9 façons d'améliorer la productivité des entreprises

Rester productif est l'une des choses les plus difficiles auxquelles nous sommes confrontés dans notre vie quotidienne. Que ce soit au travail ou à la maison, nous sommes plus occupés que jamais. Et bien qu'il semble que chaque jour un nouvel outil soit mis au point pour nous faciliter la vie, ces outils sont parfois plus une distraction qu'une aide. Laissons donc toutes les distractions de côté et engageons-nous à être plus productifs. Voici une liste de 9 choses qui t'aideront à y parvenir.

1. Synchronise - À l'ère de la numérisation, nous avons des calendriers sur nos ordinateurs, nos téléphones, nos plannings quotidiens, nos profils sociaux, et bien plus encore. Il peut être difficile d'essayer de maintenir la mise à jour des tâches sur autant de plateformes, ce qui peut entraîner une confusion inutile et des erreurs de communication. Commençons donc par nous débarrasser des nombreux calendriers que nous avons et contentons-nous d'un seul si possible. Si ce n'est pas possible, assure-toi au moins qu'ils sont synchronisés et exacts. Une suggestion est Google Calendar, un moyen facile de suivre toutes les tâches et tous les événements en un seul endroit.

2. Fais le suivi du temps - Au cours d'une semaine, tiens un journal pour voir combien de temps tu passes sur des tâches sans importance ou qui peuvent être automatisées. De cette façon, tu pourras voir d'où viennent la majorité de tes distractions, à quel moment de la journée elles se produisent, si elles sont plus nombreuses un jour donné, etc. Une fois que tu auras ces données, tu pourras plus facilement éliminer les tâches, les distractions et les interruptions qui te font perdre un temps précieux.

3. Établis des priorités - Fixe-toi des points de repère et hiérarchise les tâches en fonction de leur valeur. Commence par la tâche la plus importante de la journée, puis la suivante, etc. De cette façon, tu sauras toujours quelle est la tâche la plus importante de la journée, et lorsque tes tâches les plus importantes seront terminées, il sera beaucoup plus facile de trouver du temps pour les tâches moins importantes. De plus, si quelque chose interrompt ou change ta journée, tu pourras te reposer tranquillement en sachant que tu as déjà accompli tes tâches les plus importantes de la journée.

4. Minimise les distractions - Programme une période quotidienne pendant laquelle tu t'empêches d'être distrait, sauf en cas d'absolue nécessité. Concentre-toi sur une seule activité en éteignant ton téléphone portable (si possible), les alertes Twitter, les alertes Facebook et les autres distracteurs. Utilise des outils comme IFTTT (pense à "gift" sans le "g") qui est l'abréviation de "If This Then That". C'est un service qui te permet de créer des recettes qui se déclenchent lorsqu'un autre service a une mise à jour. Par exemple, tu peux créer une recette qui consiste à télécharger sur Dropbox toute photo dans laquelle tu es tagué sur Facebook.

5. Fais une pause - Après environ 45 minutes, notre capacité de concentration a tendance à s'estomper. Organise donc des séances de 45 minutes pendant lesquelles tu te concentres entièrement sur ta tâche, puis fais une pause de 15 minutes et regroupe-toi. Prends ces 15 minutes et fais tout ce qui n'est pas lié à la tâche en cours. Lorsque ta pause de 15 minutes est terminée, reviens à la tâche en cours.

6. S'organiser - Un espace de travail désorganisé peut rendre difficile la concentration. Veille à ce que ton espace ne soit pas encombré, organise tes biens numériques et libère ton esprit et ton bureau des distractions inutiles.

7. Fixe des échéances - Donne-toi une date limite pour terminer une tâche (pauses comprises). L'une des raisons pour lesquelles les délais fonctionnent si bien est qu'ils peuvent rendre les grands projets plus gérables. Elles servent aussi à te motiver lorsque tu réussis à respecter une échéance. Lorsque tu vois la ligne d'arrivée, il est plus facile de rester concentré. L'utilisation d'une Smartsheet est un excellent outil pour fixer des délais et classer les tâches par ordre de priorité. Tu peux aussi partager ta feuille avec d'autres personnes pour faciliter la coordination.

8. N'organise pas ton emploi du temps à l'excès - Avoir trop de choses à faire dans ton emploi du temps est un moyen facile de commencer à se sentir débordé. Se sentir pressé et inondé peut en fait nuire à la productivité au travail. Essaie d'être ambitieux mais réaliste lorsque tu planifies ta journée, ta semaine ou ton mois.

9. Sois dans le moment présent - Rappelle-toi que si tu t'égares, demain est un nouveau jour. Ne reste pas bloqué sur les petites choses qui se sont produites hier. Concentre-toi sur les choses positives que tu as accomplies jusqu'à présent et applique cette attitude à tes tâches à venir.

Avec une myriade de distractions disponibles au bout de nos doigts, les bloqueurs de productivité sont toujours à un clic ou un glissement de doigt. L'ère de l'information ne va nulle part, alors plutôt que de blâmer ces distractions, prends des mesures qui t'aideront à rester productif. Apprendre quelles mesures t'aident à prospérer personnellement est la clé du succès sur le lieu de travail. Essaie quelques-unes de ces idées et vois ce qui fonctionne pour toi !