Le guide complet de l'étiquette professionnelle pour les courriels

Lorsqu'il s'agit d'écrire des courriels, l'étiquette impliquée dans la production de ces messages dépendra de la culture, de l'objectif et du public cible de ton courriel. L'étiquette professionnelle des courriels ne se limite pas à la façon dont tu écris, envoies ou crées du contenu pour les courriels. Elle comprend également des comportements qui aideront à prévenir les problèmes qui peuvent affecter bien plus que ton public cible. L'utilisation d'une bonne étiquette pour les courriels te permettra d'être un communicateur plus efficace et plus professionnel.

• Connais ton public cible - Fournis les bonnes informations
• Utilise/développe de bonnes habitudes lorsque tu écris des courriels
• Utilise judicieusement les options de ton client de messagerie
• Vérifie deux fois tes courriels avant de les envoyer et utilise l'option de sortie du bureau.

Connais ton public cible - Fournis les bonnes informations

Avant de commencer, assure-toi de répondre aux questions standard pour bien communiquer. Si tu n'es pas sûr, fais une liste. 

• À qui s'adresse ce courriel ?
• Quel est le but de l'e-mail ?  
• As-tu besoin de fournir des détails supplémentaires comme quand, où et qui est impliqué ?

Fournir les "bonnes informations" n'est pas toujours des données brutes et impersonnelles. Le ton de ta voix dans ton courriel contribuera également beaucoup à transmettre des informations au-delà des mots que tu écris physiquement. Fais toujours attention au ton que tu utilises dans les courriels professionnels ou autres communications.

Être concis dans la communication est souvent autant une forme d'art qu'une compétence. Être capable de fournir une explication plus courte tout en incluant les informations nécessaires est toujours apprécié.

Dans certains cas, une longue énumération de données ou d'explications est nécessaire. Si c'est le cas, tu n'auras pas d'autre choix que d'inclure les informations dans le corps de ton courriel. Si tu dois le faire, veille à l'organiser de façon à ce que les lecteurs puissent identifier les sections du message. Tu peux le faire en formatant les sections avec des titres ou d'autres signes de ponctuation pour aider le lecteur à parcourir rapidement ton message.

En résumé :

• Connaître le qui/quoi/pourquoi de l'e-mail
• Fournis les bonnes informations
• Utilise de bons titres et une mise en forme claire pour faciliter la numérisation.
• Sois concis lorsque c'est possible

Utilise/développe de bonnes habitudes lorsque tu écris des courriels

Les courriels professionnels peuvent souvent sembler impersonnels, mais ce n'est pas toujours une mauvaise chose, selon la personne à qui tu écris. Par exemple, si tu écris un courriel à l'échelle de l'entreprise et que tu fais une annonce officielle, alors tu transmettras simplement des informations et tu n'écriras pas un message personnel.

Si tes messages sont clairs, alors tu fourniras des communications efficaces.

Les bonnes habitudes de rédaction des courriels :

• Réponds en temps voulu. En général, tu veux répondre à une personne dans les 24 heures. Si ton emploi du temps est différent, ou si tu es absent et que tu n'es pas en mesure de répondre à l'e-mail, assure-toi de fournir une explication dans ta réponse.
• Utilise une introduction appropriée. De nombreux courriels ou communications formels incluent souvent le titre préféré d'une personne. Fournir la salutation appropriée permet d'éviter les malentendus.
• Utilise une signature professionnelle. À la fin de tes messages, tu auras la possibilité d'inclure une signature. Dans certains cas, comme dans l'espace de travail Google, les signatures peuvent être gérées par le gestionnaire du compte.
• Vérifie les pièces jointes. Si tu ajoutes des pièces jointes à ton courriel, assure-toi qu'elles ont le format et la taille appropriés. Par exemple, assure-toi qu'une image jointe n'est pas si grande qu'elle ne peut pas être ouverte correctement par tes destinataires.

Mauvaises habitudes à éviter lorsque tu réponds :

• Ne rédige pas de courriels en utilisant toutes les majuscules
• Ne rédige pas de courriels professionnels avec des emojis.
• Ne rédige pas de courriels avec une ponctuation ou une grammaire incorrecte.

