Evernote als Dateisystem für Business und Produktivität nutzen

Die Leistung eines Referenzdateisystems wird oft nicht gewürdigt. Jeder Wissensarbeiter, der etwas auf sich hält, wird dir sagen, dass du nicht alle Informationen, die du erhältst, in deinem Kopf speichern kannst. Egal, wie viel Platz du im Kopf hast, irgendwann vergisst du etwas Wichtiges oder lässt eine gute Idee sausen. Hier kann ein strenges Dateiprogramm Abhilfe schaffen.

Evernote ist eine App für ein allgemeines Ablagesystem. Viele Leute nutzen sie, um sich Notizen zu machen, aber sie kann viel mehr für dich tun als ein einfacher digitaler Notizblock.

Mit Evernote ist die Ablage schnell zur Hand

Die Ablage ist wichtig, um dein Geschäfts- und Privatleben zu organisieren. Du wirst immer eine Art von Unterlagen benötigen, sei es aus finanziellen Gründen oder aus Bequemlichkeit.

Damit ein Ablagesystem richtig funktioniert, muss es schnell und jederzeit einsatzbereit sein, wenn du etwas abzulegen hast. Wenn die Ablage nicht schnell und einfach ist, kann es passieren, dass dir eine wichtige Akte oder eine Idee entgleitet und aus deinem System verschwindet. Oder, was noch schlimmer ist, du hast haufenweise Akten in deinem Büro und dein Arbeitsbereich wird schnell unordentlich.

Evernote hilft dir, diese Art von Schwachstelle zu vermeiden, indem es webbasierte, Desktop- oder mobile Optionen anbietet. Mit der Browsererweiterung "Web Clipper" kannst du Informationen von den besuchten Websites abrufen. Die Desktop-App ist für Windows- und Mac-Betriebssysteme verfügbar und lässt sich problemlos mit der Cloud synchronisieren. Um unterwegs eine Datei zu erfassen, wird die mobile App von den meisten gängigen mobilen Betriebssystemen unterstützt. So kannst du, egal ob du unterwegs bist oder am Computer arbeitest, schnell und einfach eine Datei aufnehmen.

Leistungsstarker Index der Dateien

Wenn du die volle Leistung von Evernote nutzt, erhältst du einen kugelsicheren Index für alle Dateien, die du immer griffbereit haben musst. Und mit einem Premium-Konto hast du unbegrenzten Speicherplatz in der Cloud, um alle deine Daten zu speichern.

Bei der Wahl eines Dateisystems ist der Speicherplatz von entscheidender Bedeutung. Es ist gut, ab und zu nicht benötigte Dateien zu löschen, aber du musst auch in der Lage sein, so viele Daten wie nötig zu speichern, um den Verlust wichtiger Informationen zu vermeiden.

Aggressives Tagging

Um ein gut funktionierendes Dateisystem zu haben, ist es notwendig, eine Art von Kontextkennzeichen zu erstellen. In Evernote kannst du durch aggressives "Tagging" eine Datei richtig indizieren und später nach ihr suchen.

Ebenso kannst du Tags innerhalb anderer Tags verschachteln, um sicherzustellen, dass jeder Bezeichner richtig sortiert ist.

Stärken und Schwächen eines Evernote Ablagesystems

Je nach deinen Bedürfnissen kann deine Nutzung von Evernote unterschiedlich sein, aber das Programm ist innerhalb einiger weniger fester Parameter ausreichend anpassbar.

Software-Starrheit

Zu viele Organisationsprogramme auf dem Markt leiden darunter, dass sie zu viel Flexibilität bieten. Oft findest du eine neue Software, die einer relationalen Standarddatenbank eine schicke Benutzeroberfläche überstülpt. Das sieht zwar schick aus, aber du wirst wahrscheinlich Stunden damit verbringen, ein eigenes Schema für diese Datenbank zu entwickeln und gleichzeitig die Funktionen für die Interaktion mit den Daten zu lernen.

Im Gegensatz dazu ist Evernote starrer und strukturierter. Das mag einschränkend erscheinen, aber für den Zweck, eine organisierte Dateistruktur zu führen, ist es hervorragend geeignet.

Bereinigen und Erinnern

Es ist wichtig, Dateien in regelmäßigen Abständen zu bereinigen. Mindestens einmal im Jahr solltest du alle Dateien des Jahres durchgehen und alles löschen, was du nicht mehr brauchst, damit dein System funktioniert.

Um das Bereinigen zu erleichtern, kannst du die Ansicht "Alle Notizen" verwenden, um alle Notizen und Dateien in deiner Sammlung zu sehen, so dass du sie leicht durchsuchen und löschen kannst.

Ebenso kannst du die Tagging-Funktion nutzen, um alte Notizen der Reihe nach zu sortieren. Wähle eine Gruppe von Tags aus und beginne mit der Suche nach allem, was gelöscht werden kann.

Wenn du eine Notiz später noch einmal überprüfen willst, um nicht sofort darüber nachdenken zu müssen, kannst du ganz einfach eine Erinnerung einstellen, um später auf diese Notiz zurückzukommen. Evernote schickt dir eine Benachrichtigung, damit du die Datei noch einmal überprüfst und entscheiden kannst, ob du sie bearbeiten oder löschen willst.

Alpha Ablage

In der Standardeinstellung sortiert Evernote deine Notizbücher alphabetisch. Und obwohl du Notizbücher in einer einzigen Sammlung "stapeln" kannst, kannst du sie nicht wie Ordner oder Verzeichnisse verschachteln.

Auch das mag einschränkend erscheinen, aber für ein funktionierendes Ablagesystem ist diese Tiefe angesichts des Tagging-Systems genau richtig. Viele Power-User von Evernote verlassen sich auf die Tagging-Funktion, um detaillierter zu suchen.

Lass dir keinen Ausrutscher einfallen

Wenn dir Akten, Ideen und Inspirationen entgleiten, brauchst du ein besseres Ablagesystem. Du weißt nie genau, wann du eine gute Idee hast oder wann du eine bestimmte Information brauchst. Mit einem gut organisierten Ablagesystem kannst du dieses Problem in ein zuverlässiges Programm verlagern.

• Vergleich von Google Drive und Evernote