Aus der Ferne über das Internet arbeiten

Bei der Fernarbeit über das Internet kann es darum gehen, auf eine webbasierte Anwendung zuzugreifen, Kundenwebsites zu aktualisieren oder zu erstellen oder einfach über webbasierte Produktivitätssuiten oder andere Anwendungen mit deinen Kolleginnen und Kollegen zu interagieren. Viele von uns, die es gewohnt sind, in einem Büro zu arbeiten, sind vielleicht nicht damit vertraut, fernab von den Schreibtischen zu arbeiten, die in einem Büro verankert sind. 

Was solltest du beachten, wenn du aus der Ferne arbeitest? Und gibt es noch weitere Lösungsvorschläge, die zu dieser Liste passen? 

Wir werden ein paar Bedenken bezüglich der Arbeit aus der Ferne auflisten und dann einige Lösungen vorschlagen. Diese Liste ist nicht vollständig, aber sie enthält zumindest grundlegende Überlegungen für das Arbeiten von zu Hause aus.

• Sicherheitsaspekte für die Verbindung mit deinem Unternehmensnetzwerk
• Aus der Ferne mit deinen Kolleginnen und Kollegen kommunizieren
• Produktivitätssuites verwenden

Arbeiten mit sicheren Daten

Drei häufige Bedenken bei der Arbeit aus der Ferne sind:

• Sichere Verbindung zu deinem Unternehmensnetzwerk
• Drahtlose versus kabelgebundene Verbindungen
• Sicheres Speichern von Daten

Wenn du mit diesen grundlegenden Sicherheitsfragen nicht vertraut bist, solltest du dich von einem IT-Experten beraten lassen, wie du deine Daten schützen kannst.

Sichere Remote-Verbindungen

Die erste Überlegung für jeden, der sich mit einem Unternehmensnetzwerk verbindet, ist die Sicherheit. Viele Unternehmen haben entweder eine eigene IT-Abteilung oder engagieren eine, die sie für ihre Bedürfnisse berät. Ein VPN (Virtual Private Network) sollte zu deinen ersten Überlegungen gehören. Vielleicht hat dein Unternehmen bereits ein VPN eingerichtet, aber es gibt auch viele günstige Lösungen auf dem Markt. Mit einem VPN kannst du von einem entfernten Standort aus sicher mit dem Server deines Unternehmens kommunizieren.

Drahtlose Verbindungen vs. kabelgebundene Verbindungen

Wenn du dich aus der Ferne verbinden musst und Zugang zu einem kabelgebundenen Netzwerk hast, dann verwende das kabelgebundene Netzwerk. Kabelgebundene Verbindungen sind sicherer als drahtlose. Wenn du Daten und Netzwerkverbindungen sicher halten willst, solltest du dich nicht über eine offene, ungesicherte drahtlose Netzwerkverbindung mit deinem Netzwerk verbinden . Stelle zumindest sicher, dass du eine VPN-Verbindung zu deinem Netzwerk verwendest, wenn du keine andere Wahl hast, als dich zu verbinden. Auch wenn sich die Sicherheit von drahtlosen Netzwerkverbindungen verbessert hat, ist sie immer noch nicht so gut wie bei einer kabelgebundenen Verbindung zu deinem Computer.

Speichern von Daten

Wenn du Daten speichern musst, dann überlege, wo du sie speicherst. Wenn du sie auf deinem Computer speicherst und es sich um "sensible Daten" handelt, die sicher aufbewahrt werden sollten, dann stelle sicher, dass du sie auf einer sicheren Festplatte speicherst. Viele externe Festplatten bieten Sicherheitsoptionen, mit denen du die Daten in einem verschlüsselten Format speichern kannst. Die empfohlene Lösung für die Fernspeicherung sicherer Daten ist die Speicherung an einem sicheren Ort mit deinem VPN-verbundenen System. Daten, die in einem sicheren System gespeichert werden, haben oft den Vorteil der Netzwerksicherheit und der Backup-Optionen für den Fall eines Ausfalls oder einer Katastrophe. Wenn du deine Daten lokal in einer ungeschützten Quelle speichern musst, solltest du eine Sicherungskopie erstellen oder planen, sie so bald wie möglich an einen sicheren Ort zu verschieben. Wenn du an einer Website arbeitest, stellst du normalerweise eine Verbindung zu einem Server her, der von deinem Webhosting-Unternehmen gesichert wird. Du solltest dich sicher mit dem Netzwerk verbinden, um deine Entwicklungsarbeit zu schützen.

