Trello vs. Asana: Dos sistemas de gestión de proyectos comparados

Crear, gestionar y supervisar proyectos puede ser una tarea desalentadora. Y tanto si eres jefe de equipo, productor de contenidos o simplemente alguien que quiere organizarse con un plan de juego, probablemente puedas beneficiarte de una herramienta de gestión de proyectos.

Cargada de funciones diseñadas para ayudarte a organizarte con flujos de trabajo personalizados, una herramienta de gestión de proyectos es una forma estupenda de llevar una idea desde su concepción hasta su finalización. 

Una de las grandes ventajas de muchas herramientas de gestión de proyectos es que son completamente gratuitas para empezar.

Y aunque muchas pueden ofrecer funciones premium por las que tendrías que pagar, las versiones gratuitas suelen ser más que suficientes para la mayoría de los usuarios, lo que convierte a las herramientas de gestión de proyectos en una forma muy rentable de mejorar rápidamente la productividad.

No hay escasez de software de gestión de proyectos disponible en Internet, pero dos de las herramientas más populares en el mercado actual son Trello y Asana. Ambas tienen sus ventajas(como las herramientas de calendario de marketing), pero ¿qué herramienta es mejor para la gestión de proyectos?

Trello

Con la confianza de empresas como Google y Kickstarter, Trello es una herramienta de colaboración en línea que crea un flujo de trabajo visual interactivo organizando proyectos en tableros. Desde grandes proyectos a algo tan sencillo como tu próxima escapada, Trello ha hecho que sea fácil organizarse y mantenerse organizado.

Con Trello, la gestión de tareas se simplifica, lo que significa que puedes crear, seguir y gestionar proyectos de forma rápida y eficaz. Empezar es tan sencillo como crear un tablero, asignarle un nombre e invitar a colaboradores. 

Desde ahí puedes añadir listas para establecer un flujo de trabajo personalizado y crear tarjetas para tareas o asignaciones (o cualquier información que quieras organizar), así como asignar tareas. Simplemente haciendo clic en la tarjeta puedes añadir detalles, fechas de vencimiento, listas de comprobación, comentarios y mucho más. 

¿Pasas a la siguiente fase de un proyecto? No hay problema. Sólo tienes que arrastrar tarjetas de una lista a otra para indicar el progreso.

Una de las funciones más útiles que ofrece Trello es Butler, su herramienta integrada de automatización del flujo de trabajo. Con Butler, puedes automatizar cosas como activadores basados en reglas, botones personalizados de tarjetas y tableros, comandos de calendario, comandos de fecha de vencimiento y mucho más. 

Trello también cuenta con Power-Ups, que son aplicaciones que puedes utilizar para mejorar tu flujo de trabajo. Y con muchas aplicaciones comunes como Dropbox, Slack y Google Drive, no tendrás que adaptarte a algo nuevo para satisfacer tus necesidades. Además de sus Power-Ups, Trello también ofrece otras integraciones como extensiones de navegador y complementos.

Si no estás seguro de por dónde empezar con Trello, no te preocupes. Trello ofrece una biblioteca de plantillas con plantillas de eficacia probada de la comunidad de Trello, así como una lista dedicada a guías de equipo diseñadas con los tableros y las herramientas que necesitas para que tu equipo empiece a trabajar rápidamente con Trello. 

Asana

Asana también cuenta con la confianza de varios gigantes del sector, como CBS, Uber, Dropbox, Airbnb y Pinterest, y está más adaptado al público corporativo con una amplia gama de funciones de gestión. 

Al igual que Trello, Asana permite a los usuarios crear proyectos trazando cada paso individual de un flujo de trabajo, lo que te permite visualizar y hacer progresar los planes del proyecto. Su función Línea de tiempo es útil para demostrar y aclarar cómo encajan las distintas piezas de un proyecto. Y la función Visión general de Asana facilita la visión de conjunto al permitirte ver y realizar un seguimiento de los proyectos de un vistazo. 

¿Necesitas un formulario de admisión? Asana también lo cubre. Su función Formularios simplifica la creación de formularios de admisión eficaces y concluyentes para que los compañeros de equipo puedan solicitarse información fácilmente y hacer un seguimiento del progreso.

Asana también ofrece automatización, haciendo que los flujos de trabajo sean instantáneamente más fluidos y eficientes. Con la automatización, puedes reducir los errores, así como las tareas que desearías no tener que hacer, permitiéndote centrarte en otras prioridades. 

Asana también es una herramienta útil para ver qué tiene cada uno entre manos. Con la función Carga de trabajo, puedes ver en qué está trabajando cada miembro del equipo. Si ves que alguien está sobrecargado y otro tiene capacidad para asumir más, simplemente reasigna una tarea para equilibrar la carga de trabajo. 

Además, con el panel de control de Asana, puedes hacer un seguimiento de los KPI y los plazos en tiempo real, así como establecer y cambiar las prioridades en función de cómo avancen las cosas.

Y si encuentras un sistema que te funciona bien en Asana, todo lo que tienes que hacer es convertir un tablero en una plantilla para poder replicarlo fácilmente en futuros proyectos.

Tampoco tendrás que depender de nuevas herramientas o software desconocido. Asana también cuenta con más de 100 integraciones que te permiten trabajar con muchas de las aplicaciones que ya utilizas.

¿Cuál es la diferencia? 

Asana y Trello son herramientas de gestión de proyectos muy útiles que pueden impulsar la colaboración en equipo, y ambas ofrecen muchas funciones similares, pero ¿qué las diferencia?

Por un lado, Trello es extremadamente fácil de usar y útil incluso para los proyectos más pequeños. 

¿Estás trabajando en algo por tu cuenta y necesitas visualizar los pasos para llegar a la meta? Trello es una gran opción.

Muchos usuarios utilizan Trello con fines profesionales, pero también es igual de útil como herramienta para planificar tus próximas vacaciones. Y no es algo que tengas que utilizar durante mucho tiempo para entender cómo funciona.

Si buscas una solución rápida para la gestión de proyectos, Trello es una gran opción. 

Mucho más dirigido al público corporativo, Asana es probablemente una mejor opción para gestionar o trabajar con equipos grandes.

Al ofrecer una visión más holística de los grandes proyectos, Asana es una herramienta muy eficaz para gestionar proyectos con muchas tareas y colaboradores. 

¿Cuál deberías elegir?

Qué herramienta de gestión de proyectos es la mejor opción depende totalmente de tus necesidades individuales.

Ambas herramientas ofrecen un montón de funciones y ventajas que pueden agilizar tus proyectos con flujos de trabajo personalizados, pero cada una tiene sus ventajas e inconvenientes.

Trello es extremadamente fácil de usar y rápido de aprender, pero también se puede quedar rápidamente pequeño con grandes proyectos y equipos grandes. Asana facilita la visión de conjunto de los proyectos, pero quizá sea demasiado detallada o profunda para proyectos más pequeños. 

¿No estás seguro de qué herramienta de gestión de proyectos es la mejor para ti?

Estás de suerte, ambos son completamente gratuitos para empezar, así que regístrate en ambos, pruébalos y mira cuál se adapta mejor a tus necesidades.

Y si necesitas un poco más de orientación al respecto, no olvides que siempre estamos aquí para ayudarte.