9 Wege zur Verbesserung der Unternehmensproduktivität

Produktiv zu bleiben ist eine der größten Herausforderungen in unserem täglichen Leben. Ob bei der Arbeit oder zu Hause, wir haben mehr zu tun als je zuvor. Und obwohl es den Anschein hat, dass jeden Tag ein neues Tool entwickelt wird, das uns das Leben leichter macht, lenken diese Tools manchmal eher ab als dass sie uns helfen. Lasst uns also alle Ablenkungen beiseite schieben und uns dazu verpflichten, produktiver zu sein. Hier ist eine Liste mit 9 Dingen, die dir dabei helfen.

1. Synchronisieren - Im Zeitalter der Digitalisierung haben wir Kalender auf unseren Computern, Handys, Tagesplanern, sozialen Profilen und mehr. Es kann schwierig sein, Aufgaben über so viele Plattformen hinweg zu aktualisieren, was zu unnötiger Verwirrung und Missverständnissen führen kann. Beginnen wir also damit, dass wir die vielen Kalender, die wir haben, loswerden und uns nach Möglichkeit auf einen einzigen beschränken. Wenn das nicht möglich ist, solltest du zumindest dafür sorgen, dass sie synchronisiert und korrekt sind. Ein Vorschlag ist der Google Kalender, eine einfache Möglichkeit, alle Aufgaben und Ereignisse an einem Ort zu speichern.

2. Behalte die Zeit im Auge - Führe im Laufe einer Woche ein Protokoll, um zu sehen, wie viel Zeit du mit unwichtigen oder automatisierbaren Aufgaben verbringst. Auf diese Weise kannst du sehen, woher die meisten Ablenkungen kommen, zu welcher Tageszeit sie auftreten, ob an einem bestimmten Tag mehr passiert ist usw. Sobald du diese Daten hast, wird es dir leichter fallen, Aufgaben, Ablenkungen und Unterbrechungen zu beseitigen, die wertvolle Zeit verschwenden.

3. Prioritäten setzen - Setze dir selbst Maßstäbe und ordne die Aufgaben nach ihrem Wert. Beginne mit der wichtigsten Aufgabe des Tages, dann mit der nächstwichtigen usw. Auf diese Weise weißt du immer, was die wichtigste Aufgabe für den Tag ist, und wenn deine wichtigsten Aufgaben erledigt sind, ist es viel einfacher, Zeit für weniger wichtige Aufgaben zu finden. Und wenn dein Tag durch irgendetwas unterbrochen oder verändert wird, kannst du dich beruhigt zurücklehnen, weil du weißt, dass du deine wichtigsten Aufgaben des Tages bereits erledigt hast.

4. Minimiere Ablenkungen - Plane eine tägliche Zeitspanne ein, in der du dich nicht ablenken lässt, es sei denn, es ist absolut notwendig. Konzentriere dich auf eine Tätigkeit, indem du dein Handy (wenn möglich), Twitter- und Facebook-Benachrichtigungen und andere Ablenkungen ausschaltest. Nutze Tools wie IFTTT (denk an "gift" ohne das "g"), eine Abkürzung für "If This Then That". Das ist ein Dienst, mit dem du Rezepte erstellen kannst, die ausgelöst werden, wenn ein anderer Dienst eine Aktualisierung vornimmt. Du könntest zum Beispiel ein Rezept erstellen, das darin besteht, jedes Foto, auf dem du auf Facebook markiert bist, auf Dropbox herunterzuladen.

5. Mach eine Pause - Nach etwa 45 Minuten lässt unsere Konzentrationsfähigkeit nach. Deshalb solltest du dich 45 Minuten lang voll und ganz auf deine Aufgabe konzentrieren und dann eine 15-minütige Pause einlegen, um dich neu zu sammeln. Nimm dir diese 15 Minuten Zeit, um etwas zu tun, was nichts mit der aktuellen Aufgabe zu tun hat. Nach der 15-minütigen Pause kehrst du zu deiner aktuellen Aufgabe zurück.

6. Organisiere dich - Ein unordentlicher Arbeitsplatz kann es schwer machen, sich zu konzentrieren. Halte deinen Bereich frei von Unordnung, organisiere deine digitalen Daten und halte deinen Kopf und dein Büro frei von unnötigen Ablenkungen.

7. Setze dir Fristen - Setze dir eine Frist für die Erledigung einer Aufgabe (einschließlich Pausen). Einer der Gründe, warum Fristen so gut funktionieren, ist, dass sie große Projekte überschaubarer machen können. Außerdem motiviert es dich, wenn du eine Frist erfolgreich einhältst. Wenn du die Ziellinie vor Augen hast, fällt es dir leichter, konzentriert zu bleiben. Ein Smartsheet ist ein großartiges Werkzeug, um Fristen zu setzen und Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen. Du kannst dein Blatt auch mit anderen teilen, um es zu koordinieren.

8. Nicht zu viel planen - Wenn du dir zu viel vornimmst, fühlst du dich schnell überfordert. Wenn du dich gehetzt und überflutet fühlst, kann das deine Arbeitsproduktivität beeinträchtigen. Versuche, bei deiner Tages-/Wochen-/Monatsplanung ehrgeizig, aber realistisch zu sein.

9. Sei im Jetzt - Denke daran, dass, wenn du vom Weg abkommst, morgen ein neuer Tag ist. Bleib nicht an den kleinen Dingen hängen, die gestern passiert sind. Konzentriere dich auf die positiven Dinge, die du bis jetzt erreicht hast, und wende diese Einstellung auf deine zukünftigen Aufgaben an.

Angesichts der unzähligen Ablenkungen, die uns zur Verfügung stehen, sind Produktivitätsblocker immer nur einen Klick oder einen Fingerstreich entfernt. Das Informationszeitalter geht nirgendwohin. Anstatt also die Schuld auf diese Ablenkungen zu schieben, solltest du Maßnahmen ergreifen, die dir helfen, produktiv zu bleiben. Zu lernen, welche Schritte dir persönlich helfen, erfolgreich zu sein, ist der Schlüssel zum Erfolg am Arbeitsplatz. Probiere einige dieser Ideen aus und finde heraus, was für dich funktioniert!