Erstelle dein eigenes WordPress CRM-System

Geschäftsbeziehungen müssen gepflegt werden. Du würdest einen Freund nicht ohne Kontakt zurücklassen. Warum solltest du deine Geschäftskontakte mit weniger Respekt behandeln?

Es gibt viele Tools, die speziell für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) entwickelt wurden. Das zeigt, wie wichtig die Verwaltung deiner Kontakte für Unternehmen ist. Es ist keine schlechte Angewohnheit, ein monomanisches Interesse an perfekter Kundenkommunikation zu entwickeln, und die Vorstufe dazu sind gute Kontakte.

Ein gutes CRM-System bietet dir eine einzige Quelle der Wahrheit für alle deine Kontakte und ihre einzigartigen Informationen.

Jeder Kontakt ist anders, und du willst ihn nicht mit einem einheitlichen Skript behandeln. Sie alle haben unterschiedliche Bedürfnisse, unterschiedliche Geburtstage, unterschiedliche Familien, Hintergründe und Vorlieben.

Außerdem brauchst du ein einzigartiges System, um alle ausgehenden Kommunikationen zu organisieren, damit du nicht unvorbereitet getroffen wirst. Mit einem soliden CRM-System kannst du ein Gespräch genau dort fortsetzen, wo es aufgehört hat.

Stell dir vor, du hast einen "Eimer", in dem neue Kontakte sofort gespeichert werden können. 

Lass dir einen guten Lead nicht entgehen. Ein gutes CRM-System lässt sich schnell aktualisieren, damit du jemanden sofort zu deiner Kontaktliste hinzufügen kannst.

Die meisten CRM-Systeme sind zu groß und zu teuer

Wenn du ein kleines Unternehmen gründest, wirst du nach Möglichkeiten suchen, die Kosten zu senken. Aber wenn du dich in ein umfangreiches CRM-System einarbeitest, kann dein Budget schnell um Hunderte von Dollar steigen. Und wenn du keinen Spielraum für ausgefallene Tools hast, bist du bereits auf dem Weg in den Ruhestand.

Die großen CRM-Systeme sind vollgestopft mit einer Fülle von brillanten, automatisierten, hochmodernen und künstlich intelligenten Funktionen, die dein Kontaktspiel sofort auf Hochtouren bringen können. Das Problem ist, dass du vielleicht nie dazu kommst, diese Tools zu nutzen.

Ein ausgefallenes CRM erfordert stundenlange, vielleicht wochenlange Schulungen, um es vollständig zu implementieren. Und das alles nur, damit du ein paar Kontakte verwalten kannst? 

Für viele kleine Unternehmen ist das große CRM-System so, als würde man mit einem Panzer zum Supermarkt fahren. Es ist dramatisch, aber überflüssig.

Baue ein WordPress CRM-System für dich selbst

Ob du es glaubst oder nicht, es ist einfacher, aus einer einfachen WordPress ein individuelles CRM zu erstellen. Ein WordPress bietet dir Zugang zu den Möglichkeiten von WordPress , nur dass du Kontakte statt Beiträge verwalten musst.

Es gibt viele WordPress auf dem Markt. Diese sind keine Lösungen zum Ausprobieren. Aber du könntest feststellen, dass die vorhandenen Plugins auf dem Markt dir das gleiche Problem bereiten wie die anderen großen CRMs. Sie bieten dir eine Reihe von Diensten, die du vielleicht gar nicht brauchst.

WordPress kann ein großartiges, einfaches CRM-Tool sein. Alles, was du brauchst, ist eine leere WordPress , die privat in einem lokalen Netzwerk installiert wird, und ein paar Plugins. Lies weiter, um zu erfahren, wie es funktioniert.

Warum eine lokale WordPress ?

Wenn es darum geht, persönliche und geschäftliche Kontakte zu verwalten, ist Datenschutz der Schlüssel. Du musst persönliche Daten über deine Kontakte sammeln. Sonst sind deine CRM-Tools nutzlos. Je mehr Informationen du über sie hast, desto besser.

Bessere Kommunikation beginnt mit besserer Information. Diese persönliche Note schafft eine familiäre Bindung. Aber all diese Daten haben ihren Preis: Es liegt in deiner Verantwortung, sie sicher zu halten. 

Wenn es jemandem gelingt, deine Datenbank zu hacken, hast du deine Kontakte in großem Stil verraten und könntest für den entstandenen Schaden haftbar gemacht werden. Lass das einfach nicht mit dir geschehen.

Erstellen einer lokalen WordPress für deine CRM-Tools

Die Erstellung einer lokalen WordPress ist einfach, kostenlos und dauert nicht länger als ein paar Minuten. 

Bei einer lokalen WordPress befindet sich deine Datenbank auf deinem Computer, sodass niemand darauf zugreifen kann. Alles, was du tun musst, ist, dein Computerpasswort zu schützen, und schon bist du fertig. 

