Leitfaden zur Agenturumstellung: Kundenwebsites umziehen, ohne Kunden zu verlieren

Die meisten Agenturwechsel scheitern aus beziehungsbezogenen Gründen, nicht aus technischen Gründen

Von außen betrachtet sieht eine Migration ganz einfach aus. Die Dateien kopieren, die Datenbank verschieben, die DNS-Einträge aktualisieren, prüfen, ob die Seite geladen wird.

Für eine Agentur ist das so ziemlich die Hälfte der Arbeit. Die schwierigere Hälfte besteht darin, die Kundenbeziehung zu sichern, während man etwas ändert, das der Kunde vielleicht nicht versteht, dessen Ausfall ihm aber sofort auffallen wird.

Dieses Handbuch deckt beide Aspekte ab. Das technische Handbuch ist so umfassend, dass man es einem Entwickler geben kann, der noch nie eine Umstellung durchgeführt hat. Die Kapitel, die sich an Kunden richten, behandeln, was man vor, während und nach der Umstellung sagen sollte – einschließlich des Gesprächs, das niemand führen möchte, wenn eine Migration schiefgeht.

Acht Kapitel und sieben gebrauchsfertige Vorlagen

• Kapitel 1: Warum Portfolio-Migrationen ins Stocken geraten
  Die fünf Dinge, die Kunden bei einem Wechsel tatsächlich bewerten, und warum Beziehungsrisiken mehr kosten als technische Risiken.
• Kapitel 2: Qualifizierung des ersten Standorts
  Eine gewichtete Bewertungsmatrix, die dir zeigt, ob ein bestimmter Kundenstandort bereit für den Umzug ist, bereit für die Bestandsaufnahme ist oder noch warten sollte.
• Kapitel 3: Leg das Beziehungsmodell fest, bevor du den Plan erstellst
  Wer ist zuständig für Abrechnung, Zugriff, Support und die offiziellen Zugangsdaten? Vier Modelle und was dich jedes einzelne bei der Verlängerung und beim Weggang eines Kunden kostet.
• Kapitel 4: Das Migrations-Runbook
  Neun Phasen vom Pre-Flight bis zur Stilllegung. TTL-Reduzierung, Validierung der Staging-Umgebung, Ablauf der DNS-Umstellung, SSL-Sequenzierung, E-Mail-Abwicklung und die Fehlerquellen, die genau dort benannt werden, wo sie tatsächlich auftreten.
• Kapitel 5: Was ein Anbieter klären sollte, bevor du dich festlegst
  Acht wichtige Fragen zum Leistungsumfang, die du jedem Host stellen solltest, und wie Agenturen, die ihre eigenen Websites lieber selbst migrieren, „Covered Migrations“ eher als Sicherheitsnetz denn als Übergabe nutzen.
• Kapitel 6: Kommunikation mit dem Kunden während des Umzugs
  Was man in jeder Phase sagen sollte, was man niemals versprechen darf und wie man Migrationsarbeiten in Rechnung stellt, wenn die Übertragung selbst übernommen wird.
• Kapitel 7: Vom einzelnen Schritt zum Portfolio-Leitfaden
  Wellenplanung: Losgröße, Abstände, zu vermeidende Zeitfenster und welche Standorte niemals in eine Welle gehören.
• Kapitel 8: Drei Migrationen, drei Pläne
  Dasselbe Framework, angewendet auf eine Broschüren-Website, einen WooCommerce-Shop und eine Legacy-Anwendung. Eine der drei endet mit einer Verschiebung, und genau darum geht es.

Sieben Vorlagen, die du sofort nutzen kannst

1. Formular zur Erfassung vor der Migration. Alles, was du dokumentieren musst, bevor du irgendetwas anfasst – einschließlich der Abhängigkeiten, die unbemerkt zu Problemen führen können.
2. Bewertungsbogen zur Standortqualifizierung. Sieben gewichtete Faktoren, drei Entscheidungsbereiche, ein automatischer Ausschlussgrund.
3. Checkliste zur Validierung nach der Migration. Acht Abschnitte zu den Themen Darstellung, Zugriff, Funktionalität, Routing, Zertifikate, Integrationen, E-Mail und Überwachung.
4. Entscheidungsbaum für Rollbacks. Eine Seite, ausdruckbar, so geschrieben, dass man ihm um 2 Uhr morgens folgen kann, ohne dich anrufen zu müssen.
5. Vorlagen für die Kommunikation mit Kunden. Projektstart, Umstellung, Projektabschluss, Meldung von Vorfällen und Empfehlung zur Verschiebung.
6. Abschlussbericht und Abnahmeprotokoll. Was wurde umgestellt, was bleibt bestehen, wo verlaufen die Supportwege und wann wird die alte Umgebung außer Betrieb genommen?
7. 15-minütige Portfolio-Selbsteinschätzung. Neun Fragen, die dir zeigen, ob der nächste Schritt die Terminvereinbarung oder die Bedarfsermittlung ist.

Dieses Playbook ist genau das Richtige für dich, wenn

• Du verwaltest das Hosting der Kunden über zwei oder drei Anbieter hinweg, weil die Konten nun mal so angelegt wurden – nicht, weil sich jemand dafür entschieden hat.
• Du hast eine Kunden-Website, von der du weißt, dass sie umziehen sollte, und du hast das bisher immer wieder aufgeschoben, weil eine schlechte Woche schwerer wiegt als ein besserer Server.
• Du hast ein ganzes Wochenende wegen eines Transfers verloren, der eigentlich nur zwei Stunden hätte dauern sollen, und du bist dir immer noch nicht sicher, welcher Schritt das verursacht hat.
• Du wurdest gebeten, ein Angebot für eine Migration zu erstellen, und weißt nicht, ob du vier oder vierzehn Stunden in Rechnung stellen sollst.
• Du möchtest das Portfolio konsolidieren, kannst das aber einem Kunden, dessen Website heute einwandfrei läuft, nicht schmackhaft machen.