Der komplette Leitfaden für professionelle E-Mail-Etikette

Wenn es um das Schreiben von E-Mails geht, hängt die Etikette beim Verfassen dieser Nachrichten von der Kultur, dem Zweck und der Zielgruppe deiner E-Mail ab. Professionelle E-Mail-Etikette ist mehr als nur die Art und Weise, wie du E-Mails schreibst, versendest oder Inhalte für sie erstellst. Sie umfasst auch Verhaltensweisen, die dazu beitragen, Probleme zu vermeiden, die nicht nur dein Zielpublikum betreffen. Ein guter E-Mail-Knigge macht dich zu einem effizienteren und professionelleren Kommunikator.

• Kenne deine Zielgruppe - biete die richtigen Informationen
• Gute Gewohnheiten beim Schreiben von E-Mails anwenden/entwickeln
• Nutze die Optionen deines E-Mail-Programms klug
• Überprüfe deine E-Mails doppelt, bevor du sie versendest, und benutze die Abwesenheitsoption

Kenne deine Zielgruppe - biete die richtigen Informationen

Bevor du beginnst, stelle sicher, dass du die Standardfragen für die richtige Kommunikation beantwortest. Wenn du dir nicht sicher bist, dann mach dir eine Liste. 

• Für wen ist die E-Mail bestimmt?
• Was ist der Zweck der E-Mail?  
• Musst du zusätzliche Angaben machen, z. B. wann, wo und wer beteiligt ist?

Die "richtigen Informationen" sind nicht immer rohe, unpersönliche Daten. Auch dein Tonfall in deiner E-Mail trägt viel dazu bei, Informationen zu vermitteln, die über die Worte hinausgehen, die du eigentlich schreibst. Achte immer auf deinen Tonfall in professionellen E-Mails oder anderen Mitteilungen.

Sich in der Kommunikation kurz zu fassen, ist oft ebenso eine Kunst wie eine Fähigkeit. Es wird immer geschätzt, wenn man in der Lage ist, eine kürzere Erklärung zu geben und gleichzeitig die notwendigen Informationen zu liefern.

In manchen Fällen ist eine lange Auflistung von Daten oder eine Erklärung notwendig. Wenn das der Fall ist, hast du keine andere Wahl, als die Informationen in den Text deiner E-Mail aufzunehmen. Wenn du das tun musst, achte darauf, dass du die Informationen so gliederst, dass die Leser die einzelnen Abschnitte der Nachricht erkennen können. Das kannst du erreichen, indem du die Abschnitte mit Überschriften oder anderen Satzzeichen formatierst, damit die Leser/innen deine Nachricht schnell überfliegen können.

Um es zusammenzufassen:

• Kenne das Wer/Was/Warum für die E-Mail
• Die richtigen Informationen bereitstellen
• Verwende gute Überschriften und eine klare Formatierung für einfaches Scannen
• Sei kurz und bündig, wenn möglich

Gute Gewohnheiten beim Schreiben von E-Mails anwenden/entwickeln

Professionelle E-Mails klingen oft unpersönlich, aber das ist nicht immer etwas Schlechtes, je nachdem, an wen du schreibst. Wenn du zum Beispiel eine unternehmensweite E-Mail schreibst und eine offizielle Ankündigung machst, dann übermittelst du einfach nur Informationen und schreibst keine persönliche Nachricht.

Wenn deine Botschaften klar sind, dann wirst du effektiv kommunizieren.

Gute Gewohnheiten beim Schreiben von E-Mails:

• Antworte pünktlich. In der Regel solltest du einer Person innerhalb von 24 Stunden antworten. Wenn du einen anderen Zeitplan hast oder wenn du verreist bist und nicht auf die E-Mail antworten kannst, solltest du das in deiner Antwort erklären.
• Verwende eine angemessene Einleitung. Viele formelle E-Mails oder Mitteilungen enthalten oft die bevorzugte Anrede einer Person. Eine angemessene Begrüßung hilft, Missverständnisse zu vermeiden.
• Verwende eine professionelle Signatur. Am Ende deiner Nachrichten erhältst du die Möglichkeit, eine Signatur einzufügen. In einigen Fällen, wie z. B. bei Google Workspace, können Signaturen vom Kontomanager verwaltet werden.
• Überprüfe deine Anhänge. Wenn du Anhänge zu deiner E-Mail hinzufügst, achte darauf, dass sie das richtige Format und die richtige Größe haben. Achte zum Beispiel darauf, dass ein Bildanhang nicht so groß ist, dass er von deinen Empfängern nicht richtig geöffnet werden kann.

