Crea tu propio sistema CRM WordPress

Las relaciones comerciales deben cultivarse. No dejarías tirado a un amigo sin ningún contacto. ¿Por qué tratar a tus contactos comerciales con menos respeto?

Hay muchas herramientas diseñadas específicamente para la gestión de las relaciones con los clientes (CRM). Así de importante es la gestión de tus contactos para las empresas. Un interés monomaníaco por elaborar comunicaciones perfectas con los clientes no es un mal hábito a desarrollar, y el antecedente son unos buenos contactos.

Un buen sistema CRM te proporciona una única fuente de verdad para todos tus contactos y su información exclusiva.

Cada contacto es diferente, y no querrás tratar a cada uno con un guión uniforme. Todos tienen necesidades distintas, cumpleaños distintos, diferentes tipos de familia, antecedentes y preferencias.

También necesitas un sistema singular para organizar todas las comunicaciones salientes, de modo que nunca te pillen desprevenido. Implantar un sistema CRM sólido te permite retomar una conversación exactamente donde la dejaste.

Imagina tener un "cubo" donde almacenar inmediatamente los nuevos contactos. 

No dejes escapar un buen contacto. Un buen sistema CRM se actualiza rápidamente para que puedas añadir instantáneamente a alguien a tu lista de contactos.

La mayoría de los sistemas CRM son demasiado grandes y caros

Si estás empezando una pequeña empresa, estarás buscando lugares donde reducir costes. Pero meterte en un pesado CRM puede añadir rápidamente cientos de dólares a tu presupuesto. Y, sin margen para herramientas extravagantes, ya estás en camino de salir del negocio.

Los grandes sistemas CRM están hinchados con una plétora de funciones brillantes, automatizadas, muy elegantes y artificialmente inteligentes que pueden impulsar tu juego de contactos instantáneamente a toda marcha. El problema es que puede que nunca llegues a utilizar estas herramientas.

Un CRM de lujo requerirá horas, quizá semanas, de formación para implementarlo completamente. ¿Y todo esto sólo para que puedas gestionar unos pocos contactos? 

Para muchos casos de uso de pequeñas empresas, el gran sistema CRM es como llevar un tanque al supermercado. Es espectacular, pero superfluo.

Construye tú mismo un sistema CRM WordPress

Lo creas o no, es más fácil construir un CRM personalizado a partir de una instalación desnuda de WordPress . Un CRM WordPress te da acceso a la potencia de WordPress personalizada por la necesidad de gestionar contactos en lugar de entradas.

Hay muchos plugins CRM WordPress en el mercado. No son soluciones para probar. Pero puedes encontrar que los plugins existentes en el mercado te dan el mismo problema que los otros grandes CRM. Te proporcionan una serie de servicios que puede que no necesites.

WordPress puede ser una magnífica y sencilla herramienta de CRM. Todo lo que necesitas es un sitio WordPress en blanco, instalado de forma privada en una red local, y unos cuantos plugins. Sigue leyendo para saber cómo funciona.

¿Por qué una instalación local de WordPress ?

Cuando se trata de gestionar contactos personales y profesionales, la privacidad es clave. Necesitarás recopilar datos personales sobre tus contactos. De lo contrario, tus herramientas CRM serán inútiles. Cuanta más información tengas sobre ellos, mejor.

Una mejor comunicación empieza con una mejor información. Ese toque personal crea un vínculo familiar. Pero todos esos datos tienen un coste: es tu responsabilidad mantenerlos a salvo. 

Si alguien consigue piratear tu base de datos, acabas de traicionar a tus contactos a lo grande, y podrías ser considerado responsable de cubrir los daños legales. No dejes que esto te ocurra.

Crear una instalación local WordPress para tus herramientas CRM

Crear una instalación local WordPress es fácil, gratuito y no te llevará más de unos minutos. 

Con una instalación local WordPress , tu base de datos está dentro de tu ordenador, por lo que nadie puede acceder a ella. Lo único que tienes que hacer es proteger la contraseña de tu ordenador y listo. 

Una advertencia importante para una instalación local WordPress : sólo tú puedes acceder a ella. Esto significa que tu seguridad es de primera categoría, pero si tienes un miembro del equipo que quiere compartir la base de datos de contactos contigo, tendrás que configurar el uso compartido de la red local.

Sin embargo, hay una solución mejor que una red local. 

Los miembros de tu equipo deberían tener contactos asignados. Esto significa que también podrían tener instalaciones locales de WordPress . Esto mejora la seguridad. Como ventaja, también permite a tu equipo gestionar con seguridad sus propios contactos asignados. Menos fricción significa mejor flujo de trabajo.

Si alguien deja tu equipo, puedes simplemente importar sus contactos a la base de datos de otro miembro del equipo.

Pero, si prefieres tener una red local, cualquier profesional informático puede ayudarte a configurarla. Sólo tienes que decirle que quieres una instalación compartida de WordPress accesible sólo en la red local, y sabrá exactamente qué hacer.

 

El mejor sistema CRM WordPress

Bueno, quizá no sea lo mejor en cuanto a tamaño. Pero es el mejor para ti porque lo diseñarás tú mismo. Sin cosas extrañas. Nada de costosos ciclos de facturación acosándote para obtener remuneración.

A continuación encontrarás un resumen detallado de todas las herramientas que necesitas para poner en marcha tu CRM.

Tipo de entrada personalizado para contactos

El componente central de tu CRM es la lista de contactos. Al igual que un sitio WordPress normal gestiona entradas y páginas, el CRM WordPress gestiona contactos. Para facilitar esta lista, necesitas crear un tipo de entrada personalizado para contactos.

