Modèles de courriels professionnels pour ton entreprise

Sans modèles de courriels, tu devras composer les mêmes messages encore et encore. Et souvent, ton énergie et ton temps risquent de nuire à la qualité de ton message. Le fait de disposer d'un bon ensemble de modèles de courriels réutilisables te permettra de rédiger les messages professionnels les plus concis et de la meilleure qualité qui soit. Tu découvriras ci-dessous pourquoi tu devrais utiliser des modèles de courriels professionnels, et tu auras quelques exemples que tu pourras utiliser immédiatement.

• Qu'est-ce qui fait un modèle de courriel professionnel ?
• Stockage et récupération
• Exemples de modèles de courriels professionnels
  • Demandes d'information
  • Nouvelles et annonces
  • Nominations et confirmations
  • Se rétablir
• Trouver plus de modèles

Qu'est-ce qui fait un modèle de courriel professionnel ?

Un modèle de courriel professionnel t'aidera à éviter les messages commerciaux verbeux, obscurs ou incomplets. Tu ne veux jamais envoyer un courriel et souhaiter immédiatement le rappeler ou y apporter une modification. Envoie-le bien du premier coup.

Il est préférable que tes courriels soient brefs, spécifiques et clairs. Tu veux que la personne à l'autre bout du fil sache exactement l'objet de ton courriel, pourquoi tu l'as contactée et quelle doit être - le cas échéant - sa prochaine action.

Si ton courriel est simplement transactionnel, il n'est pas nécessaire de faire perdre du temps à ton lecteur avec des informations superflues. Si ton message a un ton amical ou de félicitations, alors tu peux prendre quelques libertés dans un style de communication plus décontracté et désinvolte. Voir les exemples de modèles ci-dessous.

Stockage et récupération

La partie la plus importante d'un système de modèles est, bien sûr, d'attraper un modèle rapidement quand tu en as besoin. Ton système nécessite un endroit pratique, proche et évident pour stocker tous tes modèles.

Cela peut être aussi simple qu'une application. Il existe de nombreuses applications d'expansion de texte qui te permettent de programmer une simple abréviation ou une séquence de touches qui peuvent être développées en un modèle complet. Les options les plus populaires sont TextExpander et AutoHotKey.

Si tu utilisais une application comme celle-ci, tous tes modèles pourraient y vivre et être facilement étendus à n'importe quel champ de saisie de texte dans ton système - y compris ton application de messagerie.

Mais pour ce qui est de l'aspect moins technique, tu peux toujours sauvegarder des bribes de texte dans un document principal ou un dossier. Cela offre moins de possibilités de rapidité et de configuration personnalisée, mais c'est simple et facile à retenir. Comme tu le sais peut-être déjà, ton navigateur Web peut lire les fichiers de texte brut. Si tu as tous tes modèles de courriels préférés dans un fichier texte, tu peux simplement l'enregistrer comme signet dans ton navigateur Web et y accéder chaque fois que tu en as besoin.

Exemples de modèles de courriels professionnels

De nombreuses normes épistolaires du passé sont tombées en désuétude avec l'apparition d'outils de communication plus rapides et plus informels ; mais tu as tout intérêt à appliquer certaines de ces anciennes conventions à ta communication actuelle. Quelques mots choisis, des salutations traditionnelles et une présentation claire aideront tes courriels à se démarquer du déluge de messages que ton destinataire reçoit chaque jour.

Petite mise en garde, il est préférable d'utiliser ces modèles comme un point de départ que l'on peut développer et personnaliser. À moins que tu n'envoies des centaines de courriels, il est préférable d'injecter un peu de personnalité dans ta communication.

Demandes d'information

La plupart des informations dont tu auras besoin au quotidien seront disponibles sur un moteur de recherche ou un site Internet. Cependant, il y a certains types d'informations que tu dois demander personnellement. Que tu demandes des informations sur quelque chose ou que tu demandes à recevoir quelque chose, il est préférable d'être clair et concis et d'énoncer clairement ton problème :

Cher [NOM ou TITRE]

[RAISON DU CONTACT]

Puis-je vous demander une faveur ?  J'aimerais te demander plus d'informations sur [INFORMATIONS SPÉCIFIQUES DEMANDÉES].
informations sur [INFORMATIONS SPÉCIFIQUES DEMANDÉES]. Si tu peux fournir
ces informations dans [DÉLAI], cela me serait très utile.
pour moi.

Ta réponse rapide est très appréciée.

Je te prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[VOTRE NOM]

L'exemple ci-dessus fournit une première raison de contact. Par exemple, "J'ai vu votre annonce dans Business Magazine, et cela a déclenché ma curiosité." La raison de la prise de contact n'a pas besoin d'être un paragraphe entier, une phrase ou deux suffisent. Rappelle-toi qu'il est préférable d'être concis.

Ensuite, tu demandes poliment au destinataire s'il peut te rendre ce service. Dans certaines circonstances, il n'est pas nécessaire de demander une faveur ; cela peut faire partie du travail normal du destinataire de fournir des informations. Cependant, il est toujours poli de tenir compte du temps et de l'emploi du temps du destinataire.

Une fois que tu as précisé les informations spécifiques que tu cherches, n'hésite pas à donner au destinataire un délai dans lequel les informations te seront le plus utiles. Encore une fois, sois raisonnable et tiens compte de l'emploi du temps du destinataire, mais sois précis quant au moment où ces informations sont nécessaires. Tu ne veux pas que le destinataire pense qu'il a une éternité pour te répondre. Un certain sens du timing est nécessaire pour que le travail soit fait.

