Garde ton entreprise forte grâce à une communication efficace

La majorité de nos clients chez InMotion Hosting sont des petites entreprises ou des startups avec une vision forte et le désir de construire une base solide sur laquelle développer leur activité. Comme beaucoup de nos clients, InMotion Hosting a commencé modestement et a progressé pour devenir l'entreprise prospère qu'elle est aujourd'hui. Ce que chaque entreprise devrait essayer de garder à l'esprit, c'est la façon dont elle a démarré et ce qui a spécifiquement accéléré sa croissance initiale. Ce qui est le plus étonnant chez beaucoup de startups, c'est la rapidité avec laquelle elles parviennent à faire avancer les choses, leur capacité à rester concentrées et la façon dont elles maintiennent la passion et la motivation qui les animent. C'est ce qu'envient la plupart des grandes entreprises aujourd'hui.

Lorsque tu commences petit, tu as de grands avantages. La communication est plus facile et les tâches sont accomplies plus efficacement parce qu'il y a moins de personnes à contacter ou à attendre. Le maintien de ce processus est la partie la plus difficile lorsqu'une entreprise commence à se développer. Attendre les gens semble être le plus grand obstacle lorsque la communication n'est pas totalement établie. Être conscient de cela et s'assurer que tu as un bon système en place pour faire avancer les choses, quelle que soit la taille de ton entreprise, te permettra d'économiser beaucoup de temps et de maux de tête, et fera toute la différence.

Notre équipe ne cessant de s'agrandir, nous avons dû essayer de nous adapter et de trouver la meilleure façon de gérer nos projets. Au début, nous nous sommes heurtés à quelques obstacles que nous avons dû surmonter par essais et erreurs. Ensuite, nous nous sommes penchés sur d'anciens processus et en avons essayé de nouveaux à la place. Finalement, nous avons réalisé qu'utiliser différents canaux pour répéter les mêmes choses peut être source de confusion et de désordre. Tu veux aller dans le sens de ce que ton équipe se sent plus à l'aise d'utiliser, au lieu d'utiliser une seule solution pour le plaisir de simplifier. Lorsque les processus commencent à poser problème, réévalue-les et cherche à savoir pourquoi ; trouve une solution différente. Ne continue pas à faire quelque chose parce que c'est comme ça qu'on le faisait avant.

Utilise un outil de gestion de projet

Nous avons pris l'habitude d'utiliser Basecamp comme outil de gestion de projet pour attribuer des projets, consulter des fils de messages, vérifier le calendrier du projet et ajouter des personnes à des projets ou les réaffecter. Cela permet de voir visuellement ce qui se passe, ce qui a été fait et ce qu'il reste à faire. Le fait de pouvoir référencer facilement les interactions entre tous les membres d'une équipe fait d'un outil comme Basecamp une ressource précieuse.

Réunions quotidiennes de stand-up

Un autre bon moyen de maintenir une communication forte et de mettre tout le monde au courant est de tenir des réunions quotidiennes debout. Tout le monde se lève littéralement et s'éloigne de son bureau. L'avantage de cette méthode est qu'elle permet la participation de tous les membres de l'équipe et les libère de toute distraction. Tu peux personnaliser ces réunions en fonction de la fréquence à laquelle tu souhaites les organiser et des services que tu veux y inclure.

Pour notre équipe de marketing, tous les matins, chacun se lève et explique à l'équipe sur quoi il a travaillé, ce qu'il prévoit de faire et s'il y a des obstacles que quelqu'un d'autre au sein de l'équipe peut aider à surmonter. De cette façon, tout le monde est au courant de ce qui se passe et les processus restent clairs. Si tu as plusieurs équipes au sein d'une même équipe, un représentant de chaque équipe informe le groupe de ce qui se passe. La durée totale de la réunion doit être limitée à environ 15 minutes. Si d'autres réunions sont nécessaires pour discuter de projets spécifiques, elles peuvent être organisées pendant la réunion debout et être retirées au groupe.

Conversations en face à face

Et n'oublie jamais les bonnes vieilles interactions en face à face. C'est excellent pour renforcer l'esprit d'équipe et beaucoup de petites choses ne passeront pas entre les mailles du filet comme c'est souvent le cas lorsqu'on communique par le biais de canaux technologiques. Cela peut aussi te faire gagner beaucoup de temps lorsque tu attends des réponses et que tu passes en revue tout un tas de courriels. Si tu as besoin d'avoir une trace de ce qui a été discuté lors d'une conversation, écris un e-mail rapide pour réitérer ce qui vient d'être dit et utilise-le comme référence.

Ce type de communication peut entraîner plus d'interruptions, tu dois donc être accessible et ouvert à la conversation en face à face. Cependant, ces interruptions en valent la peine puisque tu n'as pas à gérer le fait de revenir en arrière et de passer plus de temps à clarifier un problème à nouveau. Tu peux toujours bloquer du temps et trouver un espace calme au bureau pour ne pas être interrompu et rester concentré une fois par semaine ou pendant quelques heures dans la journée si tu commences à être interrompu trop fréquemment. Au final, tu gagneras beaucoup de temps et tout sera clair comme de l'eau de roche.

Une communication fluide et claire doit être une priorité de l'entreprise et elle doit être optimisée pour rester forte, quelle que soit la rapidité ou la taille de ton entreprise.