Mantén fuerte tu empresa con una comunicación eficaz

La mayoría de nuestros clientes en InMotion Hosting Hosting son pequeñas empresas o startups con una fuerte visión y el deseo de construir una base sólida sobre la que hacer crecer su negocio. Como muchos de nuestros clientes, InMotion Hosting Hosting empezó siendo pequeña y se abrió camino hasta convertirse en la empresa de éxito que es hoy. Lo que todas las empresas deberían tener en cuenta es cómo empezaron y qué aceleró específicamente su crecimiento inicial. Lo más asombroso de muchas empresas emergentes es lo rápido que son capaces de hacer las cosas, lo bien que se mantienen centradas y cómo mantienen la pasión y la motivación que lo impulsan todo. Eso es la envidia de la mayoría de las grandes empresas actuales.

Cuando empiezas en pequeño, tienes grandes ventajas. La comunicación es más fácil y las tareas se realizan con mayor eficacia y eficiencia porque hay menos gente a la que dirigirse o a la que esperar. Mantener este proceso es lo más difícil cuando una empresa empieza a crecer. Esperar a la gente parece ser el mayor obstáculo cuando la comunicación no existe del todo. Ser consciente de ello y asegurarte de que dispones de un buen sistema para hacer las cosas, independientemente de lo grande que se haga tu empresa, te ahorrará mucho tiempo y quebraderos de cabeza, y marcará una gran diferencia.

Como nuestro equipo sigue creciendo, hemos tenido que intentar adaptarnos y averiguar cuál es la mejor forma de gestionar nuestros proyectos. Al principio, nos encontramos con algunos obstáculos que tuvimos que superar con ensayo y error. Luego volvimos la vista atrás y probamos nuevos procesos. Finalmente nos dimos cuenta de que utilizar distintos canales para reiterar las mismas cosas puede resultar confuso y desordenado. Debes seguir la corriente de lo que tu equipo se sienta más cómodo utilizando, en lugar de utilizar una única solución por simplificar. Cuando los procesos empiecen a convertirse en una lucha, vuelve a evaluarlos y averigua por qué; encuentra una solución diferente. No sigas haciendo algo porque así se hacía antes.

Utiliza una herramienta de gestión de proyectos

Hemos llegado a confiar en Basecamp como herramienta de gestión de proyectos para asignar proyectos, consultar hilos de mensajes, consultar el calendario de proyectos y añadir personas a los proyectos o reasignarlas. Ayuda a ver visualmente lo que está pasando, lo que se ha hecho y lo que queda por hacer. Poder consultar fácilmente las interacciones entre todos los miembros de un equipo convierte a una herramienta como Basecamp en un gran recurso.

Reuniones diarias de pie

Otra buena forma de mantener una comunicación sólida y a todo el mundo informado son las reuniones diarias de pie. Todo el mundo se levanta literalmente y se aleja de su mesa. La ventaja de esto es que permite la participación de todos los miembros del equipo y los libera de distracciones. Puedes personalizarlas a tu gusto en cuanto a la frecuencia con que quieras hacerlas y los departamentos que quieras incluir.

En nuestro equipo de marketing, todas las mañanas todos se levantan y cuentan al equipo en qué han estado trabajando, en qué piensan trabajar y si tienen algún obstáculo en el que otra persona del equipo pueda ayudar. De este modo, todo el mundo es consciente de lo que ocurre y se mantienen claros todos los procesos. Si tienes varios equipos dentro de un equipo, un representante de cada equipo informa al grupo de lo que está pasando. El tiempo total de la reunión debe limitarse a unos 15 minutos. Si se necesitan más reuniones para hablar de proyectos concretos, pueden organizarse durante la reunión de pie y apartarse del grupo.

Conversaciones cara a cara

Y no te olvides nunca de las buenas interacciones cara a cara. Es estupendo para crear equipo y muchas pequeñas cosas no se perderán, como suele ocurrir en la comunicación a través de canales tecnológicos. También puede ahorrar mucho tiempo cuando estás esperando respuestas y revisando un montón de hilos de correo electrónico. Si necesitas tener constancia de lo que se habló en una conversación, escribe un correo electrónico rápido para reiterar lo que se acaba de decir y úsalo como referencia.

Este tipo de comunicación puede dar lugar a más interrupciones, por lo que tienes que ser accesible y estar abierto a la conversación cara a cara. Sin embargo, estas interrupciones merecen la pena, ya que no tienes que volver atrás y dedicar más tiempo a aclarar de nuevo una cuestión. Siempre puedes reservar tiempo y encontrar un espacio tranquilo en la oficina para estar libre de interrupciones y mantener la concentración una vez a la semana o durante unas horas al día si empiezas a ser interrumpido con demasiada frecuencia. Al final, ahorrarás mucho tiempo y todo quedará meridianamente claro.

Una comunicación fluida y clara tiene que ser una prioridad de la empresa y tiene que optimizarse para que siga funcionando con fuerza, independientemente de lo rápido o grande que crezca tu negocio.