Schlechte Angewohnheiten, die du beim Beantworten vermeiden solltest:

• Schreibe keine E-Mails in Großbuchstaben
• Schreibe keine professionellen E-Mails mit Emojis
• Schreibe keine E-Mails mit falscher Zeichensetzung oder Grammatik

Nutze die Optionen deines E-Mail-Programms klug

E-Mail-Programme wie Gmail haben alle unterschiedliche Optionen und Oberflächen. Du solltest dich mit diesen Anwendungen vertraut machen, damit du sie zum Schreiben deiner E-Mails richtig nutzen kannst. Google Workspace hat zum Beispiel einige Optionen, die du nicht sehen wirst. Zu den am häufigsten verwendeten Funktionen gehören:

• Admin- und nutzergesteuerte Mailinglisten. Mit Mailinglisten kannst du unternehmensweite oder häufig verwendete E-Mail-Listen nutzen, um Nachrichten konsistent an mehrere Empfänger zu senden.  
• Mehrere E-Mail-Adressen pro Nutzer/in. Mehrere E-Mail-Adressen ermöglichen es deinen Nutzern, auf verschiedene Arten kontaktiert zu werden, oder sogar auf Team-E-Mails zuzugreifen, um Kommunikationsverluste zu vermeiden und gleichzeitig deine E-Mail-Verfügbarkeit zu verbessern. Du hast zum Beispiel einen Nutzer, der auch für das Verkaufsteam erreichbar ist. 
• Catch-all-Adresse. Eine "Catch-All-Adresse" ermöglicht es dir, Mitteilungen zu erhalten, wenn die E-Mail-Adresse falsch geschrieben wurde. Das kann sehr hilfreich sein, wenn du einen häufig falsch geschriebenen Domainnamen hast.
• Die Option "Allen antworten" ist einfach zu verwenden, wenn du einer großen Gruppe von Personen antwortest. Sie ist aber vielleicht nicht notwendig und belastet deinen E-Mail-Server zusätzlich, wenn du eine E-Mail mit großen Anhängen an eine große Anzahl von Personen sendest. 
• In vielen E-Mail-Programmen lassen sich die Schriftarten ganz einfach ändern. Allerdings kann es leicht passieren, dass deine Nachricht schwer zu lesen ist, wenn du mit verschiedenen Schriftarten spielst, anstatt dich auf eine bestimmte zu beschränken. Achte darauf, dass du so oft wie möglich eine Standardschriftart verwendest. In manchen Fällen hat der Computer deines Empfängers keinen Zugriff auf die von dir verwendete Schriftart und der Inhalt der Nachricht kann beeinträchtigt werden.

Überprüfe deine E-Mails doppelt, bevor du sie versendest, und benutze die Abwesenheitsoption

Bevor du deine E-Mail versendest, solltest du sie Korrektur lesen oder von einer Person deines Vertrauens lesen lassen. Lautes und langsames Lesen kann dir auch dabei helfen, keine schlecht formulierten Nachrichten zu versenden.

Grammatik- und Rechtschreibprogramme sind großartige Optionen, die dir nicht nur dabei helfen können, Grammatikfehler zu beheben, sondern auch den Ton deiner E-Mail zu erkennen. Nutze diese Tools, wenn du kannst.

Wenn du aus irgendeinem Grund nicht im Büro bist, solltest du die Abwesenheitsoption in deiner E-Mail aktivieren und sicherstellen, dass alle automatischen Antworten Informationen über deine Abwesenheit oder Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme enthalten.

Fassen wir unsere Liste der professionellen Verhaltensweisen im Umgang mit E-Mails zusammen:

1. Kenne das Wer/Was/Warum, für das du deine E-Mail schreibst
2. Die richtigen Informationen bereitstellen
3. Verwende gute Überschriften und eine klare Formatierung
4. Sei kurz und bündig, wenn möglich
5. Schreibe keine E-Mails in Großbuchstaben
6. Schreibe keine professionellen E-Mails mit Emojis
7. Schreibe keine E-Mails mit falscher Zeichensetzung oder Grammatik
8. Rechtzeitige Antwort
9. Benutze eine richtige Einleitung
10. Verwende eine professionelle Unterschrift 
11. Verwaltungs- und benutzergesteuerte Mailinglisten verwenden
12. Verwende mehrere E-Mail-Adressen pro Nutzer, wenn sie verfügbar sind
13. Sei vorsichtig bei der Verwendung der Reply-All-Option
14. Überprüfe deine E-Mail-Anhänge
15. Achte auf eine "Catch-All"-Adresse, wenn eine eingestellt ist
16. Sei vorsichtig beim Weiterleiten von E-Mail-Adressen
17. Verwende eine einheitliche Schriftart, die leicht zu lesen ist.
18. Lies deine Mails vor dem Versenden Korrektur
19. Verwende die Abwesenheitsoption, wenn du nicht im Büro bist

Es gibt viele Dinge, die du als professionelle Etikette bei der Arbeit mit E-Mails auflisten kannst. Am besten ist es jedoch, das Hauptziel im Auge zu behalten: die wichtigen Informationen klar zu kommunizieren. Kommuniziere auf professionelle Art und Weise und fasse dich kurz, wenn du kannst.