Professionelle E-Mail-Vorlagen für dein Unternehmen

Ohne E-Mail-Vorlagen musst du die gleichen Nachrichten immer wieder neu verfassen. Und oft geht deine Energie und Zeit auf Kosten der Qualität deiner Nachricht. Mit einem guten Satz wiederverwendbarer E-Mail-Vorlagen kannst du sicherstellen, dass du die besten und prägnantesten Geschäftsnachrichten verfasst. Im Folgenden erfährst du, warum du professionelle E-Mail-Vorlagen verwenden solltest, und du erhältst einige Beispiele, die du sofort einsetzen kannst.

• Was macht eine professionelle E-Mail-Vorlage aus?
• Lagerung und Abruf
• Beispiele für professionelle E-Mail-Vorlagen
  • Anfragen für Informationen
  • Nachrichten und Ankündigungen
  • Ernennungen und Bestätigungen
  • Gesund werden
• Weitere Vorlagen finden

Was macht eine professionelle E-Mail-Vorlage aus?

Eine professionelle E-Mail-Vorlage hilft dir, wortreiche, undurchsichtige oder unvollständige Geschäftsnachrichten zu vermeiden. Du willst nie eine E-Mail verschicken und gleich wieder zurückrufen oder etwas ändern wollen. Sende sie gleich beim ersten Mal richtig.

Am besten ist es, wenn du deine E-Mails kurz, präzise und klar formulierst. Du möchtest, dass die Person am anderen Ende der Leitung genau weiß, was der Zweck deiner E-Mail ist, warum du sie kontaktiert hast und was sie als Nächstes tun muss.

Wenn es in deiner E-Mail nur um eine Transaktion geht, brauchst du die Zeit deines Lesers nicht mit überflüssigen Informationen zu verschwenden. Wenn es sich um eine freundliche Nachricht oder einen Glückwunsch handelt, kannst du dir ein paar Freiheiten nehmen und einen lockeren Kommunikationsstil verwenden. Beispiele für Vorlagen findest du unten.

Lagerung und Abruf

Das Wichtigste an einem Vorlagensystem ist natürlich, dass du eine Vorlage schnell zur Hand hast, wenn du sie brauchst. Dein System braucht einen bequemen, nahe gelegenen und offensichtlichen Ort, an dem du alle deine Vorlagen aufbewahren kannst.

Das kann so einfach sein wie eine App. Es gibt viele verschiedene Texterweiterungs-Apps, mit denen du eine einfache Abkürzung oder eine Tastenfolge programmieren kannst, die zu einer kompletten Vorlage erweitert werden kann. Beliebte Optionen sind TextExpander und AutoHotKey.

Wenn du eine solche App verwendest, können alle deine Vorlagen dort gespeichert und leicht in jedes Texteingabefeld in deinem System erweitert werden - auch in deiner E-Mail-App.

Du kannst aber auch Textausschnitte in einem Masterdokument oder einem Ordner speichern. Das bietet weniger Möglichkeiten für Geschwindigkeit und individuelle Konfiguration, ist aber einfach und leicht zu merken. Wie du vielleicht schon weißt, kann dein Webbrowser einfache Textdateien lesen. Wenn du alle deine Lieblings-E-Mail-Vorlagen in einer einfachen Textdatei hast, kannst du sie einfach als Lesezeichen in deinem Webbrowser speichern und bei Bedarf darauf zugreifen.

Beispiele für professionelle E-Mail-Vorlagen

Viele der früheren Standards für das Schreiben von Briefen sind durch die schnelleren und informelleren Kommunikationsmittel nicht mehr so beliebt, aber du bist gut beraten, wenn du einige dieser alten Konventionen auf deine aktuelle Kommunikation anwendest. Ein paar ausgewählte Worte, traditionelle Anreden und eine klare Darstellung werden deinen E-Mails helfen, sich von der Flut der Nachrichten abzuheben, die dein Empfänger täglich erhält.

Ein Wort der Vorsicht: Es ist am besten, diese Vorlagen als Ausgangspunkt zu verwenden, der erweitert und personalisiert werden kann. Wenn du nicht gerade Hunderte von E-Mails verschickst, solltest du deiner Kommunikation etwas Persönlichkeit verleihen.