Kommunikation aufrechterhalten

Mit dem Aufkommen des Smartphones hat die Textkommunikation einen Großteil der früheren Telefonate oder E-Mail-Kommunikation ersetzt. Der Arbeitsplatz hat die Textkommunikation aufgenommen und sie ist jetzt ein wichtiger Bestandteil des Büronetzwerks. Chat-Anwendungen funktionieren jetzt über das Internet und können sogar auf ein Smartphone geladen werden. Außerdem sind Videokonferenzen aufgrund der Notwendigkeit von persönlichen Meetings aus der Ferne zu einer Notwendigkeit geworden.

Chat-Anwendungen

Wenn du nicht telefonierst oder mit deinen Kolleginnen und Kollegen sprichst, benutzt du wahrscheinlich eine Chat-Anwendung wie Slack oder hast Zugang zu einer solchen. Für einen Großteil der Arbeit reicht die E-Mail aus, aber wenn du sofortige Antworten brauchst, ist ein Chatprogramm ein Muss. Hier ist eine kurze Liste von Büro-Chat-Programmen:

• Slack
• Google Chat
• Skype Instant Messenger
• Workplace von Facebook

Wenn du Daten über Anwendungen wie Slack austauschen musst, denke daran, dass du die andere Person, mit der du chattest, nicht wirklich sehen kannst. Eine Faustregel besagt, dass du sensible Dateien nicht direkt über deine Chat-Anwendung teilen solltest. Teile sie über sichere Speicherorte wie Google Drive, Dropbox oder Microsoft OneDrive, für die dein Unternehmen einen sicheren Zugang genehmigt und freigegeben hat.

Videokonferenzen

Die Aufrechterhaltung der Kommunikation ist entscheidend, wenn du aus der Ferne arbeitest. Da viele Treffen von Angesicht zu Angesicht nicht immer möglich sind, muss eine Art von Videokonferenz eingerichtet werden. Zum Glück gibt es viele Lösungen. Im Folgenden werden wir einige davon auflisten:

• Google Hangouts
• Zoom
• Skype (gehört zu Microsoft)
• Begleite mich
• Herde

Bei diesen Lösungen musst du eventuell mit deiner IT-Abteilung zusammenarbeiten, um die Lösung zu finden, die deinen Bedürfnissen am besten entspricht. Sie alle bieten eine kostenlose oder eine Testversion der Anwendung an. Zwei wichtige Faktoren für die Auswahl einer Lösung sind die Anzahl der Personen, mit denen du dich gleichzeitig verbinden musst, und die Qualität der Videoverbindung.

Online-Produktivitätssuiten

Als Freiwilliger in meiner Stadtverwaltung bin ich oft mit dem Problem der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten per E-Mail konfrontiert. Wir haben festgestellt, dass viele städtische Angestellte ihre Büroanwendungen nutzen, ohne zu bedenken, wer auf diese Dokumente zugreifen und sie bearbeiten muss. So werden z. B. Microsoft Word-Dokumente oder Microsoft Excel-Tabellen häufig gemeinsam genutzt, aber nicht jeder hat Microsoft Office auf seinem Computer installiert. Das gleiche Dilemma kann Unternehmen betreffen, die keine Anwendungsstandards für die gemeinsame Arbeit festgelegt haben.

Zum Glück gibt es viele Lösungen für dieses Problem. Microsoft bietet über seinen kostenlosen Online-Zugang kostenlosen Zugang zu seinen Office-Dokumenten, wenn auch mit eingeschränkter Funktionalität. Die Produktivitätsanwendungen von Google können Microsoft-Dokumente konvertieren und lesen. Es gibt auch noch andere Lösungen, aber Google und Microsoft sind die am häufigsten genutzten Lösungen. Sowohl Google als auch Microsoft haben kostenpflichtige Lösungen. Ob du dich für die eine oder die andere entscheidest, hängt von deinen geschäftlichen Anforderungen ab. Die kostenpflichtige Lösung von Google heißt Workspace. Die Office-Lösung von Microsoft kann auch online genutzt werden, oder du kannst ein Abonnement für die geschäftliche oder private Nutzung erwerben.

Du kennst jetzt einige der typischen Probleme, die bei der Fernarbeit über das Internet auftreten. Du möchtest vor allem sicher arbeiten und in der Lage sein, auf deine Produktivität und Kommunikation mit deinen Kollegen zuzugreifen und sie mit ihnen zu teilen, unabhängig von ihrem Standort. Wenn du mehr über die Arbeit mit den Hosting-Lösungen von InMotion erfahren möchtest, sieh dir unseren Business Shared Hosting Product Guide an.