Hay muchas formas diferentes de conseguirlo. Hay muchos plugins de alta calidad en el mercado que te proporcionarán un tipo de entrada personalizado. Sin embargo, dependiendo de tu nivel de comodidad, siempre es mejor que codifiques algo pequeño por ti mismo.

(A partir de ahora me referiré al tipo de entrada personalizada de contacto como "entrada" cuando se edite en el panel de control WordPress ).

Campos personalizados

Ahora que tienes un tipo de entrada personalizado, necesitarás campos personalizados para recopilar datos específicos. Puedes recopilar los datos que quieras, pero los siguientes son necesarios:

• Número de teléfono
• Envía un correo electrónico a
• Fase de compra

"Nombre" está sospechosamente ausente. Yo recomendaría utilizar el nombre del contacto como título de la entrada. No es necesario crear un campo personalizado para el nombre.

El número de teléfono y la dirección de correo electrónico son, obviamente, importantes a efectos de contacto.

Unas palabras sobre las fases de compra

La "fase de compra" te permite saber en qué etapa de la relación con el cliente te encuentras. Aquí puedes ser creativo y dar a estas fases el nombre que quieras, pero deben seguir una fórmula básica:

• Concienciación (conocer tu producto o servicio) 
• Interés (interesado en saber más o posiblemente en hacer una compra)
• Decisión (listo para decidir un sí o un no a la compra)
• Venta (un cliente comprador)

Cada fase de este proceso de compra te informa sobre el tipo de comunicación que debes emprender. Por ejemplo, en la fase de concienciación, puede que sea demasiado pronto para empezar a impulsar promociones y ofertas y "hablar pavo", como se suele decir.

Tu producto es único, y también lo es tu personalidad y tu cliente. Si crees que tu cliente respondería mejor a una venta más dura y rápida, puedes emplear esa táctica. Pero si crees que es demasiado pronto, puedes modular tu tono. 

La fase de compra te ayudará a decidir qué tipo de tono es apropiado en este momento de la relación.

Para muchos productos, la fase de concienciación es un buen momento para "informar" a tu cliente. Pero esto no siempre significa comunicaciones directas. Durante la fase de concienciación aparecen otras opciones, como:

• Entradas de blog
• Boletines electrónicos
• Publicaciones en redes sociales
  • Twitter
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Medio
  • YouTube

La toma de conciencia es sólo el principio, así que no hay necesidad de precipitarse. Durante esta fase inicial, tómate tu tiempo para empujar a tu contacto hacia el interés.

Columnas Admin Pro

Ahora que ya tienes tu lista de contactos y los campos personalizados para la recopilación de datos, tienes que idear una estrategia para mantener todo organizado. Aquí es donde las columnas personalizadas de admin.

Este es un caso en el que es mejor que los usuarios WordPress más ocasionales o expertos se alejen de la codificación personalizada. Existe un plugin superior para crear estas columnas personalizadas y hacerlas ordenables.

Admin Columns Pro tiene una versión gratuita y otra de pago. Es probable que ésta sea la parte más costosa de tu aventura con el CRM de WordPress , pero merece la pena. Si no estás seguro de que vayas a conservar tu CRM WordPress WordPress a largo plazo, te recomiendo que empieces con la versión gratuita de Admin Columns Pro, la pruebes y luego la actualices.

A largo plazo, la posibilidad de filtrar y ordenar por tus columnas personalizadas tiene un valor incalculable. Y esta función está incluida en la versión Premium.

Personalizar tus columnas de administración

Tus columnas de administración personalizadas te ayudan a ordenar tus contactos según varios criterios. Mucho de esto dependerá de tus preferencias respecto a cómo quieres ver tus datos.

Y lo más importante, te recomendaría una columna para "Última actualización". De esta forma, cada vez que edites la entrada de un contacto, se guardará esta fecha y hora.

Con los datos de última actualización guardados, puedes ordenar los contactos por tiempo. Por ejemplo, si quieres revisar las personas con las que no se ha contactado desde hace tiempo, puedes ordenarlas por última actualización en orden ascendente. Los contactos más antiguos se precipitarán al principio de la lista.

Hay otras columnas interesantes que puedes utilizar, como:

• ID único del puesto
• Último comentario (una vista rápida del comentario más reciente)
• Fecha de creación
• Fase de compra (tu campo personalizado)

La fase de compra también es una columna excelente para utilizarla con fines de filtrado. Imagina que quieres ver sólo los contactos que están listos para comprar, añade un filtro para ello, y obtendrás una lista de todos los compradores en fase de decisión.

Uso del registro de comentarios

Registrar la comunicación es el motor clave para que tu sistema CRM sea altamente funcional. Mantener un registro de la comunicación reciente te permite retomar la conversación justo donde la dejaste.

Tus contactos pensarán que tienes una memoria sobrehumana. O, al menos, sentirán que valoras su tiempo y les prestas atención. En cualquier caso, llevar un registro detallado de las conversaciones te garantiza un escenario en el que todos ganan.

Para mantener un registro en WordPress, debes utilizar la función de comentarios que viene incluida con tu plantilla de entrada. Si has creado una plantilla desde cero, tendrás que añadir comentarios; de lo contrario, estarán activados por defecto.

Como se ha mencionado anteriormente, puedes utilizar Admin Columns Pro para echar un vistazo al comentario más reciente directamente desde la vista del Panel de control. Es una forma rápida de echar un vistazo a los comentarios.

Tu sistema CRM está completo

Ahora, todo lo que tienes que hacer es empezar a añadir contactos. Si tienes contactos en otra base de datos, hay herramientas que pueden ayudarte a portarlos. También hay pluginsWordPress que pueden ayudarte a importar contenido desde archivos CSV.

Independientemente de cómo decidas incorporar los contactos existentes o crear otros nuevos, tu sistema CRM WordPress es flexible y puede personalizarse aún más a medida que cambien tus necesidades.