Plantillas de correo electrónico profesionales para tu empresa

Sin plantillas de correo electrónico, tendrás que redactar los mismos mensajes una y otra vez. Y a menudo, tu energía y tu tiempo pueden restar calidad a tu mensaje. Disponer de un buen conjunto de plantillas de correo electrónico reutilizables te garantizará la máxima calidad y concisión en tus mensajes empresariales. A continuación, descubrirás por qué deberías utilizar plantillas de correo electrónico profesionales, y obtendrás algunos ejemplos que puedes utilizar de inmediato.

• ¿Qué hace que una plantilla de correo electrónico sea profesional?
• Almacenamiento y recuperación
• Ejemplos de plantillas de correo electrónico profesional
  • Solicitudes de información
  • Noticias y anuncios
  • Nombramientos y confirmaciones
  • Mejórate
• Encontrar más plantillas

¿Qué hace que una plantilla de correo electrónico sea profesional?

Una plantilla de correo electrónico profesional te ayudará a evitar mensajes comerciales farragosos, turbios o incompletos. Nunca querrás enviar un correo electrónico e inmediatamente querer devolverlo o hacer un cambio. Envíalo bien a la primera.

Lo mejor es que tus correos electrónicos sean breves, específicos y claros. Quieres que la persona que está al otro lado sepa exactamente el propósito de tu correo electrónico, por qué te has puesto en contacto con ella y cuál debe ser su próxima acción, si la hay.

Si tu correo electrónico es meramente transaccional, no hay necesidad de hacer perder el tiempo a tu lector con información superflua. Si tu mensaje tiene un tono amistoso o de felicitación, entonces puedes tomarte algunas libertades con un estilo de comunicación más informal y desenfadado. Consulta los ejemplos de plantillas a continuación.

Almacenamiento y recuperación

La parte más importante de un sistema de plantillas es, por supuesto, coger una plantilla rápidamente siempre que la necesites. Tu sistema requiere un lugar cómodo, cercano y obvio para almacenar todas tus plantillas.

Esto puede ser tan sencillo como una aplicación. Hay muchas aplicaciones de expansión de texto diferentes que te permiten programar una simple abreviatura o secuencia de teclas que puede expandirse hasta convertirse en una plantilla completa. Entre las opciones más populares están TextExpander y AutoHotKey.

Si utilizaras una aplicación como ésta, todas tus plantillas podrían vivir allí y expandirse fácilmente a cualquier campo de entrada de texto de tu sistema, incluida tu aplicación de correo electrónico.

Pero en el extremo menos tecnológico, siempre puedes guardar fragmentos de texto en un documento maestro o en una carpeta. Esto ofrece menos oportunidades de velocidad y configuración personalizada, pero es sencillo y fácil de recordar. Como ya sabrás, tu navegador web puede leer archivos de texto sin formato. Si tienes todas tus plantillas de correo electrónico favoritas en un archivo de texto sin formato, puedes simplemente guardarlo como marcador en tu navegador web y acceder a él siempre que lo necesites.

Ejemplos de plantillas de correo electrónico profesional

Muchas de las normas de redacción de cartas del pasado han perdido popularidad a medida que se ha ido disponiendo de herramientas de comunicación más rápidas e informales; pero lo mejor es que apliques algunas de estas antiguas convenciones a tu comunicación actual. Unas pocas palabras escogidas, los saludos tradicionales y una presentación clara ayudarán a que tus correos electrónicos destaquen entre la avalancha de mensajes que tu destinatario recibirá cada día.

Una advertencia: lo mejor es utilizar estas plantillas como punto de partida que puede ampliarse y personalizarse. A menos que vayas a enviar cientos de correos electrónicos, es mejor inyectar algo de personalidad a tu comunicación.

Solicitudes de información

Gran parte de la información que necesitarás para tu actividad diaria estará disponible en un motor de búsqueda o en un sitio web. Sin embargo, hay algunos tipos de información que debes solicitar personalmente. Tanto si solicitas información sobre algo como si pides recibir algo, lo mejor es ser claro y conciso y exponer tu asunto sin rodeos:

Estimado [NOMBRE o TÍTULO]

[MOTIVO DEL CONTACTO]

¿Puedo pedirte un favor?  Me gustaría solicitar más
información sobre [INFORMACIÓN ESPECÍFICA SOLICITADA]. Si puedes proporcionarme
esta información en [PLAZO] me sería de gran utilidad.
para mí.

Agradeceré tu pronta respuesta.

Atentamente,
[TU NOMBRE]

El ejemplo anterior proporciona un motivo inicial de contacto. Por ejemplo: "Vi tu anuncio en la revista Business y despertó mi curiosidad". El motivo de contacto no tiene por qué ser un párrafo entero, una frase o dos serán suficientes. Recuerda que es mejor ser conciso.

A continuación, pregunta educadamente si el destinatario puede hacerte este favor. En algunas circunstancias, puede que no sea necesario pedir un favor; puede que proporcionar información forme parte normal del trabajo del destinatario. Sin embargo, siempre es educado tener en cuenta el tiempo y el horario del destinatario.

Una vez que hayas especificado la información concreta que buscas, no dudes en dar al destinatario un plazo en el que la información te será más útil. De nuevo, sé razonable y ten en cuenta el horario del destinatario, pero especifica cuándo necesita la información. No quieres que el destinatario piense que tiene una eternidad para responderte. Es necesario cierto sentido de la oportunidad para hacer el trabajo.

