Guía completa de etiqueta profesional para el correo electrónico

Cuando se trata de escribir correos electrónicos, la etiqueta que implica la producción de esos mensajes dependerá de la cultura, el propósito y el público objetivo de tu correo electrónico. La etiqueta profesional del correo electrónico es algo más que la forma de escribir, enviar o crear contenido para los correos electrónicos. También incluye comportamientos que te ayudarán a prevenir problemas que pueden afectar no sólo a tu público objetivo. Utilizar una buena etiqueta en el correo electrónico te convertirá en un comunicador más eficiente y profesional.

• Conoce a tu público objetivo - Proporciona la información adecuada
• Utiliza/desarrolla buenos hábitos al escribir correos electrónicos
• Utiliza sabiamente las opciones de tu cliente de correo electrónico
• Comprueba dos veces tus correos electrónicos antes de enviarlos y utiliza la opción de fuera de la oficina

Conoce a tu público objetivo - Proporciona la información adecuada

Antes de empezar, asegúrate de que respondes a las preguntas estándar para comunicarte correctamente. Si no estás seguro, haz una lista. 

• ¿Para quién es el correo electrónico?
• ¿Cuál es la finalidad del correo electrónico?  
• ¿Necesitas proporcionar detalles adicionales como cuándo, dónde y quién está implicado?

Proporcionar la "información correcta" no siempre son datos brutos e impersonales. Tu tono de voz en el correo electrónico también contribuirá en gran medida a transmitir información más allá de las palabras que estás escribiendo físicamente. Ten siempre en cuenta tu tono en los correos electrónicos profesionales u otras comunicaciones.

Ser conciso al comunicarse es a menudo tanto una forma de arte como una habilidad. Ser capaz de dar una explicación más breve incluyendo la información necesaria siempre se valora.

En algunos casos, es necesario un largo listado de datos o explicaciones. Si es así, no tendrás más remedio que incluir la información en el cuerpo de tu correo electrónico. Si necesitas hacerlo, asegúrate de organizarlo de forma que los lectores puedan identificar las secciones del mensaje. Puedes hacerlo formateando las secciones con títulos u otros signos de puntuación para ayudar al lector a escanear rápidamente tu mensaje.

Resumiendo:

• Conoce el quién/qué/por qué del correo electrónico
• Proporciona la información correcta
• Utiliza buenos títulos y un formato claro para facilitar el escaneado
• Sé conciso siempre que sea posible

Utiliza/desarrolla buenos hábitos al escribir correos electrónicos

Los correos electrónicos profesionales pueden parecer a menudo impersonales, pero no siempre es algo malo, dependiendo de a quién escribas. Por ejemplo, si estás escribiendo un correo electrónico para toda la empresa y estás haciendo un anuncio oficial, entonces estarás simplemente transmitiendo información y no escribiendo un mensaje personal.

Si tus mensajes son claros, proporcionarás una comunicación eficaz.

Buenos hábitos de redacción de correos electrónicos:

• Responde a tiempo. En general, querrás responder a una persona en un plazo de 24 horas. Si tienes un horario diferente, o si estás fuera y no puedes responder al correo electrónico, asegúrate de dar una explicación en tu respuesta.
• Utiliza una introducción adecuada. Muchos correos electrónicos o comunicaciones formales suelen incluir el título preferido de una persona. Un saludo adecuado ayuda a evitar malentendidos.
• Utiliza una firma profesional. Al final de tus mensajes, se te dará la opción de incluir una firma. En algunos casos, como en Google Workspace, las firmas pueden ser gestionadas por el administrador de la cuenta.
• Comprueba tus archivos adjuntos. Si añades archivos adjuntos a tu correo electrónico, asegúrate de que tienen el formato y el tamaño adecuados. Por ejemplo, asegúrate de que las imágenes adjuntas no sean tan grandes que los destinatarios no puedan abrirlas correctamente.