Utilise judicieusement les options de ton client de messagerie

Les clients de messagerie comme Gmail ont tous des options et des interfaces différentes. Veille à te familiariser avec ces applications afin de pouvoir les utiliser correctement pour rédiger tes courriels. Par exemple avec Google Workspace, Gmail dispose de certaines options que tu ne verras pas. Les fonctionnalités les plus couramment utilisées sont :

• Listes de diffusion contrôlées par l'administrateur et l'utilisateur. Les listes de diffusion peuvent faciliter l'envoi cohérent de messages à plusieurs destinataires pour l'ensemble de l'entreprise ou pour les listes de courrier électronique fréquemment utilisées.  
• Plusieurs adresses électroniques par utilisateur. Les adresses électroniques multiples permettent à tes utilisateurs d'avoir différentes méthodes pour être contactés, ou même des courriels accessibles à l'équipe, ce qui permet d'éviter les pertes de communication tout en améliorant la disponibilité de tes courriels. Par exemple, tu peux avoir un utilisateur qui fait également partie de l'équipe de vente par courriel. 
• Adresse fourre-tout. Une "adresse fourre-tout" te permet de recevoir des communications lorsque l'adresse électronique a été mal orthographiée. Cela peut être très utile lorsque ton nom de domaine est souvent mal orthographié.
• L'option "répondre à tous" est facile à utiliser pour répondre à un grand nombre de personnes. Cependant, elle n'est pas forcément nécessaire et tu risques d'alourdir la charge de ton serveur de messagerie si tu renvoies à un grand nombre de personnes un courriel contenant des pièces jointes volumineuses. 
• Les polices peuvent très facilement être modifiées dans de nombreux clients de messagerie. Cependant, tu peux facilement rendre ton message difficile à lire si tu commences à jouer avec les polices au lieu de t'en tenir à une seule. Veille à utiliser une police standard autant que possible. Dans certains cas, l'ordinateur de ton destinataire n'a pas accès à la police que tu utilises, et le contenu du message peut en être affecté.

Vérifie deux fois tes courriels avant de les envoyer et utilise l'option de sortie du bureau.

Avant d'envoyer ton courriel, assure-toi de le relire ou de le faire lire par une personne de confiance. Le lire à voix haute et lentement peut aussi t'aider à ne pas envoyer de messages mal formulés.

Les outils de grammaire et d'orthographe sont d'excellentes options qui peuvent t'aider non seulement à régler les problèmes de grammaire, mais aussi à identifier le ton de ton courriel. Utilise ces outils quand tu le peux.

Enfin, si tu es absent du bureau pour une raison quelconque, tu dois activer l'option d'absence du bureau dans ton courrier électronique et t'assurer que toute réponse automatisée fournit des informations sur ton absence ou des options pour contacter d'autres personnes.

Résumons notre liste de comportements de l'étiquette professionnelle pour l'utilisation du courrier électronique :

1. Connais le qui/quoi/pourquoi tu écris ton courriel.
2. Fournis les bonnes informations
3. Utilise de bons titres et une mise en forme claire
4. Sois concis lorsque c'est possible
5. Ne rédige pas de courriels en utilisant toutes les majuscules
6. Ne rédige pas de courriels professionnels avec des emojis.
7. Ne rédige pas de courriels avec une ponctuation ou une grammaire incorrecte.
8. Réponds en temps voulu
9. Utilise une introduction appropriée
10. Utilise une signature professionnelle 
11. Utilise des listes de diffusion contrôlées par l'administrateur et l'utilisateur
12. Utilise plusieurs adresses électroniques par utilisateur si elles sont disponibles.
13. Sois prudent lorsque tu utilises l'option "répondre à tous".
14. Vérifie les pièces jointes à tes courriels
15. Sois attentif à l'existence d'une adresse fourre-tout s'il y en a une.
16. Fais attention lorsque tu transfères des adresses électroniques
17. Utilise une police de caractères cohérente et facile à lire.
18. Relis tes courriels avant de les envoyer
19. Utilise l'option hors bureau si tu n'es pas au bureau.

Il y a beaucoup de choses que tu peux répertorier comme étant de l'étiquette professionnelle lorsque tu travailles avec des courriels. Cependant, il vaut mieux garder l'objectif principal à l'esprit : communiquer clairement les informations importantes. Communique de manière professionnelle et fais court quand tu le peux.