Anfragen für Informationen

Viele der Informationen, die du für dein Tagesgeschäft brauchst, sind über eine Suchmaschine oder eine Website verfügbar. Es gibt jedoch einige Informationen, die du persönlich anfordern musst. Egal, ob du Informationen über etwas anforderst oder darum bittest, etwas zu erhalten, ist es am besten, wenn du dich klar und deutlich ausdrückst und dein Anliegen klar formulierst:

Lieber [NAME oder TITEL]

[GRUND DER KONTAKTAUFNAHME]

Darf ich Sie um einen Gefallen bitten?  Ich würde gerne mehr Informationen
Informationen über [SPEZIFISCHE INFORMATIONEN] anfordern. Wenn Sie mir
diese Informationen innerhalb von [ZEITRAUM] zur Verfügung stellen können, wäre das von großem Nutzen
für mich.

Ich danke Ihnen für Ihre schnelle Antwort.

Mit freundlichen Grüßen,
[DEIN NAME]

Das obige Beispiel liefert einen ersten Grund für die Kontaktaufnahme. Zum Beispiel: "Ich habe Ihre Anzeige im Wirtschaftsmagazin gesehen und sie hat mich neugierig gemacht." Der Grund für die Kontaktaufnahme muss nicht einen ganzen Absatz lang sein, ein oder zwei Sätze reichen aus. Denke daran, dass es am besten ist, sich kurz zu fassen.

Als Nächstes fragst du höflich, ob der Empfänger dir diesen Gefallen tun darf. Unter Umständen ist es nicht nötig, den Empfänger um einen Gefallen zu bitten; es kann ein normaler Teil seiner Arbeit sein, Informationen zu liefern. Es ist jedoch immer höflich, die Zeit und den Zeitplan des Empfängers zu berücksichtigen.

Sobald du die gewünschten Informationen angegeben hast, kannst du dem Empfänger einen Zeitrahmen nennen, in dem die Informationen für dich am nützlichsten sind. Auch hier gilt: Sei vernünftig und nimm Rücksicht auf den Zeitplan des Empfängers, aber gib genau an, wann die Informationen benötigt werden. Du willst nicht, dass der Empfänger denkt, er hätte ewig Zeit, sich bei dir zu melden. Ein gewisses Zeitgefühl ist notwendig, um die Arbeit zu erledigen.

Lass den Empfänger schließlich wissen, dass du seine Antwort schätzt. So wird die Erwartung geweckt, dass du zeitnah eine Antwort erhältst, und der Empfänger wird daran erinnert, dass du auf ihn wartest. Du kannst gerne verschiedene Aufforderungen ausprobieren:

• Ich weiß deine Aufmerksamkeit zu schätzen.
• Vielen Dank für deine Aufmerksamkeit.
• Ich freue mich darauf, bald von dir zu hören.

Nachrichten und Ankündigungen

Nachrichten und Ankündigungen, die an eine oder mehrere Personen geschickt werden, folgen einem einfachen Muster. Du wirst deinen Empfänger begrüßen, mit der Ankündigung fortfahren, alle notwendigen Details angeben und unterschreiben.

Denke daran, dass es bei Nachrichten und Ankündigungen am besten ist, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: was passiert, wer betroffen ist und welche Maßnahmen (wenn überhaupt) ergriffen werden müssen.

Einige Ankündigungen können transaktional oder informativ sein oder ein bestimmtes Ergebnis erfordern.

Lieber [NAME],

ich schreibe Ihnen, um Ihnen mitzuteilen, dass [GRUND FÜR DEN KONTAKT].
[ZUSÄTZLICHE INFORMATIONEN, FALLS ERFORDERLICH].

Hier sind die notwendigen Maßnahmen, die du ergreifen musst:

- Punkt 1
- Punkt 2
- Punkt 3

Für weitere Informationen antworte bitte auf diese E-Mail oder wende dich an [ZUSÄTZLICHER KONTAKT].

Vielen Dank für deine Aufmerksamkeit.

Mit freundlichen Grüßen,
[DEIN NAME]

Nachrichten und Ankündigungen, die keine weiteren Maßnahmen erfordern, können einfach nur ein paar Zeilen sein:

Lieber [NAME],

Der Example Name Workshop wird an unseren neuen Standort in [ADRESSE] umziehen.
Für weitere Informationen wende dich bitte an [KONTAKT].