Ein wichtiger Vorbehalt bei einer lokalen WordPress : Nur du kannst darauf zugreifen. Das bedeutet, dass deine Sicherheit erstklassig ist, aber wenn du ein Teammitglied hast, das die Kontaktdatenbank mit dir teilen möchte, musst du die lokale Netzwerkfreigabe einrichten.

Es gibt jedoch eine bessere Lösung als ein lokales Netzwerk. 

Deine Teammitglieder sollten Kontakte haben, die ihnen zugeordnet sind. Das bedeutet, dass sie auch lokale WordPress haben können. Das erhöht die Sicherheit. Außerdem kann dein Team so seine eigenen zugewiesenen Kontakte sicher verwalten. Weniger Reibung bedeutet bessere Arbeitsabläufe.

Wenn jemand dein Team verlässt, kannst du seine Kontakte einfach in die Datenbank eines anderen Teammitglieds importieren.

Wenn du jedoch ein lokales Netzwerk bevorzugst, kann dir jeder IT-Experte bei der Einrichtung helfen. Sag ihm einfach, dass du eine gemeinsame WordPress möchtest, die nur im lokalen Netzwerk zugänglich ist, und er wird genau wissen, was zu tun ist.

 

Das ultimative WordPress CRM-System

Nun, vielleicht ist es nicht das Nonplusultra, was die Größe angeht. Aber es ist das Beste für dich, weil du es selbst gestaltest. Kein überflüssiger Kram. Keine kostspieligen Abrechnungszyklen, die dich auf eine Vergütung drängen.

Im Folgenden bekommst du eine detaillierte Übersicht über alle Tools, die du brauchst, um deine CRM-Tools in Betrieb zu nehmen.

Benutzerdefinierter Beitragstyp für Kontakte

Die Kernkomponente deines CRM ist die Kontaktliste. So wie eine normale WordPress Beiträge und Seiten verwaltet, verwaltet das WordPress Kontakte. Um diese Liste zu erleichtern, musst du einen benutzerdefinierten Beitragstyp für Kontakte erstellen.

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, dies zu erreichen. Es gibt viele hochwertige Plugins auf dem Markt, mit denen du einen benutzerdefinierten Beitragstyp erstellen kannst. Je nachdem, wie gut du dich damit auskennst, ist es aber immer besser, wenn du etwas Kleines selbst programmierst.

(Von nun an bezeichne ich den benutzerdefinierten Beitragstyp "Kontakt" als "Beitrag", wenn er im WordPress bearbeitet wird).

Benutzerdefinierte Felder

Jetzt, wo du einen benutzerdefinierten Beitragstyp hast, brauchst du benutzerdefinierte Felder für die Erfassung bestimmter Daten. Du kannst alle Daten sammeln, die du willst, aber die folgenden sind notwendig:

• Rufnummer
• E-Mail
• Kaufphase

"Name" ist verdächtig abwesend. Ich würde empfehlen, den Namen des Kontakts als Titel für den Beitrag zu verwenden. Es ist nicht nötig, ein eigenes Feld für den Namen zu erstellen.

Die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse sind natürlich wichtig für die Kontaktaufnahme.

Ein Wort zu den Einkaufsphasen

Die "Kaufphase" zeigt dir, in welcher Phase der Kundenbeziehung du dich befindest. Du kannst hier kreativ werden und diese Phasen benennen, wie du willst, aber sie sollten einer Grundformel folgen:

• Awareness (Bekanntheit deines Produkts oder deiner Dienstleistung) 
• Interesse (Interesse, mehr zu erfahren oder eventuell etwas zu kaufen)
• Entscheidung (bereit, sich für ein Ja oder Nein zum Kauf zu entscheiden)
• Verkauf (ein kaufender Kunde)

Jede Phase des Kaufprozesses gibt Aufschluss darüber, welche Art von Kommunikation du einsetzen solltest. In der Bewusstseinsphase kann es zum Beispiel noch zu früh sein, um mit Sonderangeboten und Sonderaktionen zu werben und "die Klappe aufzureißen", wie man so schön sagt.

Dein Produkt ist einzigartig, genauso wie deine Persönlichkeit und dein Kunde. Wenn du denkst, dass dein Kunde besser auf einen härteren, schnelleren Verkauf reagiert, kannst du diese Taktik anwenden. Wenn du aber denkst, dass es zu früh ist, kannst du deinen Ton modulieren. 

Die Kaufphase hilft dir zu entscheiden, welche Art von Ton zu diesem Zeitpunkt in der Beziehung angemessen ist.

