Utiliser Evernote comme système de fichiers pour les affaires et la productivité

La puissance d'un système de fichiers de référence n'est souvent pas appréciée à sa juste valeur. Comme tout travailleur du savoir digne de ce nom te le dira, tu ne peux pas retenir toutes les informations que tu reçois dans ta tête. Aussi spacieux que soit ton esprit, tu finiras par oublier quelque chose d'important ou par laisser filer une bonne idée. C'est là que le fait d'avoir un programme de classement plus rigoureux peut alléger la charge.

Evernote est une appli de classement de référence générale. Beaucoup de gens l'utilisent pour prendre des notes, mais elle peut t'apporter bien plus qu'un simple bloc-notes numérique.

Evernote met le classement à portée de main

Le classement est important pour l'organisation de ta vie professionnelle et personnelle. Tu auras toujours besoin de conserver une trace écrite, que ce soit pour des raisons financières ou pour des questions de commodité.

Pour fonctionner correctement, un système de classement doit être rapide et prêt à chaque fois que tu as quelque chose à classer. Si le classement n'est pas rapide et facile, un dossier ou une idée importante t'échappera et s'échappera de ton système. Ou, pire encore, tu auras des groupes de dossiers en piles dans ton bureau, et ton espace de travail général deviendra rapidement un désordre.

Evernote t'aide à éviter ce type de vulnérabilité en proposant des options Web, de bureau ou mobiles. L'extension de navigateur "Web Clipper" te permet d'obtenir des informations sur les sites Web que tu visites. L'application de bureau est disponible pour les systèmes d'exploitation Windows et Mac, et elle se synchronise facilement avec le cloud. Pour capturer un fichier en déplacement, l'application mobile est largement prise en charge par les systèmes d'exploitation mobiles les plus populaires. Ainsi, que tu sois en déplacement ou que tu travailles devant ton ordinateur, tu peux rapidement et facilement capturer un fichier.

Index puissant des fichiers

En exploitant toute la puissance d'Evernote, tu disposes d'un index à toute épreuve de tous les fichiers que tu dois garder à portée de main. Et avec un compte premium, tu disposes d'un espace cloud illimité pour stocker toutes tes données.

L'espace est d'une importance capitale lorsqu'il s'agit de choisir un système de fichiers. Il est bon de purger les fichiers inutiles de temps en temps, mais tu dois aussi pouvoir conserver autant de données que nécessaire pour éviter les risques de perte d'informations essentielles.

Étiquetage agressif

Pour que le système de fichiers fonctionne correctement, il est nécessaire de créer une sorte d'identifiants contextuels. Dans Evernote, le "marquage" agressif te permet d'indexer correctement un fichier et de le rechercher plus tard.

De même, tu peux imbriquer des balises dans d'autres balises pour t'assurer que chaque identifiant est correctement trié.

Forces et faiblesses d'un système de classement Evernote

Selon tes besoins, ton utilisation d'Evernote peut différer, mais le programme est suffisamment personnalisable à l'intérieur de quelques paramètres rigides.

Rigidité du logiciel

Trop de programmes d'organisation sur le marché souffrent d'offrir trop de flexibilité. Souvent, tu trouveras un nouveau logiciel qui superpose une interface utilisateur élégante à une base de données relationnelle standard. Cela a l'air tape-à-l'œil, mais tu passeras probablement des heures à développer un schéma personnalisé pour cette base de données tout en apprenant l'ensemble des fonctions permettant d'interagir avec les données.

À l'inverse, Evernote est plus rigide et structuré. Cela peut sembler contraignant, mais pour conserver une structure de fichiers organisée, il brille.

Purge et rappel

Il est important de purger les fichiers à intervalles réguliers. Au moins une fois par an, tu devrais passer en revue tous les fichiers de l'année et supprimer tout ce qui n'est plus nécessaire au fonctionnement de ton système.

Pour faciliter la purge, tu peux utiliser la vue "Toutes les notes" pour voir chaque note et chaque fichier de ta collection, afin de pouvoir facilement les parcourir et les supprimer au fur et à mesure.

De même, tu peux utiliser la fonction d'étiquetage pour trier les anciennes notes de façon séquentielle. Sélectionne un groupe d'étiquettes et commence à chercher tout ce qui peut être purgé.

Si tu veux réévaluer une note plus tard pour ne pas avoir à y penser tout de suite, tu peux facilement définir un rappel pour y revenir plus tard. Evernote t'enverra une notification pour examiner le fichier afin que tu puisses décider d'y donner suite ou de le supprimer.

Classement Alpha

Par défaut, Evernote trie tes carnets par ordre alphabétique. Et si tu peux "empiler" des carnets dans une même collection, tu ne peux pas imbriquer les carnets comme des dossiers ou des répertoires.

Encore une fois, cela peut sembler restrictif, mais pour avoir un système de classement fonctionnel, ce niveau de profondeur fonctionne très bien étant donné le système de marquage. De nombreux utilisateurs expérimentés d'Evernote s'appuient sur la fonction de marquage pour effectuer des recherches plus détaillées.

Ne laisse pas les dérapages t'arriver

Si tu laisses filer des dossiers, des idées et des inspirations, tu as besoin d'un meilleur système de classement. Tu ne sais jamais exactement quand tu auras une bonne idée ou quand tu auras besoin d'une information spécifique. En ayant un système de classement correctement organisé, tu peux te décharger de ce problème sur un programme de confiance.

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