Travailler à distance grâce à l'Internet

Travailler à distance par le biais d'Internet peut signifier avoir à accéder à une application Web, mettre à jour ou créer des sites Web de clients, ou simplement interagir avec tes collègues par le biais de suites de productivité Web ou d'autres applications. Beaucoup d'entre nous, qui ont l'habitude de travailler dans un espace de bureau, ne sont peut-être pas familiers avec le fait de travailler loin des ordinateurs de bureau qui sont ancrés sur un bureau. 

Que dois-tu prendre en compte lorsque tu travailles à distance ? Et y a-t-il des solutions suggérées pour compléter cette liste ? 

Nous allons dresser une liste de quelques préoccupations concernant le travail à distance, puis nous suggérerons quelques solutions pour les accompagner. Cette liste ne sera pas exhaustive, mais elle comprendra au moins des considérations fondamentales pour travailler à distance depuis le confort de ta maison.

• Préoccupations en matière de sécurité pour la connexion au réseau de ton entreprise
• Communiquer à distance avec tes collègues de travail
• Utilisation des suites de productivité

Travailler avec des données sécurisées

Les trois préoccupations les plus courantes lorsqu'on travaille à distance sont les suivantes :

• Connecte-toi en toute sécurité à ton réseau professionnel
• Connexions sans fil ou câblées
• Sauvegarde des données en toute sécurité

Si tu n'es pas familier avec ces problèmes de sécurité fondamentaux, pense à consulter un professionnel de l'informatique pour savoir comment garder tes données en sécurité.

Connexions à distance sécurisées

La première chose à prendre en compte pour quiconque se connecte à un réseau d'entreprise est la sécurité. De nombreuses entreprises disposent d'un service informatique interne ou en engagent un pour répondre à leurs besoins. Un VPN (réseau privé virtuel) devrait être l'une de tes premières préoccupations. Ton entreprise dispose peut-être déjà d'un VPN, mais il existe de nombreuses solutions bon marché sur le marché. Un VPN te permet de communiquer en toute sécurité avec le serveur de ton entreprise à partir d'un endroit éloigné.

Connexions sans fil et connexions câblées

Si tu dois te connecter à distance et que tu as accès à un réseau câblé, alors utilise le réseau câblé. Les connexions câblées sont plus sûres que les connexions sans fil. Si tu veux sécuriser tes données et tes connexions réseau, ne te connecte pas à tes réseaux en utilisant une connexion sans fil ouverte et non sécurisée. Au minimum, assure-toi d'utiliser une connexion VPN à ton réseau si tu n'as pas d'autre choix que de te connecter. Bien que la sécurité des connexions aux réseaux sans fil se soit améliorée, elle n'est toujours pas aussi bonne que celle d'une connexion physique à ton ordinateur par le biais d'un réseau câblé.

Sauvegarde des données

Si tu dois sauvegarder des données, réfléchis à l'endroit où tu les sauvegardes. Si tu les sauvegardes sur ton ordinateur et qu'elles sont considérées comme des "données sensibles" qui doivent être conservées en toute sécurité, assure-toi de les sauvegarder sur un disque sécurisé. De nombreuses solutions de disques durs externes offrent des options de sécurité qui te permettent d'enregistrer les données dans un format crypté. La solution recommandée pour sauvegarder à distance des données sécurisées est de les sauvegarder dans un emplacement distant sécurisé à l'aide de ton système connecté par VPN. Les données sauvegardées à distance dans un système sécurisé bénéficient souvent de la sécurité du réseau et d'options de sauvegarde en cas de panne ou de catastrophe. Si tu dois enregistrer tes données localement dans une source non protégée, assure-toi d'en faire une sauvegarde ou de prévoir de les déplacer vers un emplacement sécurisé dès que possible. Si tu travailles sur un site Web, tu te connectes normalement à un serveur sécurisé par la société d'hébergement. Tu dois te connecter en toute sécurité au réseau afin de préserver la sécurité de ton travail de développement.