Bei vielen Produkten ist die Bekanntheitsphase ein guter Zeitpunkt, um deine Kunden zu "informieren". Aber das bedeutet nicht immer direkte Kommunikation. In der Bekanntheitsphase gibt es auch andere Möglichkeiten, wie z. B.:

• Blogbeiträge
• E-Mail-Newsletter
• Beiträge in den sozialen Medien
  • Twitter
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Medium
  • YouTube

Das Bewusstsein ist nur der Anfang, also gibt es keinen Grund, etwas zu überstürzen. Nimm dir in dieser frühen Phase Zeit, deinen Kontakt zu interessieren.

Admin Columns Pro

Jetzt, wo du deine Kontaktliste und die benutzerdefinierten Felder für die Datenerfassung hast, musst du dir eine Strategie überlegen, wie du die Dinge organisieren kannst. Hier kommen die benutzerdefinierten Verwaltungsspalten ins Spiel.

Dies ist ein Fall, in dem WordPress , die nur gelegentlich oder gar nicht mit dem Programmieren von Spalten vertraut sind, am besten die Finger von der benutzerdefinierten Programmierung lassen sollten. Es gibt ein hervorragendes Plugin, mit dem du diese benutzerdefinierten Spalten erstellen und sie sortierbar machen kannst.

Admin Columns Pro gibt es in einer kostenlosen und einer kostenpflichtigen Version. Dies ist wahrscheinlich der teuerste Teil deines WordPress , aber er ist es wert. Wenn du dir nicht sicher bist, ob du dein WordPress CRM langfristig behalten willst, empfehle ich dir, mit der kostenlosen Version von Admin Columns Pro zu beginnen, sie zu testen und dann aufzurüsten.

Auf lange Sicht ist die Möglichkeit, nach deinen eigenen Spalten zu filtern und zu sortieren, von unschätzbarem Wert. Und diese Funktion ist in der Premium-Version enthalten.

Anpassen deiner Admin-Spalten

Mit deinen benutzerdefinierten Verwaltungsspalten kannst du deine Kontakte nach verschiedenen Kriterien sortieren. Vieles hängt davon ab, wie du deine Daten sehen möchtest.

Vor allem empfehle ich eine Spalte für "Zuletzt aktualisiert". Auf diese Weise wird jedes Mal, wenn du den Beitrag eines Kontakts bearbeitest, dieses Datum und der Zeitstempel gespeichert.

Wenn du die zuletzt aktualisierten Daten gespeichert hast, kannst du die Kontakte nach der Zeit sortieren. Wenn du z.B. Personen überprüfen willst, die seit einiger Zeit nicht mehr kontaktiert wurden, kannst du nach der letzten Aktualisierung in aufsteigender Reihenfolge sortieren. Ältere Kontakte stehen dann ganz oben in der Liste.

Es gibt noch weitere interessante Spalten, die du verwenden kannst, z. B:

• Eindeutige Post-ID
• Letzter Kommentar (ein schneller Blick auf den letzten Kommentar)
• Erstellungsdatum
• Kaufphase (dein eigenes Feld)

Die Kaufphase ist auch eine hervorragende Spalte, um zu filtern. Stell dir vor, du möchtest nur Kontakte sehen, die bereit sind zu kaufen. Füge einen Filter dafür hinzu, und du erhältst eine Liste aller Käufer/innen in der Entscheidungsphase.

Kommentarprotokollierung verwenden

Die Protokollierung der Kommunikation ist der Schlüssel für ein gut funktionierendes CRM-System. Wenn du ein Protokoll der letzten Kommunikation führst, kannst du das Gespräch genau dort fortsetzen, wo du aufgehört hast.

Deine Kontakte werden denken, dass du ein übermenschliches Gedächtnis hast. Oder sie werden zumindest das Gefühl haben, dass du ihre Zeit schätzt und aufmerksam bist. In jedem Fall ist das Führen von detaillierten Gesprächsprotokollen ein Gewinn für dich.

Um ein Protokoll in WordPress zu führen, solltest du die Kommentarfunktion verwenden, die mit deiner Beitragsvorlage mitgeliefert wird. Wenn du eine Vorlage von Grund auf neu erstellt hast, musst du die Kommentare hinzufügen, ansonsten sind sie standardmäßig aktiviert.

Wie bereits erwähnt, kannst du Admin Columns Pro verwenden, um direkt in der Dashboard-Ansicht einen Blick auf den neuesten Kommentar zu werfen. So kannst du schnell einen Blick auf die Kommentare werfen.

Dein CRM-System ist vollständig

Jetzt musst du nur noch anfangen, Kontakte hinzuzufügen. Wenn du Kontakte in einer anderen Datenbank hast, gibt es Tools, die dir dabei helfen können, sie zu übertragen. Es gibt auch WordPress , mit denen du Inhalte aus CSV-Dateien importieren kannst.

Wie auch immer du dich entscheidest, bestehende Kontakte zu übernehmen oder neue zu erstellen, dein WordPress CRM-System ist flexibel und kann weiter angepasst werden, wenn sich deine Bedürfnisse ändern.