toda la información que recibes. Por muy espaciosa que sea tu mente, al final olvidarás algo importante o dejarás escapar una buena idea. Aquí es donde tener un programa de archivo más riguroso puede aliviar la carga.

Evernote es una aplicación de sistema de archivo de referencia general. Mucha gente la utiliza para tomar notas, pero puede hacer mucho más por ti que un simple bloc de notas digital.

Evernote pone el archivado al alcance de la mano

Archivar es importante para mantener organizados tu negocio y tu vida personal. Siempre necesitarás llevar algún tipo de registro en papel, ya sea por motivos económicos o de comodidad.

Para que funcione correctamente, un sistema de archivo debe ser rápido y estar listo en cualquier momento en que tengas algo que archivar. Si archivar no es rápido y fácil, un archivo o una idea importante se te escapará de las manos y escapará de tu sistema. O, peor aún, tendrás montones de archivos amontonados por toda la oficina, y tu zona de trabajo en general se convertirá rápidamente en un caos.

Evernote te ayuda a evitar este tipo de vulnerabilidad ofreciéndote opciones basadas en web, escritorio o móvil. La extensión de navegador "Web Clipper" te permite obtener información de los sitios web que visitas. La aplicación de escritorio está disponible para los sistemas operativos Windows y Mac, y se sincroniza fácilmente con la nube. Para capturar un archivo sobre la marcha, la aplicación móvil es ampliamente compatible con los sistemas operativos móviles más populares. De este modo, tanto si estás de viaje como trabajando en tu ordenador, puedes capturar un archivo rápida y fácilmente.

Potente índice de archivos

Aprovechar toda la potencia de Evernote te proporciona un índice a prueba de balas de todos los archivos que necesitas tener a mano. Y con una cuenta Premium, dispones de espacio ilimitado en la nube para almacenar todos tus datos.

El espacio es de vital importancia a la hora de elegir un sistema de archivos. Es bueno purgar los archivos innecesarios de vez en cuando, pero también necesitas poder conservar tantos datos como sea necesario para evitar el riesgo de perder información crítica.

Etiquetado agresivo

Para que un sistema de archivos funcione correctamente, es necesario crear algún tipo de identificadores de contexto. En Evernote, el "etiquetado" agresivo te permite indexar adecuadamente un archivo y buscarlo más tarde.

Del mismo modo, puedes anidar etiquetas dentro de otras etiquetas para asegurarte de que cada identificador está correctamente ordenado.

Puntos fuertes y débiles de un sistema de archivo Evernote

Dependiendo de tus necesidades, el uso que hagas de Evernote puede variar, pero el programa es suficientemente personalizable dentro de unos parámetros rígidos.

Rigidez del software

Demasiados programas organizativos del mercado adolecen de ofrecer demasiada flexibilidad. A menudo, encontrarás un nuevo software que básicamente pone una elegante interfaz de usuario sobre una base de datos relacional estándar. Parece llamativo, pero es probable que pases horas desarrollando un esquema personalizado para esta base de datos mientras aprendes simultáneamente el conjunto de funciones para interactuar con los datos.

Por el contrario, Evernote es más rígido y estructurado. Esto puede parecer limitante, pero para mantener una estructura de archivos organizada, brilla con luz propia.

Purgar y recordar

Es importante purgar archivos a intervalos regulares. Al menos una vez al año, deberías revisar todos los archivos del año y borrar todo lo que ya no necesites para mantener tu sistema en funcionamiento.

Para facilitar la purga, puedes utilizar la vista "Todas las notas" para ver todas las notas y archivos de tu colección, de modo que puedas examinarlos fácilmente y eliminarlos sobre la marcha.

Del mismo modo, puedes utilizar la función de etiquetado para ordenar las notas antiguas secuencialmente. Selecciona un grupo de etiquetas y empieza a buscar todo lo que se pueda purgar.

Si quieres volver a evaluar una nota más tarde para no tener que pensar en ella ahora mismo, puedes establecer fácilmente un recordatorio para volver a esa nota más tarde. Evernote te enviará una notificación para que revises el archivo y puedas decidir actuar en consecuencia o eliminarlo.

Archivo Alfa

Por defecto, Evernote ordena tus libretas alfabéticamente. Y aunque puedes "apilar" libretas en una sola colección, no puedes anidar libretas como si fueran carpetas o directorios.

Una vez más, esto puede parecer limitante, pero en términos de tener un sistema de archivo funcional, este nivel de profundidad funciona muy bien dado el sistema de etiquetado. Muchos usuarios avanzados de Evernote confían más en la función de etiquetado para realizar búsquedas más detalladas.

No permitas que te ocurran deslices

Si dejas que se te escapen archivos, ideas e inspiraciones, necesitas un sistema de archivo mejor. Nunca sabes exactamente cuándo tendrás una buena idea, o cuándo necesitarás un dato concreto. Si tienes un sistema de archivo bien organizado, puedes descargar este problema en un programa de confianza.

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