9 formas de mejorar la productividad empresarial

Mantener la productividad es uno de los mayores retos a los que nos enfrentamos en nuestra vida diaria. Tanto si trabajamos como si nos ocupamos de las cosas de casa, estamos más ocupados que nunca. Y aunque parezca que cada día se desarrolla una nueva herramienta para facilitarnos la vida, a veces estas herramientas sirven más de distracción que de ayuda. Así que dejemos a un lado todas las distracciones y comprometámonos a ser más productivos. Aquí tienes una lista de 9 cosas que te ayudarán a conseguirlo.

1. Sincroniza - En la era de la digitalización, tenemos calendarios en nuestros ordenadores, teléfonos, agendas diarias, perfiles sociales y mucho más. Puede resultar difícil mantener las tareas actualizadas en tantas plataformas, lo que puede dar lugar a confusiones y fallos de comunicación innecesarios. Así que empecemos por deshacernos de los numerosos calendarios que tenemos y quedémonos con uno solo si es posible. Si no es posible, al menos asegurémonos de que están sincronizados y son precisos. Una sugerencia es Google Calendar; una forma fácil de llevar un registro de todas las tareas y eventos en un solo lugar.

2. Controla el tiempo - A lo largo de una semana, lleva un registro para ver cuánto tiempo dedicas a tareas sin importancia o que pueden automatizarse. Así podrás ver de dónde proceden la mayoría de tus distracciones, a qué hora del día se producen, si ocurrieron más en un día concreto, etc. Cuando dispongas de estos datos, te resultará más fácil eliminar tareas, distracciones e interrupciones que te hacen perder un tiempo valioso.

3. Prioriza - Fíjate puntos de referencia y prioriza las tareas en función de su valor. Empieza por la tarea más importante del día, luego la siguiente, etc. De este modo siempre sabrás cuál es la tarea más importante del día, y cuando tus tareas más importantes estén terminadas será mucho más fácil encontrar tiempo para las tareas menos importantes. Además, si algo interrumpe o cambia tu día, podrás estar tranquilo sabiendo que ya has realizado tus tareas más importantes del día.

4. Minimiza las distracciones - Programa un periodo de tiempo diario en el que evites distraerte a menos que sea absolutamente necesario. Concéntrate en una actividad apagando el móvil (si es posible), las alertas de Twitter, las alertas de Facebook y otros distractores. Utiliza herramientas como IFTTT (piensa en "regalo" sin la "g"), que es la abreviatura de "If This Then That" (Si esto, entonces aquello). Es un servicio en el que creas recetas que se activan cuando otro servicio tiene una actualización. Por ejemplo, puedes crear una receta que consista en descargar a Dropbox cualquier foto en la que te etiqueten en Facebook.

5. Tómate un descanso - Después de unos 45 minutos, nuestra capacidad de concentración tiende a desvanecerse. Así que haz sesiones de 45 minutos en las que te concentres completamente en tu tarea, y luego tómate un descanso de 15 minutos y reagrúpate. Tómate esos 15 minutos y haz cualquier cosa que no esté relacionada con la tarea actual. Cuando acaben tus 15 minutos de pausa, vuelve a la tarea en curso.

6. Organízate - Un espacio de trabajo desorganizado puede dificultar la concentración. Mantén tu zona libre de desorden, organiza tus activos digitales y despeja tu mente y tu oficina de distracciones innecesarias.

7. Establece plazos - Ponte un plazo para completar una tarea (descansos incluidos). Una de las razones por las que los plazos funcionan tan bien es porque pueden hacer que los grandes proyectos sean más manejables. También sirve de motivación cuando cumples con éxito un plazo. Cuando puedes ver la línea de meta, es más fácil mantener la concentración. Utilizar una hoja Smartsheet es una gran herramienta para establecer plazos y priorizar tareas. También puedes compartir tu hoja con otras personas para facilitar la coordinación.

8. No te agobies - Tener demasiadas cosas en la agenda es una forma fácil de empezar a sentirse abrumado. Sentirse apurado e inundado puede, de hecho, restar productividad al trabajo. Intenta ser ambicioso pero realista al programar tu día/semana/mes.

9. Mantente en el Ahora - Recuerda que si te desvías del camino, mañana será un nuevo día. No te atasques en las pequeñas cosas que ocurrieron ayer. Céntrate en las cosas positivas que has conseguido hasta ahora y aplica esa actitud a tus tareas futuras.

Con un sinfín de distracciones a nuestro alcance, los bloqueadores de la productividad están siempre a un clic o a un golpe de dedo. La era de la información no va a ninguna parte, así que en lugar de culpar a estas distracciones, adopta medidas que te ayuden a seguir siendo productivo. Aprender qué medidas te ayudan a prosperar personalmente es la clave del éxito en el trabajo. Prueba algunas de estas ideas y descubre qué te funciona.