Por último, haz saber al destinatario que agradeces su respuesta. Esto crea la expectativa de que recibirás algo de vuelta rápidamente y recuerda al destinatario que le estás esperando. Siéntete libre de probar con distintos mensajes:

• Agradezco tu atención.
• Gracias por tu consideración.
• Espero tener noticias tuyas pronto.

Noticias y anuncios

Las noticias y anuncios enviados a uno o a muchos siguen un patrón sencillo. Deberás saludar a tu destinatario, continuar con el anuncio, proporcionar todos los detalles necesarios y firmar.

Recuerda que, cuando se trata de noticias y anuncios, lo mejor es tener en cuenta lo básico: qué está ocurriendo, a quién afecta y qué medidas hay que tomar (si es que hay que tomar alguna).

Algunos anuncios pueden ser transaccionales, informativos o requerir algún resultado específico.

Estimado [NOMBRE],

Le escribo para informarle de que [MOTIVO DEL CONTACTO].
[INFORMACIÓN ADICIONAL, SI ES NECESARIO].

Estas son las medidas necesarias que debes tomar:

- Punto 1
- Punto 2
- Punto 3

Para más información, responde a este correo electrónico o ponte en contacto con [CONTACTO ADICIONAL].

Gracias por tu atención.

Atentamente,
[TU NOMBRE]

Las noticias y anuncios que no requieran más acción pueden ser tan simples como unas pocas líneas:

Estimado [NOMBRE],

El Taller del Nombre del Ejemplo se trasladará a nuestra nueva ubicación en [DIRECCIÓN].
Para más información, ponte en contacto con [CONTACTO].

Saludos cordiales,
[TU NOMBRE]

Nombramientos y confirmaciones

Cumplir las citas y los compromisos es de vital importancia en los negocios. Tus clientes, compañeros de trabajo y contactos exigen coherencia y fiabilidad para llevar a cabo adecuadamente cualquier tipo de operación, incluidos los compromisos sociales.

Los recordatorios de citas suelen ser una buena forma de asegurarte de que tu destinatario ha hecho los preparativos adecuados:

Estimado [NOMBRE],

Este es un amistoso recordatorio de que tienes una cita con [NOMBRE DE TU EMPRESA].

Si, por cualquier motivo, debes cambiar la cita, responde a este correo electrónico
o ponte en contacto con [CONTACTO ADICIONAL] lo antes posible.

Esperamos verte pronto.

Atentamente,
[TU NOMBRE]

Y lo que es más importante, si tienes que reprogramar una reunión u otro compromiso, asegúrate de recordar al destinatario tanto las nuevas fechas originales como las sugeridas:

Estimado [NOMBRE],

Lamento tener que cancelar la reunión que habíamos concertado para [FECHA Y HORA ORIGINALES].

¿Puedo sugerir una fecha alternativa de [NUEVA FECHA Y HORA]?

Hazme saber si te viene bien.  Si no, fija una hora conveniente para reunirnos
contigo y haré los arreglos necesarios.

Espero que podamos reunirnos pronto.

Atentamente,
[TU NOMBRE]

Mejórate

A menudo, uno de los correos electrónicos que esperas no tener que enviar nunca será un correo de "mejórate". Nadie quiere ponerse enfermo, pero es una circunstancia desafortunada a la que tú o tus contactos podéis enfrentaros de vez en cuando, y un mensaje bien escrito puede ayudar mucho.

En esta circunstancia, sin embargo, querrás evitar los mensajes y frases enlatados. Así que tu plantilla será más escueta, y servirá simplemente como recordatorio de lo que quieras decir, pero no como una simple copia:

Estimado [NOMBRE],

Siento mucho lo de tu [ENFERMEDAD O SITUACIÓN].

[PALABRAS DE ÁNIMO]

[OFRECIMIENTO DE AYUDA O ASISTENCIA, SI ES POSIBLE].

Te deseo lo mejor y una pronta recuperación.

Atentamente,
[TU NOMBRE]

No todos los correos electrónicos de "mejórate" se refieren a una enfermedad concreta. Puede que tu contacto esté esperando los resultados de unas pruebas, atendiendo a un familiar enfermo o afrontando algún otro tipo de situación estresante. En esos casos, adapta la plantilla anterior según sea necesario. Se trata de expresar reconocimiento y simpatía, ofrecer ayuda o ánimo y hacer saber al destinatario que esperas que todo vaya bien.

Encontrar más plantillas

Las plantillas que se ofrecen aquí te ofrecen un buen punto de partida que cubrirá una gran variedad de circunstancias. Sin embargo, habrá nuevas situaciones que podrían justificar la creación de tu propia plantilla. Si descubres que hay un tipo de correo electrónico que envías con frecuencia, puede que lo mejor sea redactar el mensaje de la mejor manera posible, eliminar los detalles específicos como nombres y eventos, y guardar el producto final como una nueva plantilla.

Si te cuesta encontrar las palabras adecuadas, echa un vistazo a tu propia bandeja de entrada. Toma cualquier mensaje que te haya parecido especialmente bien elaborado y utilízalo como inspiración para crear el tuyo propio. Después, sólo tienes que guardar tu nueva plantilla en un lugar conveniente al que puedas acceder en el futuro.