Malos hábitos que debes evitar al responder:

• No escribas los correos electrónicos en mayúsculas
• No escribas correos profesionales con emojis
• No escribas correos electrónicos con puntuación o gramática inadecuadas

Utiliza sabiamente las opciones de tu cliente de correo electrónico

Los clientes de correo electrónico como Gmail tienen todos diferentes opciones e interfaces. Asegúrate de familiarizarte con estas aplicaciones para poder utilizarlas correctamente para escribir tus correos electrónicos. Por ejemplo, con Google Workspace, Gmail tiene algunas opciones que no verás. Las funciones más utilizadas son:

• Listas de correo controladas por administradores y usuarios. Las listas de correo pueden facilitar el envío de mensajes a múltiples destinatarios de forma consistente a toda la empresa o a listas de correo electrónico de uso frecuente.  
• Varias direcciones de correo electrónico por usuario. Múltiples direcciones de correo electrónico permiten a tus usuarios tener diferentes métodos para ser contactados, o incluso correos electrónicos accesibles en equipo que ayudan a evitar la pérdida de comunicaciones a la vez que mejoran la disponibilidad de tu correo electrónico. Por ejemplo, puedes tener un usuario que también forme parte del correo electrónico del equipo de ventas. 
• Dirección general. Una "dirección comodín" te permite recibir comunicaciones en las que la dirección de correo electrónico pueda estar mal escrita. Esto puede ser muy útil cuando tienes un nombre de dominio que suele estar mal escrito.
• La opción "responder a todos" es fácil de utilizar cuando se responde a un grupo grande de personas. Sin embargo, puede que no sea necesaria, y también puedes estar aumentando la carga de tu servidor de correo electrónico si vuelves a enviar un correo con grandes archivos adjuntos a un gran número de personas. 
• Los tipos de letra se pueden cambiar muy fácilmente en muchos clientes de correo electrónico. Sin embargo, puedes dificultar fácilmente la lectura de tu mensaje si empiezas a jugar con los tipos de letra en lugar de ceñirte a uno concreto. Asegúrate de utilizar un tipo de letra estándar en la medida de lo posible. En algunos casos, el ordenador de tu destinatario puede no tener acceso a la fuente que estás utilizando, y el contenido del mensaje puede verse afectado.

Comprueba dos veces tus correos electrónicos antes de enviarlos y utiliza la opción de fuera de la oficina

Antes de enviar tu correo electrónico, asegúrate de corregirlo o de que alguien de confianza lo lea. Leerlo en voz alta y despacio también puede ayudarte a no enviar mensajes mal redactados.

Las herramientas de gramática y ortografía son opciones estupendas que pueden ayudarte no sólo a corregir problemas gramaticales, sino también a identificar el tono de tu correo electrónico. Utiliza estas herramientas siempre que puedas.

Por último, si estás fuera de la oficina por cualquier motivo, debes activar la opción de fuera de la oficina en tu correo electrónico y asegurarte de que las respuestas automáticas proporcionan información sobre tu ausencia u opciones para ponerte en contacto con otras personas.

Resumamos nuestra lista de comportamientos de etiqueta profesional para utilizar el correo electrónico:

1. Conoce el quién/qué/para qué escribes tu correo electrónico
2. Proporciona la información correcta
3. Utiliza buenos títulos y un formato claro
4. Sé conciso siempre que sea posible
5. No escribas los correos electrónicos en mayúsculas
6. No escribas correos profesionales con emojis
7. No escribas correos electrónicos con puntuación o gramática inadecuadas
8. Responde a tiempo
9. Utiliza una introducción adecuada
10. Utiliza una firma profesional 
11. Utilizar listas de correo controladas por administradores y usuarios
12. Utiliza varias direcciones de correo electrónico por usuario si están disponibles
13. Ten cuidado al utilizar la opción responder a todos
14. Comprueba los archivos adjuntos de tu correo electrónico
15. Ten en cuenta una dirección "catch-all" si se establece una
16. Ten cuidado al reenviar direcciones de correo electrónico
17. Utiliza un tipo de letra coherente y fácil de leer
18. Corrige tus correos electrónicos antes de enviarlos
19. Utiliza la opción Fuera de la oficina si no estás en ella

Hay muchas cosas que puedes enumerar como etiqueta profesional cuando trabajas con correos electrónicos. Sin embargo, lo mejor es tener en cuenta el objetivo principal: comunicar claramente la información importante. Comunícate de forma profesional y hazlo breve siempre que puedas.