Maintenir la communication

Avec l'avènement du téléphone intelligent, les textos à distance ont remplacé la majorité de ce qui était auparavant soit des appels téléphoniques, soit des communications par courriel. Le lieu de travail a intégré les communications textuelles et c'est maintenant une partie importante du réseau de bureau. Les applications de chat fonctionnent maintenant sur Internet et peuvent même être chargées sur un smartphone. De plus, avec le besoin de réunions en face à face à distance, la vidéoconférence est devenue une nécessité.

Applications de chat

Si tu n'utilises pas un téléphone ou que tu ne parles pas physiquement avec tes collègues, alors tu utilises probablement ou tu as accès à un type d'application de chat comme Slack. Le courrier électronique convient pour une grande partie du travail, mais si tu as besoin de réponses conversationnelles immédiates, alors l'utilisation d'un programme de chat sera indispensable. Voici une brève liste de logiciels de chat pour le bureau :

• Slack
• Chat Google
• Skype Instant Messenger
• Lieu de travail par Facebook

Si tu dois partager des données à travers des applications comme Slack, n'oublie pas que tu ne peux pas vraiment voir l'autre personne avec laquelle tu discutes. Une règle de base consiste à ne pas partager directement un fichier sensible à travers ton application de chat. Partage-le par le biais d'emplacements sécurisés comme Google Drive, Dropbox ou Microsoft OneDrive où ton entreprise a approuvé et partagé un accès sécurisé.

Vidéoconférence

Il est essentiel de maintenir la communication lorsque l'on travaille à distance. Comme il n'est pas toujours possible d'organiser des réunions en face à face, il faut disposer d'un certain type de vidéoconférence. Heureusement, il existe de nombreuses solutions. Nous allons en énumérer quelques-unes ci-dessous :

• Google Hangouts
• Zoom
• Skype (propriété de Microsoft)
• Rejoins-moi
• Troupeau

Ces solutions peuvent nécessiter que tu travailles avec ton service informatique pour déterminer la solution qui répond le mieux à tes besoins. Elles proposent toutes une version gratuite ou d'essai de l'application. Les deux principaux facteurs de sélection d'une solution peuvent être le nombre de personnes avec lesquelles tu dois te connecter à tout moment et la qualité de la connexion vidéo.

Suites de productivité en ligne

En tant que bénévole pour mon administration municipale, j'ai souvent été confronté au problème du partage de documents par courrier électronique. Nous avons principalement constaté que de nombreux employés municipaux utilisent leurs applications de productivité bureautique sans tenir compte des personnes qui auront besoin d'accéder à ces documents et de les modifier. Par exemple, les documents Microsoft Word ou les feuilles de calcul Microsoft Excel sont souvent partagés, mais tout le monde n'a pas Microsoft Office sur son ordinateur personnel. Ce même dilemme peut affecter les entreprises qui n'ont pas de normes d'application établies pour le travail partagé.

Heureusement, il existe de nombreuses solutions à ce problème. Microsoft offre un accès gratuit à ses documents Office par le biais de son accès en ligne gratuit, bien qu'avec des fonctionnalités limitées. Les applications de productivité de Google peuvent convertir et lire les documents de Microsoft. Il en existe d'autres, bien que Google et Microsoft soient les solutions les plus couramment utilisées. Google et Microsoft proposent tous deux des solutions payantes. Le choix de l'une ou l'autre dépendra des besoins de ton entreprise. La solution payante de Google s'appelle Workspace. La solution Office de Microsoft peut également être utilisée en ligne, ou tu peux acheter un abonnement pour une utilisation professionnelle ou personnelle.

Tu connais maintenant plusieurs des préoccupations typiques du travail à distance par le biais d'Internet. Tu voudras surtout travailler en toute sécurité et pouvoir accéder à ta productivité et à tes communications et les partager avec tes collègues, quel que soit l'endroit où ils se trouvent. Pour en savoir plus sur les solutions d'hébergement d'InMotion, consulte notre Guide des produits d'hébergement partagé pour entreprises.