Trabajar a distancia a través de Internet

Trabajar a distancia a través de Internet puede incluir tener que acceder a una aplicación basada en la web, actualizar o crear sitios web de clientes, o simplemente interactuar con tus compañeros de trabajo a través de suites de productividad basadas en la web u otras aplicaciones. Muchos de los que estamos acostumbrados a trabajar en un espacio de oficina puede que no estemos familiarizados con trabajar lejos de los ordenadores de sobremesa que están anclados en una mesa de oficina. 

¿Qué debes tener en cuenta cuando trabajas a distancia? ¿Y hay alguna solución sugerida que acompañe a esta lista? 

Enumeraremos algunas preocupaciones sobre el trabajo a distancia y luego sugeriremos algunas soluciones para acompañarlas. No será una lista exhaustiva, pero al menos incluirá consideraciones fundamentales para trabajar a distancia desde la comodidad de tu casa.

• Preocupaciones de seguridad para conectarte a la red de tu empresa
• Comunicarte a distancia con tus compañeros de trabajo
• Utilizar Suites de Productividad

Trabajar con datos seguros

Tres preocupaciones comunes cuando se trabaja a distancia son:

• Conexión segura a la red de tu empresa
• Conexiones inalámbricas frente a conexiones por cable
• Guardar datos con seguridad

Si no estás familiarizado con estas cuestiones fundamentales de seguridad, considera la posibilidad de consultar a un profesional informático sobre cómo mantener tus datos a salvo.

Conexiones remotas seguras

La primera consideración para cualquiera que se conecte a una red empresarial es la seguridad. Muchas empresas tienen un departamento informático interno o contratan a uno para que les asesore en sus necesidades. Una VPN (Red Privada Virtual) debe estar entre tus primeras consideraciones. Puede que tu empresa ya tenga una VPN configurada para su uso, pero hay muchas soluciones baratas disponibles en el mercado. Una VPN te permite comunicarte de forma segura con el servidor de tu empresa desde una ubicación remota.

Conexiones inalámbricas frente a conexiones por cable

Si debes conectarte a distancia y tienes acceso a una red cableada, utiliza la red cableada. Las conexiones por cable son más seguras que las inalámbricas. Si intentas mantener la seguridad de los datos y las conexiones de red, no te conectes a tus redes utilizando una conexión de red inalámbrica abierta y no segura. Como mínimo, asegúrate de que utilizas una conexión VPN a tu red si no tienes más remedio que conectarte. Aunque la seguridad ha mejorado en las conexiones de red inalámbricas, todavía no es tan buena como la conexión física a tu ordenador mediante una red cableada.

Guardar datos

Si tienes que guardar datos, ten en cuenta dónde los guardas. Si los guardas en tu ordenador y se consideran "datos sensibles" que deben mantenerse a salvo, asegúrate de que los guardas en una unidad segura. Muchas soluciones de discos duros externos ofrecen opciones de seguridad que te permiten guardar los datos en un formato cifrado. La solución recomendada para guardar a distancia datos seguros es guardarlos en una ubicación remota segura utilizando tu sistema conectado a una VPN. Los datos guardados a distancia en un sistema seguro suelen tener la ventaja de la seguridad de la red, además de opciones de copia de seguridad en caso de fallo o catástrofe. Si debes guardarlos localmente en una fuente desprotegida, asegúrate de hacer una copia de seguridad o planea trasladarlos a una ubicación segura lo antes posible. Si trabajas en un sitio web, normalmente te conectarás a un servidor protegido por la empresa de alojamiento web. Deberías conectarte de forma segura a la red para mantener a salvo tu trabajo de desarrollo.

Mantener las comunicaciones

Con la llegada del smartphone, los mensajes de texto a distancia han sustituido a la mayoría de lo que antes eran llamadas telefónicas o comunicaciones por correo electrónico. El lugar de trabajo incorporó las comunicaciones de texto y ahora es una parte importante de la red de la oficina. Las aplicaciones de chat funcionan ahora a través de Internet e incluso pueden cargarse en un smartphone. Además, con la necesidad de reuniones cara a cara a distancia, la videoconferencia se ha convertido en una necesidad.

Aplicaciones de chat

Si no utilizas un teléfono ni hablas físicamente con tus compañeros de trabajo, probablemente estés utilizando o tengas acceso a algún tipo de aplicación de chat como Slack. El correo electrónico está bien para mucho trabajo, pero si necesitas respuestas conversacionales inmediatas, entonces usar un programa de chat será imprescindible. Aquí tienes una breve lista de programas de chat para oficina:

• Slack
• Chat de Google
• Mensajería Instantánea Skype
• Lugar de trabajo de Facebook

Si tienes que compartir datos a través de aplicaciones como Slack, recuerda que en realidad no puedes ver a la otra persona con la que chateas. Una regla básica es no compartir directamente un archivo sensible a través de tu aplicación de chat. Compártelo a través de ubicaciones seguras como Google Drive, Dropbox o Microsoft OneDrive, donde tu empresa haya aprobado y compartido el acceso seguro.

Videoconferencia

Mantener las comunicaciones es fundamental cuando se trabaja a distancia. Dado que muchas reuniones cara a cara no siempre son posibles, es necesario disponer de algún tipo de videoconferencia. Afortunadamente, existen muchas soluciones. A continuación enumeramos algunas:

• Google Hangouts
• Zoom
• Skype (propiedad de Microsoft)
• Únete a mí
• Rebaño

Estas soluciones pueden requerir que trabajes con tu departamento informático para determinar la solución que mejor se adapte a tus necesidades. Todas ofrecen una versión gratuita o de prueba de la aplicación. Dos factores principales para seleccionar una solución pueden ser el número de personas con las que necesitas conectarte en un momento dado y la calidad de la conexión de vídeo.

Suites de Productividad Online

Como voluntario de mi gobierno municipal, me he encontrado muy a menudo con el problema de compartir documentos a través del correo electrónico. Principalmente, hemos descubierto que muchos empleados municipales utilizan sus aplicaciones de productividad ofimática sin tener en cuenta quién necesitará acceder a esos documentos y editarlos. Por ejemplo, a menudo se comparten documentos de Microsoft Word u hojas de cálculo de Microsoft Excel, pero no todo el mundo tiene Microsoft Office cargado en su ordenador personal. Este mismo dilema puede afectar a las empresas que no tienen establecidas normas de aplicación para el trabajo compartido.

Afortunadamente, hay muchas soluciones para este problema. Microsoft proporciona acceso gratuito a sus documentos de Office a través de su acceso gratuito en línea, aunque con una funcionalidad limitada. Las aplicaciones de productividad de Google pueden convertir y leer los documentos de Microsoft. También hay otras, aunque Google y Microsoft son las soluciones más utilizadas. Tanto Google como Microsoft tienen soluciones de pago. Elegir una u otra dependerá de las necesidades de tu empresa. La solución de pago de Google se llama Workspace. La solución Office de Microsoft también puede utilizarse en línea, o puedes adquirir una suscripción para uso empresarial o personal.

Ahora ya estás familiarizado con varias de las preocupaciones típicas del trabajo a distancia a través de Internet. Principalmente, querrás trabajar de forma segura y poder acceder y compartir tu productividad y comunicaciones con tus compañeros de trabajo, independientemente de su ubicación. Para saber más sobre cómo trabajar con las soluciones de alojamiento de InMotion, consulta nuestra Guía de productos de alojamiento compartido para empresas.