Enfin, fais savoir au destinataire que sa réponse est appréciée. Cela donne l'impression que tu recevras une réponse rapidement et rappelle au destinataire que tu l'attends. N'hésite pas à essayer différents messages-guides :

• J'apprécie ton attention.
• Nous te remercions de l'attention que tu porteras à cette question.
• Je me réjouis d'avoir bientôt de tes nouvelles.

Nouvelles et annonces

Les nouvelles et les annonces envoyées à une ou plusieurs personnes suivent un modèle simple. Tu dois saluer ton destinataire, commencer l'annonce, fournir tous les détails nécessaires et signer.

Rappelle-toi que lorsqu'il s'agit de nouvelles et d'annonces, il est préférable de considérer les éléments de base : ce qui se passe, qui est concerné et quelles mesures doivent être prises (le cas échéant).

Certaines annonces peuvent être transactionnelles, informatives ou exiger un résultat spécifique.

Cher [NOM],

Je t'écris pour t'informer que [MOTIF DE CONTACT].
[INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES, SI NÉCESSAIRE].

Voici les actions nécessaires que tu dois entreprendre :

- Point 1
- Point 2
- Point 3

Pour plus d'informations, réponds à cet email ou contacte [CONTACT ADDITIONNEL].

Nous te remercions de ton attention.

Je te prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[VOTRE NOM]

Les nouvelles et les annonces qui ne nécessitent pas d'action supplémentaire peuvent se résumer à quelques lignes :

Cher [NOM],

L'atelier du nom d'exemple va déménager dans nos nouveaux locaux à [ADRESSE].
Pour plus d'informations, tu peux contacter [CONTACT].

Tous mes vœux de réussite,
[VOTRE NOM]

Nominations et confirmations

Le respect des rendez-vous et des engagements est d'une importance capitale dans le monde des affaires. Tes clients, tes collègues et tes contacts ont besoin de constance et de fiabilité pour mener correctement tout type d'opération, y compris les engagements sociaux.

Les rappels de rendez-vous sont souvent un bon moyen de s'assurer que ton destinataire a pris les dispositions nécessaires :

Cher [NOM],

Ceci est un rappel amical que tu as un rendez-vous avec [NOM DE TON ENTREPRISE].

Si, pour quelque raison que ce soit, tu dois reporter ton rendez-vous, réponds à cet e-mail
ou de contacter [CONTACT SUPPLÉMENTAIRE] rapidement.

Dans l'attente de te voir, je te prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués,
[VOTRE NOM]

Plus important encore, si tu dois reprogrammer une réunion ou un autre engagement, n'oublie pas de rappeler au destinataire les deux nouvelles dates proposées à l'origine :

Cher [NOM],

Je regrette de devoir annuler la réunion que nous avions fixée pour [DATE ET HEURE ORIGINALES].

Puis-je te proposer une autre date, à savoir [NOUVELLE DATE ET HEURE] ?

Dis-moi si cela te convient.  Si ce n'est pas le cas, fixe une heure de rendez-vous qui te convienne et je prendrai les dispositions nécessaires.
et je prendrai les dispositions nécessaires.

J'espère que nous pourrons nous rencontrer bientôt.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[VOTRE NOM]

Se rétablir

Souvent, l'un des courriels que tu espères ne jamais avoir à envoyer sera un courriel de "bon rétablissement". Personne ne veut tomber malade, mais c'est une circonstance malheureuse à laquelle toi ou tes contacts peuvent être confrontés de temps en temps, et un message bien rédigé peut faire beaucoup pour aider.

Dans cette circonstance, cependant, tu voudras éviter les messages et les phrases toutes faites. Ton modèle sera donc plus dépouillé et te servira simplement de rappel de ce que tu pourrais souhaiter dire, mais ne sera pas une simple copie :

Cher [NOM],

J'ai été vraiment désolé d'apprendre votre [MALADIE OU SITUATION].

[MOTS D'ENCOURAGEMENT]

[OFFRE D'AIDE OU D'ASSISTANCE, SI POSSIBLE].

Je te souhaite le meilleur et un prompt rétablissement.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[VOTRE NOM]

Tous les courriels de "bon rétablissement" ne traitent pas d'une maladie spécifique. Il se peut que ton contact attende les résultats d'un test, s'occupe d'un parent malade ou soit confronté à un autre type de situation stressante. Dans ces cas-là, adapte le modèle ci-dessus si nécessaire. L'essentiel est de témoigner de la reconnaissance et de la sympathie, d'offrir de l'aide ou des encouragements et de faire savoir au destinataire que tu espères que tout se passera bien.

Trouver plus de modèles

Les modèles fournis ici te donnent un bon point de départ qui couvrira une variété de circonstances. Cependant, il y aura de nouvelles situations qui pourraient justifier la création de ton propre modèle. Si tu trouves qu'il y a un type de courriel que tu envoies fréquemment, il peut être préférable de composer le message de la meilleure façon possible, de supprimer les détails spécifiques tels que les noms et les événements, et d'enregistrer le produit final en tant que nouveau modèle.

Si tu as du mal à trouver les mots justes, jette un coup d'œil à ta propre boîte de réception. Prends un message que tu as trouvé particulièrement bien conçu et inspire-toi en pour créer le tien. Il te suffira ensuite d'enregistrer ton nouveau modèle dans un endroit pratique pour y accéder à l'avenir.