Ich wünsche dir alles Gute,
[DEIN NAME]

Ernennungen und Bestätigungen

Das Einhalten von Terminen und Verpflichtungen ist im Geschäftsleben von entscheidender Bedeutung. Deine Kunden, Mitarbeiter und Kontakte brauchen Beständigkeit und Verlässlichkeit, um ihre Geschäfte ordnungsgemäß abwickeln zu können, einschließlich sozialer Engagements.

Terminerinnerungen sind oft eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass dein Empfänger angemessene Vorkehrungen getroffen hat:

Lieber [NAME],

dies ist eine freundliche Erinnerung daran, dass du einen Termin bei [DEIN NAME DES GESCHÄFTS] hast.

Solltest du aus irgendeinem Grund einen neuen Termin vereinbaren müssen, antworte bitte auf diese E-Mail
oder wende dich umgehend an [ZUSÄTZLICHER KONTAKT].

Ich freue mich darauf, dich zu sehen.

Mit freundlichen Grüßen,
[DEIN NAME]

Wenn du ein Treffen oder eine andere Verabredung verschieben musst, erinnere den Empfänger auf jeden Fall an die beiden neuen Termine:

Lieber [NAME],

ich bedaure, dass ich unser für [URSPRÜNGLICHES DATUM UND URSPRUNGSZEIT] vereinbartes Treffen absagen muss.

Darf ich einen Ersatztermin für [NEUES DATUM UND ZEIT] vorschlagen?

Sag mir Bescheid, ob das für dich in Ordnung ist.  Wenn nicht, vereinbare einen günstigen Termin für ein Treffen mit
und ich werde die nötigen Vorkehrungen treffen.

Ich hoffe, wir können uns bald treffen.

Mit freundlichen Grüßen,
[DEIN NAME]

Gesund werden

Oft ist eine der E-Mails, von denen du hoffst, dass du sie nie versenden musst, eine "Gute Besserung"-E-Mail. Niemand will krank werden, aber es ist ein unglücklicher Umstand, mit dem du oder deine Kontakte von Zeit zu Zeit konfrontiert werden, und eine gut geschriebene Nachricht kann dabei sehr helfen.

In diesem Fall solltest du jedoch auf vorgefertigte Nachrichten und Phrasen verzichten. Deine Vorlage ist also eher spärlich und dient nur als Erinnerung an das, was du vielleicht sagen möchtest, aber nicht als einfache Kopie:

Lieber [NAME],

es tut mir sehr leid, von deiner [KRANKHEIT ODER SITUATION] zu hören.

[WORTE DER ERMUTIGUNG]

[ANGEBOT VON HILFE ODER UNTERSTÜTZUNG, FALLS MÖGLICH]

Ich wünsche dir das Beste und eine schnelle Genesung.

Mit freundlichen Grüßen,
[DEIN NAME]

Nicht alle "Gute Besserung"-E-Mails beziehen sich auf eine bestimmte Krankheit. Vielleicht wartet deine Kontaktperson auf Testergebnisse, kümmert sich um einen kranken Verwandten oder befindet sich in einer anderen stressigen Situation. In diesen Fällen kannst du die obige Vorlage nach Bedarf anpassen. Es geht darum, deine Anerkennung und dein Mitgefühl auszudrücken, Hilfe oder Ermutigung anzubieten und den Empfänger wissen zu lassen, dass du auf einen guten Ausgang hoffst.

Weitere Vorlagen finden

Die hier bereitgestellten Vorlagen sind ein guter Ausgangspunkt, der eine Vielzahl von Situationen abdeckt. Es wird jedoch immer wieder neue Situationen geben, die die Erstellung einer eigenen Vorlage rechtfertigen. Wenn du feststellst, dass es eine Art von E-Mail gibt, die du häufig verschickst, ist es vielleicht am besten, die Nachricht so gut wie möglich zu verfassen, die spezifischen Details wie Namen und Ereignisse zu entfernen und das Endprodukt als neue Vorlage zu speichern.

Wenn du Schwierigkeiten hast, die richtigen Worte zu finden, schau dir deinen eigenen Posteingang an. Nimm eine Nachricht, die dir besonders gut gelungen ist, und benutze sie als Inspiration, um deine eigene zu erstellen. Dann brauchst du deine neue Vorlage nur noch an einem Ort zu speichern, an dem du sie in Zukunft abrufen kannst.